Пришел, увидел и ушел: оплачиваем работу в командировке

Условия оплаты труда работников в командировке обычно прописывают в трудовом или коллективном договоре. Вместе с тем размер такой оплаты не может быть ниже среднего заработка работника. Это закреплено на законодательном уровне (см. ст. 121 КЗоТ).

Как оплатить дни работы в командировке, мы показали на схеме (см. рис. 1).

Рис. 1. Оплата труда за период пребывания работника в командировке

Как видите, правильность оплаты дней командировки напрямую зависит от верного расчета двух показателей: среднедневной зарплаты и дневного заработка работника (см. схему). Как их рассчитать, чтобы «не порадовать» ошибками проверяющих? Читаем далее ☺.

Дневной заработок. Дневной заработок рассчитываем в месяце, в котором работник находился в командировке, исходя из полностью отработанного месяца. Это имеет значение, если в месяце пребывания в командировке рабочие дни работником отработаны не полностью (например, работник часть месяца находился в отпуске или на больничном).

При расчете дневного заработка учитываем все составляющие заработной платы, которые работник получит в этом месяце: оклад, доплаты, надбавки, премии, суммы индексации и т. д. (см. письмо Минсоцполитики от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14 на с. 5 этого номера, далее — письмо № 1126).

Для расчета дневного заработка можно использовать алгоритм, приведенный на рис. 2.

Рис. 2. Алгоритм расчета дневного заработка в месяце пребывания в командировке

Среднедневная зарплата. Расчет средне­дневной заработной платы производим в соответствии с Порядком № 100. Для этого можно использовать алгоритм, приведенный на рис. 3.

Рис. 3. Алгоритм расчета среднедневной зарплаты

Как правило, расчет дневного заработка не вызывает вопросов у бухгалтеров, чего не скажешь про расчет среднедневной зарплаты. Разобраться с механизмом определения среднедневной зарплаты для оплаты периода командировки — наша с вами цель.

Расчет среднедневной зарплаты для оплаты труда работника в командировке производим исходя из выплат, начисленных емуза последние 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших месяцу отъезда в командировку (абзац третий п. 2 Порядка № 100). При этом время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключаем из расчетного периода.

Пример 1. Работник трудится в учреждении с 2010 года. С 8 по 10 сентября 2014 года он находился в командировке. Расчетный период: июль — август 2014 года. Месяцы, вошедшие в расчетный период, отработаны полностью.

Расчет средней зарплаты производим исходя из выплат за июль и август 2014 года.

Пример 2. Используя условия примера 1, допустим, что с 1 по 24 июля 2014 года работник находился в ежегодном отпуске.

Расчет средней зарплаты производим исходя из выплат за отработанные дни июля и августа 2014 года, т. е. за период с 25 по 31 июля и с 1 по 31 августа 2014 года.

А как быть, если на протяжении последних двух месяцев работник не работал (например, болел или был в отпуске)? В этом случае среднюю зарплату исчисляем исходя из выплат за предыдущие два месяца работы. Если же и на протяжении этих месяцев работник не отработал ни одного рабочего дня не по своей вине, расчет средней заработной платы производим исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

Пример 3. Работница, которая до 8 сентября 2014 года находилась в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трех лет, была направлена в командировку с 15 по 17 сентября 2014 года.

Расчет средней зарплаты производим исходя из установленной ей в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

Пример 4. Работник был принят на работу 18 августа 2014 года. С 9 по 10 сентября он находился в командировке.

Расчет средней зарплаты производим исходя из выплат за фактически отработанное время, т. е. из выплат за период с 18 августа по 8 сентября 2014 года включительно.

Перечень выплат, которые можно включать в расчет среднедневной заработной платы,приведен в п. 3 Порядка № 100. Не участвуют в расчете средней заработной платы выплаты:

— перечисленные в п. 4 Порядка № 100;

— начисленныеза время, в течение которого сохранялся средний заработок работника (за время выполнения государственных и общественных обязанностей, ежегодного и дополнительного отпуска, командировки и т. д.) (абзац второй п. 4 Порядка № 100);

— начисленные в связи с временной нетрудоспособностью (абзац второй п. 4 Порядка № 100).

