Выплаты: включаем в расчет средней зарплаты правильно

Рассчитывая сумму больничных/декретных, бухгалтеру в первую очередь нужна среднедневная заработная плата (ЗП_ср). Ее находят по формуле:

ЗП_ср = ЗП : (К_з - К_у ),

где ЗП — зарплата (доход), начисленная в расчетном периоде, с которой взимали ЕСВ;

К_з — количество календарных дней занятости (пребывания в трудовых отношениях) в расчетном периоде;

К_у — количество календарных дней, не отработанных по уважительным причинам.

О том, как правильно определить расчетный период, рассчитать количество календарных дней, участвующих в расчете (знаменатель нашей формулы), читайте в «Расчетный период: определяем, включаем, исключаем» этого номера.

А как правильно «отсортировать» выплаты, начисленные работнику, которые войдут в расчет среднедневной зарплаты (числитель формулы)?

Правила включения выплат в расчет «средней»

В расчет средней зарплаты за 1 календарный день включают выплаты, с которых взимали ЕСВ. Это предусмотрено абз. 1 п. 3 и п. 32 Порядка № 1266. Другими словами, если с выплаты взимаем ЕСВ, то ее включаем в расчет, не взимаем — «исключаем» ее из расчета. Примером таких выплат, которые не включаются, может быть нецелевая благотворительная помощь работникам, надбавка за разъездной характер работы и пр.

Это означает, что такие выплаты, как, например, больничные/декретные, в расчет средней зарплаты не попадут. Даже несмотря на то, что с них взимают ЕСВ. Основание — п. 3 Порядка № 1266.

Это прямо предусмотрено п. 32 Порядка № 1266. То есть все сведения берутся из данных таблицы 6 ЕСВ-отчета. А с учетом положений п. 3 Порядка № 1266 в расчет включают те выплаты, которые вошли в базу взимания ЕСВ в составе зарплаты. Причем брать нужно соответствующую информацию из графы 18 (разумеется, если это зарплатная выплата, см. правило 2).

Поскольку среднюю зарплату исчисляют за 1 календарный день (нет привязки к отработанному времени), то в расчете участвуют все выплаты, начисленные как за отработанное, так и за неотработанное время (например, отпускные, оплата периода нахождения на курсах повышения квалификации, средний заработок, сохраняемый за работником на период выполнения государственных и общественных обязанностей, оплата простоев и пр.).

Это основные правила по включению выплат в расчет средней зарплаты для оплаты больничных/декретных. Отдельные нюансы рассмотрим на примерах.

Отпускные, больничные, материальная помощь: что и как включить

Данные, необходимые для расчета среднедневной зарплаты, представим в таблице.

Приведем пояснения к таблице.

Болезнь наступила в сентябре 2018 года, т. е. расчетный период — сентябрь-2017 — август-2018.

Определим количество календарных дней, участвующих в расчете. Из общего количества календарных дней за расчетный период следует исключить дни, в течение которых работник не работал по уважительным причинам*.

*К уважительным причинам в понимании Порядка № 1266 относятся:

1) временная нетрудоспособность;

2) отпуск в связи с беременностью и родами;

3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста;

4)отпуск без сохранения заработной платы.

В нашем случае в расчете участвуют 360 календарных дней (365_{общее количество дней} - 5_{дни болезни}).

Далее определимся с выплатами. С зарплатой за отработанное время все понятно. Она в полной сумме включается в расчет. Что делать с больничными, отпускными и матпомощью?

Сумма больничных (540 грн.) не участвует в расчете средней зарплаты, поскольку они не включаются в фонд оплаты труда. А сумму отпускных и материальной помощи на оздоровление включаем в расчет в полной сумме, поскольку они входят в базу взимания ЕСВ в составе зарплаты.

Таким образом, в расчете среднедневной зарплаты участвует сумма в размере 45785,97 грн.(46325,97 - 540_{больничные}).

Рассчитаем среднедневную зарплату:

45785,97 : 360 = 127,18 (грн.).

Сумма больничных составит:

127,18 грн. х 5 к. дн. х 100 % = 635,90 грн.,

где 100 — процент оплаты больничного (страховой стаж более 8 лет).

«Переходящие» отпускные: к какому месяцу отнести

Как мы уже сказали, выплаты, начисленные за неотработанное время и облагаемые ЕСВ, включают в расчет. Отпускные относятся к зарплатным выплатам, с них взимают ЕСВ, а значит, они включаются в расчет среднедневной зарплаты для оплаты больничных/декретных. Но тут есть особенность.

Есть работодатели, как правило, это бюджетные организации, которые всю сумму отпускных, в том числе и за «переходящие» на следующий месяц дни отпуска, начисляют в месяце его предоставления (проводят в бухгалтерском учете). Если застрахованному лицу «переходящие» отпускные начислялись внутри расчетного периода, то проблем с расчетом средней зарплаты не возникнет.

