Порядок надання щорічних відпусток
Щорічна відпустка — найпопулярніший вид відпустки серед працівників у весняний і літній періоди. Про їх тривалість ми розповіли у попередній статті (див. с. 4 цього номера). Настав час познайомитися з механізмом надання і оформлення цієї відпустки.
Порядок та умови надання щорічних відпусток урегульовано ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки. У нормах цих статей вказано: право працівника на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи у цій установі. При цьому 6-місячний строк відлічують із дня укладання трудового договору. Наприклад, із працівником укладено трудовий договір 28.09.2016 р. Тоді право на щорічну відпустку повної тривалості у нього виникає з 28.03.2017 р.
Такі приписи не означають, що до відпрацювання 6 місяців працівник не має права на щорічну відпустку. У разі надання (за узгодженням між працівником і роботодавцем) зазначених відпусток до закінчення 6-місячного терміну безперервної роботи у цього роботодавця їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.
Проте і без винятків не обійшлося. У ст. 10 Закону про відпустки наведено категорії працівників, яким за їх бажанням щорічні відпустки повної тривалості надають до настання 6-місячного терміну безперервної роботи в установі (див. рисунок).
Категорії працівників, яким щорічну відпустку надають до настання 6-місячного строку роботи в установі
А ось щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року ( ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).
Оформлюємо надання щорічної відпустки
Період надання щорічних відпусток має бути узгоджений між працівником і роботодавцем. Тому для належного планування періодів надання цих відпусток використовують графік відпусток, в якому необхідно врахувати надання щорічних основних і додаткових відпусток (у тому числі невикористані дні цих відпусток, належні за минулі робочі роки). Тим більше, що складання графіка надання щорічних відпусток вимагає і трудове законодавство: ч. 4 та 5 ст. 79 КЗпП, ч. 10 та 11 ст. 10 Закону про відпустки.
Підкреслимо: у графіку відпусток обов’язково прописують період надання щорічних (основної і додаткових) відпусток, оскільки вищевказані статті присвячені наданню саме щорічних відпусток. Проте роботодавець може (але не зобов’язаний) вписати у графік відпусток інші види відпусток. Тож по суті порядок оформлення відпусток, який випливає з ч. 10 і 11 ст. 10 Закону про відпустки, стосується саме щорічних відпусток.
На практиці графік надання відпусток складає кадрова служба (відділ кадрів, відділ для роботи з персоналом, посадова особа, на яку покладено обов’язки вести кадрову роботу), це входить до її функціональних обов’язків. Такий графік складається на підставі пропозицій керівників структурних підрозділів, які узгодили з працівниками період надання та тривалість їх відпусток з можливим коригуванням. Тут пам’ятайте: у ч. 13, 15 і 16 ст. 10 Закону про відпустки вказані категорії працівників, на бажання яких щорічну відпустку надають у зручний для них час.
Такі графіки затверджуються роботодавцями за погодженням з виборними органами первинних профспілкових організацій (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Трудове законодавство не містить конкретних вимог до строків затвердження графіків надання відпусток. Однак в Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213, у п. 20 яких вказано: графіки відпусток складаються на кожний робочий рік не пізніше 5 січня поточного року. У бюджетних установах графіки відпусток на наступний рік складають, як правило, у жовтні — грудні поточного року. Тож для 2017 року графіки відпусток в установах уже повинні бути складені, а щорічні відпустки мають надаватися відповідно до їх положень.
Детальніше про правила складання графіка відпусток ми розповідали у спецвипусках «ОП», 2015, № 20/1, с. 3; 2016, № 24/1, с. 21.
Як оформити щорічну відпустку, період надання якої уже узгоджено у графіку відпусток? Зараз розповімо. Розпочнемо з норми ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки: «Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну».
При цьому на практиці застосовують два способи повідомлення працівників про початок щорічної відпустки, період якої визначений графіком відпусток:
— вручаємо працівнику повідомлення про дату початку щорічної відпустки. «Шаблон» повідомлення про початок щорічної відпустки розроблюють в установі самостійно, оскільки на нормативному рівні форма цього повідомлення не установлена. Переконайтеся, щоб працівник розписався у повідомленні про початок щорічної відпустки. Тоді наказ (розпорядження) про надання щорічної відпустки складають уже після повідомлення;
— ознайомлюємо працівника з наказом (розпорядженням) про надання щорічної відпустки з дотриманням двотижневого строку повідомлення про початок його відпустки (лист Мінпраці від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08).
