Итак, вы приняли работника. В конце месяца начисляете ему зарплату, положенные доплаты, премии, индексацию, прочие выплаты. И здесь оказывается, что в совокупности они меньше «минималки». Понятное дело, возникает ряд вопросов: что с трудовой доплатой до МЗП? Нужно ли ЕСВ уплачивать с МЗП или с фактического дохода? Что с НСЛ: применять или не применять? Но и это еще не все. Чтобы ответить на эти (и не только) вопросы, бухгалтер в первый же месяц работы каждого работника должен акцентировать внимание на следующем:
1) форма трудовых отношений: работник принят на основное место работы / по совместительству;
2) день приема работника: в течение месяца / первый календарный день месяца / первый рабочий день месяца;
3) наличие у работника права на льготу по удержанию НДФЛ («повышенная НСЛ», «НСЛ на детей») и подал ли работник заявление на применение такой льготы;
4) есть ли у работника инвалидность, дающая право работодателю применять к его зарплате (доходу) «пониженную» ставку ЕСВ (8,41 %).
Если все это вы уже выяснили, то можем приступить к ответам на поставленные вопросы.
РЕШАЕМ: НУЖНА ЛИ ДОПЛАТА ДО МЗП В МЕСЯЦЕ ПРИЕМА
Требование о начислении зарплаты не ниже МЗП установлено ст. 31 Закона об оплате труда.
Так, размер зарплаты работника за полностью выполненную месячную (часовую) норму труда не может быть ниже размера МЗП. (МЗП на 2017 год: в месячном размере — 3200 грн.; в почасовом размере — 19,34 грн.).
Отметим, что при почасовой оплате труда размер зарплаты за месяц определяется исходя из часовой тарифной ставки работника и фактически отработанного времени за месяц, а полученный результат сравнивать с МЗП в месячном размере (3200 грн.) не нужно.
Кроме того, в ст. 31 Закона об оплате труда также сказано, что в случае заключения трудового договора на работу на условиях неполного рабочего времени, а также невыполнения работником в полном объеме месячной (часовой) нормы труда минимальная зарплата выплачивается пропорционально выполненной норме труда.
Как же использовать показатель МЗП для вновь принятого работника?
В случае если работнику установлена месячная оплата труда и работник проработал меньше месяца (принят не с первого рабочего дня месяца), то его зарплата должна быть не ниже МЗП, рассчитанной пропорционально выполненной месячной норме труда.
То есть
если сумма зарплаты за фактически отработанное время окажется ниже «пропорциональной» МЗП, то производят «трудовую» доплату до МЗП.
Ее размер будет равен разнице между этими двумя величинами.
Работник принят на условиях неполного рабочего времени? При расчете МЗП за месяц тоже нужно ориентироваться на то, месячная или почасовая оплата труда установлена такому работнику.
Если оплата труда почасовая — уровень МЗП нужно определять исходя из МЗП в часовом размере и нормы времени, установленной работнику, работающему на условиях неполного рабочего времени.
Если месячная (и режим неполного рабочего времени) — МЗП определяется так же, как и оплата труда за месяц, т. е. кратно части оклада, которую работник зарабатывает в режиме неполного рабочего времени.
А что с принятыми внутренними и внешними совместителями? Здесь важно понимать, что при работе по совместительству с работником заключается отдельный трудовой договор. В отношении их зарплаты, точно так же, как и для работников по основному месту работы, нужно соблюдать минимальные зарплатные гарантии. В этом случае для совместителей никаких исключений трудовым законодательством не предусмотрено.
Поэтому если вы приняли внешнего совместителя и при расчете его зарплата за отработанное время получилась меньше минимальной / пропорциональной минимальной, ему производят доплату до МЗП / пропорциональной МЗП.
Что касается совместительства внутреннего, то
требование о доплате до уровня МЗП следует выполнять отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству.
Суммировать зарплату по основному месту работы с зарплатой по совместительству не нужно. При этом по каждому месту работы зарплату за месяц нужно будет сравнивать с МЗП / пропорциональной МЗП.
