«Кто на новенького»: секрети адаптації

Адаптація — це процес пристосування співробітника до організаційного середовища. Можна сказати і простіше — процес вростання, вживання людини в організацію.

Будь-які зміни у нашому житті викликають стрес. Ви могли читати про це у статті «Згораю від турбот», або Як подолати стрес (див. спецвипуск «Кадровик-бюджетник» // «ОП», № 18/1 (150), с. 23). Так от, коли людина влаштовується на нову роботу або навіть просто переходить на іншу посаду, її життя змінюється і їй самій доводиться змінюватися. Вона набуває нових навичок, усвідомлює завдання, які перед нею поставлені, знайомиться з колегами, розуміє, за якими писаними та неписаними правилами живе колектив. Усі ці зміни і є процесом адаптації. Якщо вони відбуваються швидко і без проблем, то людина перетворюється на ефективного працівника.

Можна говорити про первинну і вторинну адаптацію. Первинна адаптація — пристосування молодих кадрів, що не мають досвіду роботи. Як правило, це складний і тривалий процес. Вторинна адаптація — пристосування співробітників, які вже мають досвід роботи. Вона протікає швидше і легше, щоправда, не завжди. Якщо людина кардинально змінює професію, то її вторинна адаптація може затягнутися.

Адаптація — це цілісний процес, і щоб краще розуміти її суть, визначимо, якими можуть бути форми адаптації:

1. Професійна адаптація — знайомство працівника зі своїми обов’язками, повноваженнями, вимогами, які до нього висуваються.

2. Фізична адаптація — звикання до режиму робочого дня, зміни інтенсивності навантажень на організм. Дійсно, фізична адаптація має важливе значення, адже змінюючи організацію, людина має змінювати час приходу на роботу, час харчування… Крім того, наприклад, при переході на вищу посаду збільшується кількість роботи. Управлінцю доводиться багато переживати, він обробляє більшу кількість інформації, що призводить до стомлення та виснаження нервової системи.

3. Соціальна адаптація — засвоєння соціальних норм і правил, які є в організації: хто кому підпорядковується, яка ієрархія та структура організації, як влаштовані робочі групи.

4. Комунікативна адаптація — налагодження системи відносин з колегами: обмін робочою та особистою інформацією, розуміння, до кого можна звернутися за порадою і підтримкою, а кого краще взагалі не чіпати тощо.

5. Ціннісна адаптація — усвідомлення і прий­няття того, що є важливим та значимим для організації: самостійність чи колективність, доброта чи досягнення, результат чи процес тощо. Мабуть цей аспект найважливіший, оскільки цінності особистості змінити складно. Якщо людина не «командний гравець», егоцентрист і кар’єрист, а у вашій організації цінуються взаємодопомога, підтримка і групове вирішення завдань, то вона не тільки не приживеться в колективі, а й створить додаткову напругу. Щоб виключити потрапляння людей з протилежними цінностями в колектив, потрібна правильно побудована процедура підбору персоналу. Про те, як її побудувати, ви дізнаєтеся в наступних номерах «Кадровика-бюджетника», а поки відзначимо лише, що

Отже, наше з вами завдання — допомогти співробітнику адаптуватися. При цьому пам’ятайте, по-перше, що адаптуватися за нього ми не можемо, тобто тут важлива його активність, а по-друге, адаптувати потрібно за всіма напрямками: професійним, фізичним, соціальним, комунікативним та ціннісним — інакше нічого не вийде.

Щоб краще розуміти, як посприяти адаптації, давайте розберемося, з яких стадій вона складається. Це дозволить відповісти на запитання, що робити на кожній з них.

Процес адаптації складається з чотирьох стадій: ознайомлення, пристосування, асиміляція та ідентифікація. Усе по порядку:

1. Ознайомлення — працівник усвідомлює, як він повинен поводитися в організації, що робити, чого не робити, що йому необхідно змінити в собі, щоб ефективно працювати. Інакше кажучи, він стикається з новим середовищем та отримує інформацію про нього. Часто на стадії ознайомлення працівники переживають інтенсивні почуття: цікавості, бажання скоріше взятися за справу та/або тривоги, переживань за те, чи впораються вони зі своїми новими обов’язками, чи зможуть прижитися в колективі тощо.

2. Пристосування — на цій стадії працівник починає слідувати нормам і правилам, прийнятим в організації, усвідомлює важливість її цінностей, налагоджує відносини, але внутрішньо він ще не змінюється. Його система цінностей поки що залишається колишньою.

3. Асиміляція — працівник засвоює цінності організації. Це, власне, момент, коли співробітник приймає організаційні цінності як свої.

4. Ідентифікація — працівник ідентифікує себе з організацією і своєю робочою групою. У нього виникає нова соціальна ідентичність: «Я працівник такої-то організації».

