* Мы рассказывали о первом знакомстве с Уведомлением о принятии на работу работников в «ОТ», 2015, № 13, с. 4. Здесь же вы можете ознакомиться с примером его заполнения.
Заключили ГПД? Не уведомляйте фискалов
Наше учреждение заключило ГПД с физлицом о проведении ремонтных работ. Должны ли мы в таком случае подать Уведомление, в котором указать данные о таком физлице?
Нет, не должны. Далее поясним такой вывод.
Требование о подаче Уведомления прописано в ст. 24 КЗоТ. Следовательно, работодатель обязан уведомить фискалов о возникающих трудовых отношениях. Об их наличии свидетельствует трудовой договор (в том числе срочный трудовой договор, контракт), оформленный со стороны работодателя приказом или распоряжением о принятии на работу.
А вот нормативное сопровождение при заключении ГПД обеспечивает ГКУ. То есть при заключении с физлицом ГПД трудовые отношения не возникают. Более того, если речь идет о привлечении физлиц к работе на основании ГКУ, то заключают договор о выполнении работ (договор подряда) или договор о предоставлении услуг**.
** Хотите знать все различия между трудовым договором и ГПД? Тогда читайте статью в спецвыпуске «ОТ», 2015, № 10/1, с. 3.
Такие факты и ведут к единственно правильному ответу: Уведомление при заключении ГПД не подают, а также в нем не указывают данные о физлице, с которым заключен такой ГПД. Кстати, к такому же выводу подталкивает и разъяснение, размещенное в категории 301.01 ЗІР (http://zir.minrd.gov.ua).
Помните! О датах заключенного ГПД раскрывается информация в таблице 5 формы № Д4.
Трудовой договор: устная форма не упразднена
Можно ли с работником заключить трудовой договор в устной форме в свете последних изменений в порядке принятия работников (появление Уведомления)?
Действительно, с 01.01.2015 г. ст. 24 КЗоТ откорректирована и дополнена новыми требованиями к механизму трудоустройства нового сотрудника. Однако не все нормы указанной статьи подверглись кардинальным изменениям. Как и раньше, в ч. 1 ст. 24 КЗоТ приведены случаи, когда трудовой договор заключается исключительно в письменной форме (см. схему вверху с. 13 этого номера).
У вас не такой случай? Что ж, тогда вы вправе заключить трудовой договор в устной или письменной форме. Откуда такой вывод? Во-первых, ч. 1 ст. 24 КЗоТ осталась в прежней редакции, нормой которой предусмотрено заключение трудового договора «как правило» в письменной форме. Такая формулировка и дает основания для заключения трудового договора в устной форме в случаях, когда соблюдение письменной формы не обязательно. Во-вторых, в ч. 3 ст. 24 КЗоТ, в которой упоминается о новом механизме оформления трудовых отношений с работником (с учетом подачи Уведомления), не сделан акцент на форме трудового договора. Следовательно, и тут действует общий подход: заключение трудового договора в письменной форме, а в случаях, когда такая форма не продиктована законодательством, — возможно его заключение в устной форме.
Будьте внимательны! Независимо от формы трудового договора (устная, письменная) при оформлении трудовых отношений с работником работодатель обязан издать приказ о приеме на работу в письменной форме + направить Уведомление фискалам.
Принимаем работника-совместителя — отправляем Уведомление
Работник учреждения работает на ставку сторожем, а с 17.08.2015 г. планируем заключить с ним трудовой договор о работе подсобным рабочим на 0,5 ставки по совместительству. Нужно ли подавать Уведомление?
Да, нужно.
Дело в том, что при оформлении трудовых отношений с работниками-совместителями применяют ту же схему, что и при приеме основных работников. То есть с работниками-совместителями заключают трудовой договор (в письменной или устной форме), а также при их трудоустройстве работодатель обязательно издает приказ о приеме на работу в письменной форме.
Цепочка событий свидетельствует о том, что в случае принятия на работу работника-совместителя (как внешнего, так и внутреннего) работодатель обязан раскрыть информацию о нем в Уведомлении. При этом такие работники в форме Уведомления выделены в отдельную категорию: в графе 4 этой формы проставляем категорию лица «2» («наймані працівники без трудової книжки»).
Частные случаи неподачи Уведомления
В учреждении порой наблюдается движение кадров (работников переводят, перемещают, меняется статус с основного работника на совместителя и наоборот). Нужно ли в таких случаях подавать Уведомление?
Если речь идет о внутренних рокировках в рамках существующих трудовых отношений (т. е. без увольнения / заключения нового трудового договора), то подавать Уведомление не нужно. Представим наиболее типичные случаи на схеме ниже.
Кто обязан составлять и подавать Уведомление
В учреждении есть кадровая и бухгалтерская службы. Представители какого отдела обязаны обеспечить своевременное заполнение и подачу Уведомления?
