* Заполненную форму такого Отчета см. на с. 16 этого номера. — Примеч. ред.
** Вступил в силу с 06.11.2015 г. (опубликован в «Офіційному віснику України», 2015, № 86). — Примеч. ред.
1. Требования относительно предоставления средств на командировку установлены подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 статьи 170 раздела IV Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.
2. Действие настоящего Порядка распространяется на лиц, выдавших плательщику налога — физическому лицу средства на командировку или под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет выдавшего их лица и плательщиков налогов — физических лиц, получивших такие средства.
3. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.
При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или при подаче указанного Отчета.
Действие абзацев первого и второго настоящего пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.
При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с применением платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Командированному лицу — плательщику налога, который применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок подачи плательщиком налога Отчета не превысил десять банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до двадцати банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
4. Если плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма, рассчитанная с учетом пункта 164.5 статьи 164 раздела IV Кодекса, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.
5. Если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.
Если полное удержание такой суммы налога является невозможным вследствие смерти или признания плательщика налога судом без вести отсутствующим либо объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.
6. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), который получил такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.
Физическое лицо, получившее такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства. Графу «Отчет утвержден» подписывает руководитель (налоговый агент).
Директор Департамента налоговой, таможенной политики и методологии бухгалтерского учета Н. Чмерук
Комментарий редакции
Пере-пере-переутверждение авансового Отчета: полномочия снова у Минфина
Министерства продолжают жонглировать полномочиями по утверждению Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и Порядка его составления. А мы с замиранием сердца наблюдаем за этим уже не первый год. Вот и сейчас такие функции от налоговиков (Миндоходов) переняло Министерство финансов Украины, утвердив своим приказом от 28.09.2015 г. № 841 новую форму Отчета и Порядок его составления. Соответственно старая форма, утвержденная приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845, утратила силу.
Что принесет передача полномочий одного министерства другому? По сути — ничего. Существенных изменений ни в форме, ни в порядке заполнения нет. Минфин просто навел «косметику», в частности привел в соответствие с действующим законодательством ставки НДФЛ, которые применяют при налогообложении невозвращенной вовремя суммы излишне израсходованных средств (ставку НДФЛ 17 % исправили на 20 %). Кроме того, уточнил, что невозвращенная сумма рассчитывается с учетом п. 164.5 НКУ, т. е. с использованием «натурального» коэффициента.
«Дописка» о роли п. 164.5 НКУ при расчете «лишних» сумм появилась и в Порядке составления Отчета. Еще из Порядка убрали норму, согласно которой к сумме превышения (чрезмерно потраченных средств) не относились и не облагались НДФЛ документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет подотчетных наличных или безналичных средств, выданных на рекламные цели (организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в пределах предельного размера таких расходов, предусмотренного в разд. III НКУ). То есть такие рекламные расходы считаются подотчетными и учитываются по общим правилам, а именно облагаются НДФЛ в случае невозврата.
Приказ № 841 опубликовали 06.11.2015 г. Именно с этой даты отчитываться за средства, выданные на командировку или под отчет, придется по новой форме.
К заполнению авансового Отчета будут причастны: работник, получивший подотчетные средства, бухгалтер и руководитель. Практически весь Отчет заполнит работник, кроме:
— графы «Звіт перевірено»;
— графы «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;
— бухгалтерских проводок;
— расчета суммы удержанного НДФЛ за не вовремя возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет.
Их заполняет бухгалтер. Обратите внимание: графу «Звіт затверджено у сумі» заполняет и подписывает руководитель учреждения с указанием даты.
Чтобы все расставить на свои места, давайте заполним Отчет (см. на с. 16 этого номера).
Татьяна ГУЛЬ, эксперт по вопросам оплаты труда