Сложности возникают, если «переходящие» отпускные были начислены в расчетном периоде, но за дни отпуска, которые выходят за рамки такого расчетного периода. Или наоборот: отпускные начислены не в расчетном периоде, но за дни отпуска, которые приходятся на расчетный период. Как быть?

Согласно п.п. 1.6.1 Инструкции № 5 начисления фонда оплаты труда отражаются за календарный месяц (с первого до последнего числа месяца), в частности отпуска, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце**. Другими словами, при исчислении средней заработной платы для расчета пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам сумму «переходящих» отпускных распределяют пропорционально дням отпуска, которые приходятся на соответствующие месяцы. Кстати, в таблице 6 ЕСВ-отчета «переходящие» отпускные также отражают в отдельных строках.

** См. также письмо Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 528/18/99-15 («ОТ», 2017, № 16, с. 14) и письмо ФСС по ВПТ от 03.09.2015 г. № 5.2-32-1422.

Отпускные за дни отпуска, приходящиеся на сентябрь 2017 года (2040 грн.), необходимо отнести к заработку сентября 2017 года. Определим общий доход за расчетный период (сентябрь 2017 года — август 2018 года):

56000 + 2040 = 58040 (грн.).

Найдем среднедневную зарплату:

58040 грн. : 365 к. дн. = 159,01 грн.

Сумма больничных составит:

159,01 грн. х 8 к. дн. х 100 % = 1272,08 грн.,

где 100 — процент оплаты больничного в зависимости от страхового стажа (страховой стаж более 8 лет);

8 — календарные дни временной нетрудоспособности с 7 по 14 сентября 2018 года.

Корректировка зарплатных выплат: оставляем или распределяем

Если начисление зарплаты осуществляется за предыдущий период, в том числе в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то начисленные суммы включают в зарплату того месяца, в котором осуществлены начисления (п.п. 1.6.2 Инструкции № 5, п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449). Поэтому

Подтверждение этому находим также в приказе Минсоцполитики «Об утверждении примеров исчисления средней заработной платы (дохода) по видам общеобязательного государственного социального страхования» от 21.10.2015 г. № 1022 (см. «ОТ», 2015, № 21, с. 3) и письмах ФСС по ВПТ от 25.08.2015 г. № 5.2-32-1380 и Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16 (см. «ОТ», 2017, № 16, с. 29).

Данные, необходимые для расчета, приведем в таблице.

При расчете суммы больничных доначисленную в январе-2018 зарплату за июль 2017 года включаем в общий доход января 2018 года.

Среднедневная зарплата составит:

56500 грн. : 365 к. дн. = 154,79 грн.

Сумма больничных составит:

154,79 x 19 к. дн. = 2941,01 грн.

Корректировка отпускных

Корректировка отпускных в расчете среднедневной зарплаты отличается от зарплатных корректировок.

Как уже было сказано: все корректируемые зарплатные выплаты учитываются в том месяце расчетного периода, в котором она была проведена. А вот суммы корректируемых отпускных распределяются пропорционально календарным дням того месяца, на который приходятся дни отпуска в соответствующем месяце (п.п. 1.6.1 Инструкции № 5)***.

*** См. также письмо Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16 // «ОТ», 2017, № 16, с. 29).

Другими словами, если вы в сентябре 2018 года доначисляете сумму отпускных за дни августа, то такое доначисление отпускных вы относите к августу.

Расчетным периодом для определения больничных в приведенном случае является сентябрь 2017 года — август 2018 года.

Корректировку отпускных включают в расчет средней зарплаты, так же как и сумму отпускных, а именно сумму доначисленных отпускных относят к месяцу, на который приходится отпуск. Таким образом, при расчете суммы сентябрьских больничных доначисленные в сентябре 2018 года отпускные за август 2018 года относим к августу 2018 года.

Общая сумма заработка в расчетном периоде составит:

56136,36 + 4152 + 240 = 60528,36 (грн.).

Найдем среднюю заработную плату:

60528,36 грн : 365 к. дн. = 165,83 грн.

Сумма больничных при этом получится:

165,83 грн. х 12 к. дн. х 100 % = 1989,96 грн.

Корректировки зарплаты и отработанного времени

Речь идет о такой очень распространенной на практике ситуации, как сторнирование в текущем месяце зарплаты за прошлый месяц из-за временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что независимо от того, происходят такие корректировки «внутри» расчетного периода или «снаружи», нужно запомнить 2 момента****:

**** См. также пример 6 разд. III Примеров № 1022, письма Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 1837/18/93-15 и от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16.

Суммы корректировки зарплаты учитываются в месяце их проведения.

Дни, за которые проведены корректировки, учитываются в том месяце, на который приходятся такие корректировки. То есть используются дни по исправленному табелю учета рабочего времени.

Расчетным периодом для сентябрьского больничного является: сентябрь 2017 года — август 2018 года. В августе (последнем месяце расчетного периода) за 5 дней болезни ошибочно начислена зарплата. Ее корректировка («сторно») была осуществлена в сентябре-2018 — месяце, который не входит в расчетный период.