Наказ (розпорядження) про надання щорічної відпустки складають за формою № П-3, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 р. № 489 (ср. ), або у довільній формі із вказанням усіх реквізитів вказаної форми.
А якщо у працівника «форс-мажор» і він бажає використати щорічну відпустку в інший, ніж запланований графіком відпусток, період? У такому разі працівник пише заяву про надання щорічної відпустки. Якщо із роботодавцем досягнута домовленість про надання відпустки, то відділ кадрів готує наказ (розпорядження) про надання щорічної відпустки. При цьому не забудьте внести зміни у графік відпусток. Як це зробити, ми розповідали у спецвипуску «ОП», 2016, № 2/1, с. 18.
Також зауважимо, що у разі надання відпустки терміново, коли у роботодавця немає можливості виплатити відпускні не пізніше як за три дні до початку відпустки, працівник у заяві про надання відпустки повинен указати, що він згоден отримати відпускні у інший строк. Тоді така виплата відпускних не буде класифікуватися як порушення трудового законодавства (див. лист Мінсоцполітики від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 // «ОП», 2012, № 14, с. 3). Нагадаємо, що така ситуація розглядалася у консультації «Відпустка поза графіком, відпускні не у строк: чи можливо» // спецвипуск «ОП», 2016, № 16/1, с. 18.
Також нагадаємо правила надання щорічної відпустки, які мають бути «під рукою» у кадровика:
— щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року ( ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки);
— забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці ( ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки);
— щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів ( ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому ця 14-денна частина відпустки не обов’язково повинна бути першою, другою чи іншою її частиною. При цьому та частина, що залишилася, може бути поділена так, як домовляться працівник та роботодавець. Можна піти у відпустку навіть на 1 день і декілька разів. До речі, таку відпустку на 1 день можна взяти й у вихідний день, законодавство це не забороняє. Але майте на увазі, роботодавець може й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник, також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не поділити її взагалі (лист Мінсоцполітики від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13).
Перенесення & продовження щорічної відпустки
Як ми вже зазначали, роботодавець не «застрахований» від коригування графіка відпусток. Однією із можливих причин внесення змін до графіка відпусток може бути необхідність у перенесенні щорічної відпустки на інший період або її подовженні. Так ось, питання перенесення (продовження) відпусток та механізм його реалізації урегульовано на законодавчому рівні, а саме ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону про відпустки. За своїм змістом вони ідентичні і містять у собі перелік конкретних обставин, за настанням яких щорічна відпустка підлягає перенесенню чи продовженню. При цьому їх умовно можна розділити на три групи:
— на вимогу працівника;
— у зв’язку з непередбаченими обставинами;
— з ініціативи роботодавця.
У розрізі цих груп ми й наведемо випадки перенесення/продовження щорічної відпустки у таблиці нижче.
Випадки перенесення та продовження щорічної відпустки
| № з/п | Обставини для перенесення/подовження відпустки | Норма Закону про відпустки | Примітка |
| Перенесення щорічної відпустки на інший період на вимогу працівника | |||
| 1 | Порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки | П. 1 ч. 1 ст. 11 | Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний повідомити працівника письмово не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку ( ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки) |
| 2 | Несвоєчасна виплата роботодавцем зарплати працівникові на час щорічної відпустки | П. 2 ч. 1 ст. 11 | Зарплату за час відпустки виплачують працівникам не пізніше ніж за 3 дні до її початку ( ч. 4 ст. 115 КзпП, ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки) |
| Перенесення або продовження щорічної відпустки у зв’язку з непередбаченими обставинами | |||
| 1 | Настання тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої в установленому порядку | П. 1 ч. 2 ст. 11 | Якщо непрацездатність настала в період щорічної відпустки, то ця відпустка підлягає продовженню (або перенесенню на інший період) на кількість календарних днів, протягом яких працівник був непрацездатний (див. «ОП», 2015, № 9, с. 25). За умови хвороби не самого працівника, а його дитини чи іншого члена сім’ї, за яким працівник здійснював догляд, підстав для перенесення/продовження щорічної відпустки немає |
| 2 | Виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням зарплати | П. 2 ч. 2 ст. 11 | Гарантії таким працівникам визначені ст. 119 КЗпП |
| 3 | Настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами | П. 3 ч. 2 ст. 11 | Для підтвердження такого права працівниця має надати листок непрацездатності |
| 4 | Збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням | П. 4 ч. 2 ст. 11 | Для підтвердження такого права при навчанні у виші працівник надає довідку-виклик |
| Перенесення щорічної відпустки з ініціативи роботодавця | |||
| 1 | Щорічну відпустку може бути перенесено на інший період у винятковому випадку у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо позначитися на нормальному ході роботи установи | Ч. 3 ст. 11 | Перенесення щорічної відпустки в цьому разі можливе при дотриманні таких умов: — працівник дав письмову згоду на перенесення щорічної відпустки; — перенесення погоджене з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом; — частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів має бути надано в поточному робочому році |
Слід зазначити про вимоги до порядку перенесення щорічних відпусток, вказані у ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки: у разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали (тобто продовжується), або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог ст. 12 Закону про відпустки (невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка). Тут ще раз відзначимо, що при перенесенні щорічної відпустки з ініціативи роботодавця дотримується інша вимога: частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів має бути надано в поточному робочому році.