Таким образом, неважно, на каких условиях вы приняли «новенького»: как основного работника или оформили его по совместительству; на условиях полного или неполного рабочего времени (неполный рабочий день, неделя); с помесячной оплатой труда или почасовой. В любом случае если зарплата работника оказалась меньше МЗП (за полностью отработанный месяц) или ее «пропорциональной» части (за неполностью отработанный месяц и/или в связи с установлением неполного рабочего времени), работодатель должен произвести доплату до ее размера.
ВЫПОЛНЯТЬ ЛИ ТРЕБОВАНИЕ ЕСВ С МЗП В МЕСЯЦЕ ПРИЕМА?
Согласно ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ, если база начисления ЕСВ не превышает размер минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и ставки ЕСВ.
Следовательно,
если зарплата вашего работника по итогу за месяц оказалась меньше «минималки» (3200 грн.) — ЕСВ нужно уплатить с «минималки».
И как мы знаем: если есть правило — значит, должны быть какие-то исключения. Есть они и в указанном Законе о ЕСВ, и в инструкции, «диктующей» порядок начисления ЕСВ, — Инструкции № 449 (ср. ). Мы назовем те, которые могут понадобиться бухгалтеру для «новенького» сотрудника. Так, среди прочих, доначисление ЕСВ до минимального размера не применяется:
— к зарплате работника не по основному месту работы — внешние совместители;
— к зарплате работников, принятых в течение отчетного месяца и которые не отработали все рабочие дни отчетного месяца;
— к зарплате работника с инвалидностью (по ставке ЕСВ 8,41 %, 5,5 % и 5,3 %).
Как видите, одним из условий применения требования ЕСВ с МЗП является отработка всех рабочих дней в месяце принятия на работу.
Поэтому учтите:
если работник принят в первый рабочий (не календарный) день отчетного месяца, требование об уплате ЕСВ с МЗП по основному работнику — не инвалиду выполнять нужно.
Прием работника на работу не с первого рабочего (календарного) дня месяца (отработаны не все рабочие дни отчетного месяца) в это условие не вписывается. Прием внешнего совместителя и работника с инвалидностью — тоже. Для них ЕСВ начисляется на фактически начисленную в текущем месяце заработную плату независимо от ее размера. Об этом свидетельствуют разъяснения ГФСУ в письме от 29.01.2016 № 1394/5/99-99-17-03-03-16 и в подразделе 301.04.01 Базы налоговых знаний («ЗІР»).
МОЖНО ЛИ ВОСПОЛЬЗОВАТЬСЯ НСЛ В МЕСЯЦЕ ПРИЕМА?
Налогообложение заработной платы работника, отработавшего меньше месяца, производят в общем порядке. А если работник претендует на налоговую социальную льготу (НСЛ)? Тогда — да, здесь есть свои нюансы.
Согласно ст. 169 НКУ воспользоваться НСЛ может работник, если его зарплата, начисленная за месяц, не превышает предельного размера дохода, который дает право на НСЛ.
По общему правилу в 2017 году претендовать на НСЛ могут работники, у которых заработная плата за месяц не превышает 2240 грн. (1600 грн. х x 1,4).
НСЛ начинает применяться к месячному доходу работника независимо от дня подачи в данном месяце заявления от работника о ее применении и документов, подтверждающих такое право*.
* См. раздел 103.08.04 Базы налоговых знаний («ЗІР»).
Льгота применяется только по одному месту начисления (выплаты) зарплаты, которое налогоплательщик выбирает самостоятельно. Такой выбор (о самостоятельном избрании места применения НСЛ) осуществляется путем подачи заявления.
Итак, «новенький» вам подал заявление о применении НСЛ? Применяйте льготу. Как уже было сказано, у вновь принятого работника право на НСЛ появляется уже в месяце приема на работу, причем независимо от того, сколько дней он в нем отработал. Главное, чтобы его зарплата за этот месяц не превышала разрешенный предел.