Як бачите, говорити про успішну адаптацію можна тільки в тому випадку, якщо співробітник пройшов усі стадії і дістався до ідентифікації. При цьому наша основна робота ведеться на стадії ознайомлення. Адже від того, яку інформацію про середовище отримає людина, залежить якість її пристосування до нього.

Адаптацію можна вважати ефективною, якщо працівник:

— якісно і своєчасно виконує свою роботу;

— зацікавлений у ній;

— має позитивні співробітницькі відносини з колегами та начальством;

— прагне підвищувати кваліфікацію;

— задоволений процесом і результатами своєї роботи;

— розділяє цінності організації (її філософію).

Ось ми й дісталися до найцікавішого. Як же допомогти людині адаптуватися?

Програма адаптації — це документ, в якому відображено етапи адаптації, конкретні адаптаційні заходи, строки їх проведення і зазначено осіб, які несуть відповідальність за їх виконання. Хоча, звичайно ж, в організації має бути типова програма адаптації, для кожного нового співробітника вона переглядається з урахуванням його особливостей.

Що включити до програми адаптації?

Пам’ятаєте, як у мультфільмі «Король Лев» левеня Сімба знайомиться з Тімоном і Пумбою? Він починає спілкуватися з ними, і вони співають йому свою пісеньку: «Хакуна матата! Нехай ніколи не болить голова! — Без турбот живи і кайф лови». Цей епізод ілюструє процес адаптації. Левеня потрапило в нову соціальну групу, але воно швидко пристосувалося до неї саме тому, що група розповідала йому про свої цінності.

Транслювати цінності означає говорити новому співробітнику про те, що є важливим для вашої організації. Це крізний процес, без якого працівнику складно або неможливо стати частиною колективу.Хто повинен це робити? Та, бажано, всі! Кожен потрошку. Керівник говорить про те, що для нас, мовляв, головне результат. Секретар запевняє, що ось документи ми любимо тільки таким шрифтом, а більше не треба. Співробітник повідомляє, що в перерві вони всі разом грають у Міста.

З трансляцією цінностей ми забігли дещо наперед, оскільки це найважливіша умова адаптації. Насправді, адаптація співробітника починається з прозаїчніших речей. Фахівець відділу кадрів повинен заздалегідь попередити безпосереднього керівника про день виходу нового працівника, також варто проінформувати інших співробітників. Кадровик готує всі необхідні інформаційні матеріали (список внутрішніх номерів, організаційну структуру тощо), оформляє пропуск.

Особливу увагу слід приділити власне підготовці робочого місця співробітника: підключенню комп’ютера, телефону, принтера, забезпеченню працівника канцелярським приладдям.

Безпосередній керівник перевіряє посадову інструкцію, щоб у перший день ознайомити з нею співробітника, і визначає наставника. Про наставника поки що жодного слова…

І ось перший день настав. Для вашого нового співробітника це дуже важливий день. Але важливий він і для вас, адже потрібно стільки всього зробити, щоб адаптація працівника пройшла гладко.

Нового співробітника потрібно зустріти. Це робить або фахівець з кадрів, або безпосередній керівник. Бажано, щоб це була людина вже знайома за співбесідою або зустріччю. Працівнику показують його робоче місце. Потім його представляють усім, з ким він має бути знайомий особисто: керівникам, колегам, підлеглим (якщо вони є). Усім іншим співробітникам організації також можна повідомити про нового працівника, але робиться це ненав’язливо: розсилка електронною поштою, оголошення на сайті організації, в газеті або на інформаційному стенді.

Отже, перший крок зроблено. У співробітника з’явилося трохи інформації про своє нове місце існування, вибачте, роботи. Але цієї інформації явно замало, і вона поки що погано укладається в голові. Укласти інформацію в голову допомагає спеціальна процедура…

Хоча кадровики й називають це тренінгом, по суті, це швидше лекція з елементами інтерактиву. Це систематизація всього того, що повинен розповісти та показати фахівець з кадрів новачкові в перший день. Як дізнатися, що розповісти? Дуже просто:

Важко ось так сходу? Тоді ми намітимо деякі пункти програми Welcome-тренінгу.

Перший блок — загальні відомості про організацію: цілі, історія, перемоги і досягнення, пріоритети розвитку.

Другий блок — про діяльність організації: які продукти та послуги надає, які технології використовує, найбільш успішні проекти.

Третій блок — структура: з яких відділів і служб складається, хто ними керує.

Четвертий блок — люди, тобто кадри, і все, що їх стосується: громадські заходи, премії, грамоти, можливості навчання та розвитку, порядок виплати зарплати, робочий графік, відносини з профспілкою, умови побуту: де обідають, де медпункт тощо.