Констатуємо: про своє бажання продовжити або перенести щорічну відпустку працівник має вказати у заяві. І при продовженні, і при перенесенні щорічної відпустки роботодавець видає відповідний наказ.
При цьому при перенесенні щорічної відпустки на новий період конкретний термін надання щорічної відпустки узгоджується між працівником і роботодавцем. Проте тут враховуйте положення ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, у якій наведено перелік осіб, яким щорічну відпустку надають у будь-який зручний для них час. Якщо йдеться про перенесення щорічної відпустки, то вносять зміни до графіка відпусток і безпосередньо перед виходом працівника у відпустку на підставі зміненого графіка відпусток видають новий наказ (розпорядження) про надання відпустки, з яким працівника ознайомлюють під підпис.
Відкликання із щорічної відпустки
Неприємний момент, але трапляється. Згідно з ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише:
— для відвернення стихійного лиха;
— для запобігання виробничої аварії;
— для негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії;
— для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна установи;
— в інших випадках, передбачених законодавством.
Підкреслимо: у ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки сказано, що відкликання із щорічної відпустки можливе у разі дотримання припису ч. 1 цієї статті. У ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки йдеться про правила поділу щорічної відпустки на частини: основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів. На наш погляд, це не означає, що роботодавець може відкликати працівника із щорічної відпустки лише після того, як він використає 14 календарних днів. Вважаємо, що цю умову має бути виконано або до відкликання з відпустки, або в подальшому при наданні працівнику не використаних ним днів відпустки.
Проте у будь-якому випадку роботодавець, який відкликав працівника із щорічної відпустки, зобов’язаний надати працівнику можливість використати усі належні дні щорічної відпустки. Так, невикористана частина щорічної відпустки надається працівнику після закінчення дії причин, з яких його відкликано з відпустки, або за згодою сторін переноситься на інший період.
Процедура відкликання працівника із щорічної відпустки наступна (детальніше у спецвипуску «ОП», 2015, № 14/1, с. 11):
— керівник підрозділу, в якому працює працівник, складає доповідну або службову записку на ім’я керівника установи;
— отримуємо згоду працівника про відкликання із щорічної відпустки;
— складаємо наказ про відкликання із щорічної відпустки.
Проте вищевказане стосується загальних випадків. Процедура відкликання із щорічної відпустки, зокрема, державних службовців прописана у ст. 60 Закону № 889 та Порядку № 230 і має свої особливості. Про них — у наступних випусках видання.
Висновки:
— Щорічні відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються після закінчення шести місяців безперервної роботи в установі; до закінчення цього терміну — пропорційно до відпрацьованого часу (крім визначених законом випадків, коли ці відпустки за бажанням працівника надаються повної тривалості).
— Черговість та конкретний період надання щорічних відпусток визначається графіком, який узгоджується між працівником і доводиться до відома всіх працівників.
— Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
— Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника, при цьому основна безперервна її частина — не менше 14 календарних днів. Проте задовольнити прохання щодо поділу відпустки є правом, а не обов’язком роботодавця.
— Щорічна відпустка може бути перенесена або повинна бути перенесена за визначених законом обставин. Продовжена відпустка має бути після закінчення причин, які настали під час її використання, але за заявою працівника.
— Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише у визначених законом випадках.
Використані документи
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон № 889 — Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
Порядок № 230 — Порядок відкликання державного службовця із щорічної відпустки, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 р. № 230.