Вам «вручили» заявление на «повышенную» НСЛ и соответствующие подтверждающие документы, дающее право на нее? Ответ аналогичен предыдущему: применяйте «повышенную» НСЛ с месяца «вручения» заявления, контролируя предел — 2240. В заявлении указана НСЛ «на детей»? Все то же самое: контролируем предел — 2240 или пропорциональный количеству детей, когда это нужно, и применяем…
Однако будьте внимательны к работнику, которого вы приняли в том же месяце, в котором он уволился с предыдущего места работы. Дело в том, что НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогового периода, в котором работник был уволен с места работы (п.п. 169.3.4 НКУ). Поэтому запомните: работник (плательщик налога) имеет право на получение НСЛ только у одного работодателя!
К чему мы ведем? В этом месяце «новенький» мог уже воспользоваться НСЛ на прежнем месте работы. Ваша задача — узнать, применял ли предыдущий работодатель к его зарплате НСЛ в месяце увольнения. (Работник может это выяснить из расчетного листа, выданного ему при увольнении). Если да, то вы в этом месяце льготу не применяете. Если нет — «уменьшайте» зарплату на НСЛ.
Работнику в месяце приема на работу начислена зарплата пропорционально отработанному времени? Это неважно — пересчитывать сумму НСЛ пропорционально отработанному времени не нужно. «Засчитывайте» льготу в полном объеме. Но опять же, следите за тем, чтобы зарплата работника за этот месяц не превышала разрешенный предел.
Вы приняли совместителя? Он тоже может претендовать на НСЛ, но при условии, что не пользуется ей на основном месте работы, а его зарплата за месяц не превышает предельный размер дохода, который дает право на НСЛ.
А теперь перейдем к возможным «вариациям» — примерам приема работника.
Работник принят в середине месяца
Работник был принят 10 ноября 2017 года. Место работы — основное. Должностной оклад — 2200 грн. Заявление на применение «обычной» НСЛ (800 грн.) работник подал в ноябре 2017 года. В этом месяце работник нигде не работал.
Вначале определим уровень МЗП, с которым будем сравнивать начисленную работнику зарплату за ноябрь 2017 года. Поскольку месяц отработан не полностью, то размер МЗП мы определяем пропорционально отработанному времени:
3200 грн. : 22 р. дн. х 15 р. дн. = 2181,82 грн.,
где 3200 — МЗП, установленная на месяц в 2017 году;
22 — количество дней, предусмотренных графиком работы за ноябрь 2017 года;
15 — количество фактически отработанных дней в ноябре 2017 года.
Рассчитаем зарплату за отработанные дни в ноябре:
2200 грн. : 22 р. дн. х 15 р. дн = 1500 грн.
Сравним полученные суммы.
1500 < 2181,82МЗП → осуществляем доплату до МЗП.
Ее размер составит:
2181,82МЗП - 1500 = 681,82 (грн.)
Таким образом, общая сумма зарплаты работника в ноябре 2017 года составит:
1500 + 681,82доплата до МЗП = 2181,82 (грн.)
Переходим к начислению ЕСВ.
В месяце приема работника требование ЕСВ с МЗП соблюдать не нужно. Значит, ЕСВ начисляем на фактическую зарплату (с учетом доплаты до МЗП):
2181,82зарплата х 22 %ЕСВ = 480,00 (грн.)
Удерживаем НДФЛ и ВС. Общая сумма зарплаты работника в ноябре 2017 года (2181,82 грн.) не превышает предельный размер дохода, который дает право на НСЛ (2240 грн.). Значит, НДФЛ удерживаем с учетом НСЛ:
(2181,82зарплата - 800НСЛ) х 18 %НДФЛ = 248,73 (грн.)
Сумма ВС при этом составит:
2181,82 х 1,5 % = 32,73 (грн.)
Работник принят не в первый календарный, а в первый рабочий день месяца
Работник принят 2 октября 2017 года. Место работы — основное. Должностной оклад — 2000 грн. Ежемесячная премия по итогам работы за месяц — 1000 грн. Работник полностью отработал установленную на этот месяц норму рабочего времени.
Поскольку норма отработана полностью, то сумму МЗП пропорционально отработанному времени определять не нужно.
Уровень МЗП, с которым будем сравнивать начисленную работнику зарплату за октябрь 2017 года, берем в месячном размере — 3200 грн.
Сравниваем:
3200МЗП > 3000оклад + премия → осуществляем доплату до МЗП.