Согласно п. 3 и 32 Порядка № 1266 в расчет средней зарплаты включают зарплату, на которую начислен ЕСВ и которая включена в ЕСВ-отчет.

На заработную плату за август 2018 года (в том числе излишне начисленную) начислен ЕСВ, она в полном объеме показана в ЕСВ-отчете за август. А значит, зарплата за август-2018 участвует в расчете средней зарплаты в полной сумме.

Сторнированная сумма зарплаты за 5 рабочих дней (с 27 по 31 августа) в размере 909,09 грн. будет отнесена на фонд оплаты труда сентября 2018 года, месяца, который не входит в расчетный период, поэтому эта сумма не войдет в расчет средней зарплаты.

А вот с днями наоборот. При подсчете общего количества календарных дней за расчетный период корректировки по количеству календарных дней, приходящихся на период болезни, должны быть учтены, а именно — исключены из общего количества календарных дней за расчетный период.

Рассчитаем среднедневную зарплату. Предположим, что за расчетный период (сентябрь 2017 года — август 2018 года) была начислена зарплата в сумме 46000 грн., в том числе за август-2018 — 4000 грн.

Среднедневная зарплата равна:

46000 грн. : (365 к. дн. - 5 к.дн.) = 127,78 грн.

Определим сумму больничных:

127,78 х 5 к. дн. х 100 % = 638,90 грн.

Если установлена часовая ставка…

Если работник заболел в первый рабочий день или в расчетном периоде не было заработка по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет, отпуск без сохранения заработной платы), то среднюю зарплату рассчитывают делением должностного оклада (его части) на 30,44 (пп. 5 и 28 Порядка № 1266).

Но бывают ситуации, когда в трудовом договоре работнику установлена часовая (дневная) тарифная ставка. И чтобы оплатить больничный лист в ситуации, когда страховой случай наступил в первый рабочий день или в расчетном периоде не было заработка по уважительным причинам, часовую (дневную) тарифную ставку нужно перевести в месячную. Для этого ее (часовую или дневную тарифную ставку) умножают на число рабочих дней (часов) по графику работы в месяце наступления страхового случая*****.

***** См. также письмо Минсоцполитки от 23.05.2017 г. № 262/0/86-17/273.

Прежде чем рассмотреть вопрос по расчету средней зарплаты для оплаты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, несколько слов скажем о том, как в штатном расписании указывать рабочих-почасовиков. Дело в том, что для хозрасчетных предприятий единой типовой формы штатного расписания не существует. Поэтому каждое предприятие вправе разрабатывать его, как говорится, «под себя». А вот для бюджетных учреждений, организаций, заведений типовая форма штатного расписания утверждена приказом Минфина «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57 (ср. ). Но даже в этом приказе в приведенных вариантах штатного расписания «для бюджетников» почасовиков обошли стороной. Как быть? Мы предлагаем вам три варианта отражения почасовиков в штатном расписании.

Первый — ввести в штатное расписание отдельную графу «Часовая тарифная ставка», а в графе «Месячный фонд заработной платы» по почасовикам проставлять сумму, равную произведению часовой тарифной ставки и среднемесячного количества рабочих часов в том календарном году, на который утверждается штатное расписание (при условии отсутствия других постоянных доплат и надбавок по этой профессии (должности, работе)).

Второй — вывести среднемесячный оклад, умножив часовую тарифную ставку на среднемесячное количество рабочих часов в календарном году. Получившуюся сумму проставить в графе «Должностной оклад». При этом в сноске либо в примечании указать, что по данной профессии (должности, работе) применяется почасовая оплата труда, а в графе «Должностной оклад» проставлен среднемесячный оклад, + расписать порядок его расчета.

Третий — размер часовой тарифной ставки по конкретной профессии (должности, работе) проставлять в графе «Должностной оклад». При этом в сноске либо в примечании указывать, что по данной профессии (должности, работе) применяется почасовая оплата труда. Графу «Месячный фонд заработной платы» заполняете так же, как и в первом варианте.

Что будет указано в штатном расписании в графе «Должностной оклад» у работника-почасовика, мы выяснили. Перейдем непосредственно к расчету среднедневной зарплаты.

У работницы в расчетном периоде (сентябрь 2017 года — август 2018 года) нет заработка по уважительной причине (отпуск для ухода за ребенком до 3 лет). Поэтому для нее применяем пп. 5 и 28 Порядка № 1266. Прежде чем рассчитать среднюю зарплату, переведем установленную для работницы часовую тарифную ставку в месячную:

25 грн./ч х 160 ч = 4000 грн.,

где 160 — норма рабочего времени в сентябре 2018 года при 5-дневной рабочей неделе с 8-часовым рабочим днем.

Обратите внимание: женщина находится в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет. А этот период включают в страховой стаж. Поэтому

Найдем среднедневную зарплату:

4000 грн. : 30,44 к. дн. = 131,41 грн.

Сумма оплаты «декретного» ЛН составит:

131,41 грн. х 126 к. дн. = 16557,66 грн.