Окончательный расчет с увольняющимся работником должен быть своевременным и в полном объеме — это знает каждый. Но как показывает практика, так бывает не всегда. В силу тех или иных обстоятельств причитающиеся работнику суммы начисляют и выплачивают уже после его увольнения. Чаще всего к числу таких выплат относится компенсация за неиспользованные дни отпуска. Именно с такой ситуацией и столкнулся наш читатель. Не станем разбираться, почему так случилось, по сути, это и неважно, однозначно скажем лишь одно: ситуацию нужно исправлять как можно быстрее. Не забываем: нарушение «трудового» законодательства в последнее время существенно «подорожало» (см. консультацию на эту тему в «ОТ», 2017, № 2/1, с. 3). А как мы понимаем: нарушение явно имеет место. Смотрите сами.
В ст. 116 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ):
«При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему от предприятия, учреждения, организации, производится в день увольнения»
Спасательным кругом для работодателя могло бы стать только следующее:
«Если работник в день увольнения не работал, указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете».
Но если этот «круг» не ваш, и работник пожалуется на вас в суд или, на крайний случай, еще и в «трудовую» инспекцию, то суд в первую очередь вас обяжет выплатить работнику средний заработок за все время задержки по день фактического расчета ( ст. 117 КЗоТ). За невыплату уволенному работнику надлежащих ему сумм в сроки, предусмотренные ст. 116 КЗоТ (см. выше), придется уплатить штраф — 32000 грн. (10 МЗП) ( ст. 265 КЗоТ). И, понятное дело (куда без этого), должностных лиц накажут (как минимум) на админштраф в размере от 510 до 1700 грн. в соответствии с ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Как видите сами: рассчитываться с работниками безопаснее все-таки в день увольнения.
Но раз уж случилось так, что вы начисляете компенсацию за неиспользованный отпуск вдогонку уже уволенному работнику, то вопрос ее налогообложения и отражения в отчетности вполне закономерен. Рассмотрим его подробнее.
Начнем с ЕСВ. Для начала сразу отметим, что Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) в бывших работодателях плательщиков ЕСВ вообще не усматривает ( ст. 4 этого Закона). Но! Если работодатель по каким-либо причинам начисляет зарплату своему бывшему работнику и эта зарплата относится к числу тех, что выплачивают за отработанное время, ЕСВ на эту сумму все-таки начислять нужно ( ч. 2 ст. 7 Закона № 2464).
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск, как вы понимаете, к числу таких выплат (за отработанный период) не имеет отношения. Чтобы в этом убедиться, достаточно открыть Инструкцию по статистике заработной платы, утвержденную приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5). Именно в ней полностью расшифрован состав фонда оплаты труда (ФОТ) (основная и дополнительная зарплата, другие поощрительные и компенсационные выплаты), а также указаны выплаты за неотработанное время.
Так вот, компенсация за неиспользованный отпуск входит в ФОТ как дополнительная зарплата и указана в составе выплат за неотработанное время ( п.п. 2.2.12 Инструкции № 5).
Таким образом, на суммы денежной компенсации в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков, выплачиваемые уже уволенным лицам, ЕСВ не начисляется.
На этом, в частности, настаивает Пенсионный фонд в своих многочисленных письмах: от 03.03.2011 г. № 4149/05-10, от 18.10.2011 г. № 22373/03-20, от 06.08.2013 г. № 20685/03-30 (ср. ). В поддержку такому мнению Пенсионного фонда выступает и ГФСУ — письмо от 11.02.2016 г. № 2262/5/99-99-17-03-03-16.
В ЕСВ-отчете сумму компенсации за неиспользованный отпуск, начисленную после увольнения, показывать не нужно, поскольку на нее не начисляется ЕСВ. Идем дальше.
НДФЛ и ВС. Для решения вопроса по обложению НДФЛ и ВС суммы компенсации за неиспользованный отпуск, которая выплачивается бывшему работнику, обратимся к Налоговому кодексу Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ).
Подпунктом 164.2.1 этого Кодекса предусмотрено, что в общий месячный налогооблагаемый доход налогоплательщика включаются доходы в виде зарплаты, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора. К зарплате, в понимании п.п. 14.1.48 НКУ, относят основную, дополнительную зарплату, прочие компенсационные и поощрительные выплаты в связи с трудовыми отношениями. Более подробного перечня выплат, которые облагаются НДФЛ в составе заработной платы, НКУ не содержит.
Поэтому снова открываем п.п. 2.2.12 Инструкции № 5, согласно которому компенсация за неиспользованный отпуск включается в ФОТ в составе дополнительной заработной платы. Таким образом, из компенсации за неиспользованный отпуск, начисленной уволенному работнику, удерживают НДФЛ.
Что касается налоговой социальной льготы (НСЛ), то применить ее к компенсации за неиспользованный отпуск начисленной в следующем месяце, после месяца увольнения, уже бывшему работнику не получится. Согласно п.п. 169.3.4 НКУ НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогового периода, в котором налогоплательщик был уволен с места работы. А поскольку компенсация начислена после увольнения работника, то НСЛ к ней применить нельзя — срок применения НСЛ закончился в месяце увольнения работника.
С ВС никаких проблем не возникнет — ставка, по которой его удерживают, не изменялась. Поэтому с выплат, начисленных уволенным работникам, в том числе и с компенсации за неиспользованный отпуск, ВС удерживайте по ставке 1,5 % ( п.п. 1.3 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
Форма № 1ДФ. Компенсацию за неиспользованные дни отпуска, выплаченную после увольнения, показать необходимо в разделе I формы № 1ДФ в том квартале, в котором она была начислена и выплачена. Отражают ее с признаком дохода «127».
Кроме того, ее сумма вместе с удержанным ВС должна быть отражена в составе общих сумм раздела II формы.