Пример 5. Работник был в командировке в сентябре 2014 года. В расчетном периоде (июль и август 2014 года) ему были начислены заработная плата за фактически отработанные дни в сумме 5000 грн., отпускные за дни ежегодного отпуска, приходящегося на август 2014 года, — 1500 грн. и больничные за дни нетрудоспособности в июле 2014 года.

В расчете среднедневной заработной платы будет принимать участие только сумма заработной платы (5000 грн.). Отпускные и больничные из расчета исключаем.

Исключение составляют выплаты, начисленные в расчетном периоде (см. абзацы первый и второй п. 3 Порядка № 100):

— квартальные премии, а также премии, начисленные за более длительный промежуток времени. Их включают в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде (см. «ОТ», 2014, № 9, с. 10);

— одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет, начисленное в текущем году за предыдущий календарный год*. Его сумму распределяют, прибавляя к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения;

— премии (месячные, квартальные и т. д.), вознаграждения и другие поощрительные выплаты, если число рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью. В этом случае такие выплаты учитывают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Однако если месячные премии выплачивают месяц в месяц и они уже исчислены пропорционально отработанному времени, то их суммывключают в заработок в фактически начисленном размере (см. «ОТ», 2012, № 15, с. 19).

Пример 6. Работник был в командировке с 1 по 2 сентября 2014 года. Расчетный период: июль — август 2014 года. Месяцы, вошедшие в расчетный период, отработаны работником полностью. В июле 2014 года ему была начислена квартальная премия в размере 900 грн.

Поскольку работником были отработаны все рабочие дни по графику работы учреждения, то при расчете средней заработной платы квартальную премию учитываем путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/3 ее суммы. То есть к заработку за июль прибавляем 300 грн. (900 грн. х х 1/3), к заработку за август — также 300 грн.

Пример 7. Используя условия примера 6, допустим, что работник с 11 по 19 августа 2014 года находился на больничном. Июль был отработан работником полностью. Общее количество рабочих дней за расчетный период по норме составляет 43. Фактически в расчетном периоде работник отработал 36 рабочих дней. В июле 2014 года работнику была начислена квартальная премия в размере 600 грн.

Распределим квартальную премию по месяцам расчетного периода:

600 грн. : 3 мес. = 200 грн.

Рабочие дни в расчетном периоде были отработаны работником не полностью. Поэтому распределенные суммы квартальной премии должны быть включены в расчет средней зарплаты пропорционально отработанному в расчетном периоде времени.

Таким образом, общая сумма премии, включаемая в расчет средней зарплаты, составит:

(200 + 200) : 43 х 36 = 334,88 (грн.).

Все остальные выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены (см. письма Минсоцполитики № 1126 и от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11). Следовательно, при расчете средней зарплаты для определения суммы командировочных суммы доначисленной или сторнированной зарплаты относим к тем месяцам, за которые проводилась корректировка (в которых была допущена ошибка, см. «ОТ», 2014, № 9, с. 10).

Пример 8. Работник был в командировке в сентябре 2014 года. Месяцы расчетного периода (июль — август) были отработаны им полностью. В июле ему были начислены заработная плата за фактически отработанное время 3000 грн., премия за июль 300 грн. и была сторнирована излишне начисленная в июне 2014 года премия в сумме 100 грн. В августе работнику начислили заработную плату в сумме 3000 грн. и премию за август 300 грн.

При расчете средней зарплаты не учитываем сумму сторнированной премии в размере 100 грн. Сумма выплат, участвующих в расчете, составляет:

3000 х 2 + 300 х 2 = 6600 (грн.).

Также отметим, что при исчислении среднего заработка во всех случаях его сохранения необходимо соблюдать требование п. 10 Порядка № 100. Этой нормой установлена обязанность проводить корректировку средней заработной платы, если в расчетном периоде повышались тарифные ставки (оклады). Различные ситуации проведения корректировки вы найдете в «ОТ», 2014, № 10, с. 10; 2013, № 11, с. 12; 2012, № 24, с. 18; 2010, № 12, с. 6; 2009, № 14, с. 24.