Розповіли? Втомилися? Так, нелегка це робота адаптувати співробітника до життя, тобто до роботи… але, це ще не все! Про інтерактив же забули! Усі розповіді в межах Welcome-тренінгу повинні супроводжуватися чимось наочним. Заохочуються екскурсії. Розповідаєте загалом про компанію, її цілі та історію — ведіть до музею. Про структуру — зазирніть тихенько до кожного з відділів. Про діяльність — зводіть на виробництво. Про їдальню — терміново біжимо туди.

Після тренінгу співробітнику повинно бути не тільки добре на душі від того, що він усе знає та пам’ятає, йому повинно бути добре і тілесно (пам’ятайте про фізичну адаптацію). У тому сенсі, що він зможе переміщатися по будівлі, без ризику заблукати, і приходитиме саме в той відділ, до якого збирався прийти, а не як випадково вийшло…

Ну, ось тепер, здається, впоралися. Щоправда, розслаблятися ще зарано. Тепер поговоримо про наставника.

Як так? Що за фрукт із середньовіччя? Насправді, наставник у сучасному кадровому менеджменті — це призначений висококваліфікований співробітник організації, який супроводжує нового працівника протягом усього періоду адаптації. Штука дуже корисна, адже так у новачка завжди є до кого звернутися зі своїми запитаннями і кого попросити про допомогу, але чи завжди наставництво необхідне? Нічого подібного! Незважаючи на популярність, застосовувати наставництво потрібно, тільки якщо: 1) на роботу приймаються співробітники, які потребують навчання; 2) сама по собі робота складна і специфічна.

Отже, щось одне з двох є у вашій організації? Тоді вводимо наставництво. Одразу зазначимо, краще не робити наставниками керівників, оскільки саме по собі наставництво забирає досить багато часу. Наставником призначають рядового співробітника з функціями, схожими з функціями новачка.

Чи то це будуть премії, чи то ще якісь бонуси, але якщо людина не бачить у наставництві жодної користі для себе, то через що ж раптом вона ділитиметься своїм досвідом з іншими!

Основне завдання наставника — поступово ввести нового співробітника у повноцінний режим роботи. Для цього вони разом розробляють індивідуальний план адаптації. У ньому зазначаються завдання новачка, строки їх виконання, а також очікувані результати. Наставник підтримує співробітника, контролює виконання завдань, допомагає налагоджувати та підтримувати відносини з іншими співробітниками та керівниками. За необхідності наставник навчає новачка, пояснює, як виконувати те чи інше завдання, і показує на прикладах.

Адаптаційний період у середньому триває три місяці. Після його закінчення наставник і безпосередній керівник оцінюють успіхи співробітника і приймають рішення: чи готовий він до самостійної роботи, потребує додаткового навчання або ж узагалі не може виконувати ці функції.

Ви вже, напевно, помітили, що

Є наставництво чи ні, керівнику важливо тримати руку на пульсі процесу адаптації новачка. Для цього призначено бесіду. Під час неї безпосередній керівник розпитує новачка про те, як йому працюється, що подобається, чи завів він необхідні знайомства, чи все йому вдається. Разом вони підводять підсумки роботи співробітника. У свою чергу той може поставити керівникові будь-які запитання, що його цікавлять.

Бесіду про хід адаптації доцільно проводити за підсумками першого робочого тижня, першого місяця, потім щомісяця до того моменту, коли ви точно зможете сказати, що адаптація завершена, а працівник досяг, ні, не просвітлення, а всього лише ідентифікації. Але якщо у вас або у вашого підлеглого виникає необхідність провести бесіду поза графіком або взагалі змінити графік на частіший, то так і зробіть — чим частіше ви спілкуєтеся, тим ефективніше проходить адаптація.

Зробимо висновки. Щоб новачок перетворився на ефективного працівника, читай — адаптувався, нам потрібно йому допомогти. Ми прагнемо, щоб його адаптація була різносторонньою і цілісною в єдності всіх її форм: соціальної, фізичної, професійної, комунікативної і ціннісної. При цьому наше завдання, — щоб він пройшов усі стадії адаптації: від ознайомлення до ідентифікації. Для цього у нас є спеціальні методи.

З таблиці ви бачите, що і форми, і методи адаптації прив’язані до її стадій. Так, на стадії ознайомлення найактивніше виявляються соціальні та фізичні аспекти адаптації. Ось ми і застосовуємо Welcome-тренінг, щоб вбудувати співробітника в соціальну структуру, і готуємо робоче місце, щоб організувати робоче середовище.

Таким чином, ми отримали єдину систему адаптації персоналу. Беріть і користуйтеся на здоров’я!