Ни ст. 24 КЗоТ, ни постановление № 413 (ср. ) не дают даже намеков на то, представители какой профессии должны заполнять и подавать Уведомление. Так что нельзя однозначно сказать, кто именно из работников обязан обеспечить своевременное уведомление фискалов о новопринятом работнике. Более того, нельзя четко проклассифицировать Уведомление — относится эта форма к бухгалтерской или кадровой отчетности. Поэтому и Справочник квалификационных характеристик нам не помощник.
С одной стороны, тут не обойтись без кадровика, ведь именно он обеспечивает документальное сопровождение оформления трудовых отношений с новым работником. Выходит, что все документы, необходимые для заполнения Уведомления, прежде всего попадут в руки кадровику. С другой стороны, в большинстве случаев Уведомления подают средствами электронной связи, а соответствующие программы, как правило, устанавливают на компьютерах бухгалтеров. Да и подписывает Уведомление главный бухгалтер.
Внимание! Вопрос, на кого возложить обязанности по заполнению/подаче Уведомления, должен решаться в каждом учреждении индивидуально. Исходя из реквизитов самого Уведомления, предлагаем три варианта решения такой проблемы.
Вариант 1. Заполняет и подает Уведомление исключительно специалист кадровой службы. Если Уведомление подается в электронной форме, не забудьте настроить соответствующую программу на рабочем месте кадровика.
Вариант 2. Заполняет Уведомление кадровик, а подает — бухгалтер.
Вариант 3. Специалист кадровой службы обеспечивает своевременную передачу в бухгалтерию документов, необходимых для заполнения Уведомления. Тогда заполняет и подает Уведомление бухгалтер. На наш взгляд, это оптимальный вариант уведомления фискалов.
После того как определились с приемлемым для вас вариантом, издайте приказ, в котором укажите конкретных лиц, заполняющих и подающих Уведомление. Нужно ли вносить изменения в должностные инструкции таких лиц? Все зависит от того, как прописаны их должностные обязанности. Если в них указаны размытые обязанности по составлению документации, без указания названий конкретных отчетов, то изменения излишни. А вот если в должностной инструкции перечислены названия отчетов, обязанность по заполнению которых возложена на представителя определенной должности, то нужно внести уточнения в соответствующую должностную инструкцию.
Как подать Уведомление
Можно ли фискалам переслать Уведомление почтой?
Нет, нельзя. Как указано в категории 301.01 ЗІР, постановление № 413 не содержит упоминаний о подобной возможности. То есть подать Уведомление можно двумя путями: лично предоставить в территориальный орган ГФСУ по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ или переслать в указанный орган средствами электронной связи.
Напомним о способах подачи Уведомления, прописанных в постановлении № 413:
— средствами электронной связи с использованием ЭЦП ответственных лиц;
— на бумаге вместе с копией в электронной форме;
— на бумаге, если трудовые договоры заключены не более чем с 5 лицами.
Если работник не приступил к работе, а уже отражен в Уведомлении…
Заключили трудовой договор с работником, уведомили фискалов по установленной форме. Но в оговоренную дату работник так и не вышел на работу. Нужно ли подать Уведомление с типом «скасовуюче»?
В трудовом договоре оговаривается дата, с которой работник должен приступить к выполнению должностных обязанностей. По условиям вопроса работник не вышел на работу в свой первый рабочий день у нового работодателя. Несмотря на это, считается, что трудовые отношения уже начались — пусть и без присутствия на рабочем месте самого работника.
Естественно, что работодателю такое «не на руку». В таком случае «расстаться» с работником можно по основаниям, указанным в КЗоТ. То есть в случае неявки работника в первый же рабочий день по неуважительным причинам уже может идти речь о расторжении с ним трудового договора по основанию, изложенному в п. 4 ст. 40 КЗоТ (прогул).
При этом Уведомление разработано для информирования о принятых работниках. Не нужно подавать Уведомление при увольнении работника. То есть в рассматриваемом случае не потребуется информировать фискалов о расторжении трудового договора (подавать Уведомление с типом «скасовуюче»).
Вообще в постановлении № 413 не прописаны случаи, когда Уведомление необходимо подавать с пометкой «скасовуюче». Выдвинем наиболее вероятную версию подачи такого типа Уведомления: уже после подачи Уведомления обнаружена ошибка. Например, неточность закралась в персональные данные работника, категорию лица, реквизиты приказа о приеме на работу и/или дату принятия на работу.
В этом случае формируете два Уведомления. Одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными данными на работника, второе — с типом документа «початкове» с верными сведениями на него.
Использованные документы и сокращения
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
Постановление № 413 — постановление КМУ «О порядке уведомления Государственной фискальной службе и ее территориальным органам о приеме работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413.
ГПД — гражданско-правовой договор.
Уведомление — Уведомление о приеме работника на работу, приведенное в приложении к постановлению № 413.