Среднедневную зарплату (ЗП_дн) для оплаты периода командировки работника определяем по формуле:

ЗП_дн = ЗП_ф : РД_ф,

где ЗП_ф — сумма заработной платы за фактически отработанные в течение расчетного периода рабочие дни;

РД_ф — количество рабочих дней, фактически отработанных в расчетном периоде.

Порядок расчета дневной выплаты и среднедневной зарплаты для оплаты периода командировки рассмотрим на конкретном примере.

Пример 9. Работник был принят на работу в 2009 году. С 25 сентября по 17 октября 2014 года он находился в командировке.

В данном случае мы имеем так называемую «переходящую» командировку (начало в одном месяце, окончание — в другом). В чем ее изюминка?

В такой ситуации дневной заработок определяют отдельно для каждого месяца, в котором была командировка. А вот среднедневную зарплату рассчитывают один раз исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующие месяцу, в котором началась командировка. Этот расчет будет общим для всего периода командировки.

Приведем условные данные, необходимые для расчета оплаты труда работника в командировке.

Рассчитаем среднедневную заработную плату работника:

(5024,24 + 5024,24) : (23 + 20) = 233,69 (грн.).

Рассчитаем дневной заработок в сентябре 2014 года. Допустим, что работник болел с 8 по 12 сентября. То есть месяц не был отработан им полностью. Но при расчете дневного заработка вас это смущать не должно. Ведь выше мы выяснили, что его рассчитывают исходя из полностью отработанного месяца. Таким образом, в расчете сентябрьского дневного заработка примут участие оклад работка 3500 грн., ежемесячная премия (40 % от должностного оклада текущего месяца) 1400 грн. и сумма индексации 143,72 грн. (1218 х 11,8* : 100). 

Дневной заработок в сентябре 2014 года равен:

(3500 + 1400 + 143,72) : 22 = 229,26 (грн.).

Сумма среднедневной зарплаты (233,69 грн.) выше дневного заработка в сентябре (229,26 грн.). Следовательно, дни командировки в сентябре будем оплачивать по среднедневному заработку. Сумма такой оплаты составит:

233,69 х 4 = 934,76 (грн.).

Важно! Для расчета сентябрьского дневного заработка мы использовали сумму индексации, рассчитанную за полностью отработанный месяц. Поскольку в сентябре есть рабочие дни, оплаченные исходя из среднедневного заработка (дни болезни и командировки), сумму индексации, которая будет фактически начислена (в бухгалтерском учете), придется пересчитать (начислить пропорционально отработанному времени). Дело в том, что все выплаты, которые исчисляют исходя из средней заработной платы, в том числе за время болезни и командировки, индексации не подлежат (абзац третий п. 3 Порядка № 1078). Ведь при определении их размера учитывалась сумма индексации как составляющая оплаты труда (независимо от того, подлежала ли индексации заработная плата согласно Порядку № 1078 в расчетном периоде или нет). Подробнее — «ОТ», 2014, № 9, с. 16.

Рассчитаем дневной заработок в октябре 2014 года. Предположим, что этот месяц работник обработал полностью. В расчете октябрьского дневного заработка примут участие оклад работника 3500 грн., ежемесячная премия (40 % от должностного оклада текущего месяца) 1400 грн. и сумма индексации, рассчитанная исходя из полностью отработанного месяца, 143,72 грн. (1218 х 11,8** : 100). 

Дневной заработок в октябре 2014 года равен:

(3500 + 1400 + 143,72) : 23 = 219,29 (грн.).

Сумма среднедневной зарплаты (233,69 грн.) выше дневного заработка в октябре (219,29 грн.). А значит, оплату дней командировки в октябре будем производить исходя из среднедневной зарплаты. Сумма такой оплаты составит:

233,69 х 13 = 3037,97 (грн.).

И опять-таки, не забудьте пересчитать сумму индексации за октябрь 2014 года (см. выше).

Как видите, порядок оплаты труда работника в командировке не так прост, как кажется при первом прочтении ст. 121 КЗоТ. Ведь рассчитывая среднедневную зарплату и дневной заработок, следует учесть множество нюансов. Сделать все правильно вам поможет эта статья.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 1078 — Порядок проведения индексации денежных доходов населения, утвержденный постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078.