Обратите внимание: премия по итогам работы за месяц тоже участвует в этом сравнении.
Размер трудовой доплаты до МЗП за октябрь 2017 года составит:
3200 - 3000 = 200 (грн.)
Общая сумма зарплаты работника в октябре 2017 года:
2000оклад + 1000премия + 200доплата до МЗП = 3200 (грн.)
Начисляем ЕСВ. Поскольку работник принят в первый рабочий день месяца, то требование об уплате ЕСВ с МЗП нужно соблюсти. Значит, ЕСВ начисляем на всю зарплату (с учетом доплаты до МЗП):
3200зарплата х 22 %ЕСВ = 704 (грн.).
НДФЛ и ВС. Общая сумма зарплаты работника в октябре 2017 года (3200 грн.) превысила предельный размер дохода, который дает право на НСЛ (2240 грн.). Значит, НДФЛ удерживаем без учета НСЛ:
3200зарплата х 18 %НДФЛ = 576 (грн.).
ВС будет равен:
3200 х 1,5 % = 48 (грн.).
Работник с инвалидностью принят на неполный рабочий день
Работник 1 ноября 2017 года принят на работу на условиях неполной занятости — 4 часа в день. Его оклад с учетом занятости составляет 1500 грн. (3000 грн. х 0,5 ставки). Других доплат, надбавок, премий нет. В день приема на работу работник подал заявление на «повышенную» НСЛ (150 % от обычной НСЛ) и копию справки МСЭК — 2 группа инвалидности.
Месячную норму рабочего времени по основному месту работы работник не выполнил, поскольку он принят на условиях неполной занятости. Такому работнику нужно пропорционально начислить и зарплату (исходя из оклада), и доплату до МЗП (поскольку МЗП изначально превышает оклад, а других начислений у работника не было).
Определим размер МЗП с учетом занятости работника:
3200 грн. х 0,5 = 1600 грн.
В приведенном примере зарплата работника меньше МЗП, определенной с учетом занятости работника (1500 грн. < 1600 грн.).
Сумма доплаты до «минималки» составит:
1600МЗП - 1500оклад = 100 (грн.).
Общая сумма зарплаты:
1500оклад + 100доплата до МЗП = 1600 (грн.).
ЕСВ. Работник принят в первый календарный (он же рабочий) день, но он предоставил копию справки МСЭК, значит, требование ЕСВ с МЗП на обложение его зарплаты не распространяется:
1600 зарплата х 8,41 %ЕСВ = 134,56 (грн.);
НДФЛ и ВС. Общая сумма зарплаты работника в ноябре 2017 года (1600 грн.) не превышает предельный размер дохода, который дает право на НСЛ (2240 грн.). Значит, НДФЛ удерживаем с учетом «повышенной» НСЛ (150 % от обычной НСЛ — 1200 грн.):
(1600зарплата - 1200НСЛ) х 18 %НДФЛ = 72 (грн.).
ВС при этом составит:
1600 х 1,5 % = 24 (грн.).
Выводы:
1. Зарплата любого работника в месяце приема на работу должна быть не меньше размера МЗП (за полностью отработанный месяц) или ее «пропорциональной» части (за неполностью отработанный месяц и/или в связи с установлением неполного рабочего времени). Если она оказалась меньше соответствующего размера МЗП, то работодатель должен произвести доплату до ее размера.
2. Требование ЕСВ с МЗП в месяце приема на работу должно быть выполнено только в том случае, если работник был принят в первый рабочий день месяца. Прием в остальные дни месяца означает, что ЕСВ должен быть начислен на фактическую зарплату работника за этот месяц.
3. НДФЛ и ВС в месяце приема на работу взимается в обычном порядке. НСЛ применяется в этом месяце, если:
— работник подал в этом месяце заявление на НСЛ (и документы при необходимости);
— доход работника в этом месяце не превысил предел — 2240 (или пропорциональность количеству детей);
— работник подтвердил, что в этом месяце не пользовался НСЛ у другого работодателя.
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.
Инструкция № 449 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449.
МЗП — минимальная заработная плата.
ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
НДФЛ — налог на доход физического лица.
НСЛ — налоговая социальная льгота.
