Вимоги трудового законодавства
Насамперед слід зазначити, що посадовi (робочi) iнструкцiї працiвникiв пiдприємств, установ, організацій вводяться з метою чiткого визначення вимог, що ставляться до певної категорiї працiвникiв, рацiонального розподiлу обов’язкiв мiж працiвниками, надiлення працiвникiв потрiбними правами, пiдвищення вiдповiдальностi працiвникiв за доручену дiлянку роботи.
Далі доречно буде пригадати деякі норми ст. 29 КЗпП.
ЦИТАТА
До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:
1) роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів <…>;
2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
3) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.
Крім того, необхідність застосування посадових інструкцій визначається Загальними положеннями Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1, затвердженого наказом Мiнпрацi вiд 29.12.2004 р. № 336 (далi — Довiдник). Наявність таких документів важлива для врегулювання питань у сфері трудових відносин, наприклад для здійснення обґрунтованої відмови в прийомі на роботу, звільнення недбайливого працівника тощо.
Тому розглянемо не тільки юридичний, а й організаційний аспект, сенс і користь для роботодавця від підготовки та застосування на підприємстві посадових інструкцій працівників.
Яка користь для роботодавця
Загальновідомо, що стратегія будь-якого підприємства конкретизується у формалізованих документах і реалізується в межах організаційної структури управління, що передбачає підпорядкування, а також необхідне узгодження при прийнятті окремих управлінських рішень. Так, це бюрократична система, але саме вона чітко розподіляє ролі виконавців та їхню відповідальність, як за хід діяльності, так і за кінцевий результат. Посадові інструкції в цій системі є важливим елементом організаційної структури керування, за допомогою якого прописуються повноваження, функції, відповідальність під кожну посаду.
Отже, створення та затвердження посадової інструкції обов’язкове для будь-якої посади, крім посад деяких керівників.
У посадовій інструкції роботодавець конкретизує коло функцій, обов’язків і прав відповідного працівника. Останній, у свою чергу, уже від початку трудової діяльності обізнаний стосовно того, що від нього очікують, яке коло його обов’язків та яка відповідальність.
Окрім того, відсутність посадової інструкції може призвести до виникнення проблем для роботодавця. Вони можуть з’явитися, зокрема, у разі потреби винести догану працівникові за невиконання останнім своїх посадових обов’язків або у випадку звільнення працівника згідно з п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП — під час виявлення невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації. Щоб належним чином оцінити кваліфікацію працівника, треба чітко обумовити коло його завдань та обов’язків і без їх систематизованого опису (тобто посадової інструкції) сьогодні не обійтися.
Як скласти посадову інструкцію
Де брати дані для посадової (або робітничої) інструкції? На основi квалiфiкацiйних характеристик посад працівників (див. відповідний чинний випуск Довідника кваліфікаційних характеристик професій) та особливостей штатного розпису для їхнього розмежування через чiтке визначення конкретних функцiональних обов’язкiв, якi мають виконувати певнi працiвники, власник або уповноважений ним орган розробляє та затверджує такий локальний правовий документ, як посадовi iнструкцiї, наявнiсть яких є обов’язковим елементом на кожному пiдприємствi, в установi, органiзацiї.
Слід зазначити, що посадовi iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв працiвника, його повноважень, вiдповiдальностi.
Крiм того, зауважимо, що найменування роботи (професiї або посади), яке зазначено в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розпису, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та розроблятися на основi Класифiкатора професiй з урахуванням положень Довідника.
Таким чином, пiд час складання посадових iнструкцiй слiд використовувати:
• штатний розпис підприємства (установи, організації);
• Класифiкатор професiй, який є основним документом для визначення професiйних назв посад, професiй пiд час складання штатних розписiв;
• вiдповiднi квалiфiкацiйнi характеристики професiй працiвникiв згiдно з Довiдником, який є основним та обов’язковим нормативним документом для визначення змiсту професiї та пiдставою для розроблення посадових iнструкцiй працiвникiв;
• локальнi нормативнi документи пiдприємства, установи, органiзацiї (статут, колективний договiр, правила внутрiшнього трудового розпорядку).
В узагальненому вигляді алгоритм введення посадових інструкцій включає 3 етапи.
Роботодавець доручає кожному з керівників підрозділів підприємства власними силами підготувати Положення про підрозділ (мета — конкретизація цілей і планів підрозділу), а на його основі — посадові інструкції працівників.
Керівники підрозділів організовують складання, погодження (з юридичною службою), затвердження (керівником підприємства/організації) та зберігання (у відділі кадрів) посадових інструкцій та ознайомлення з ними працівників (під підпис).
ВАЖЛИВО!
Як і будь-який проект, розробка посадових інструкцій починається з постановки цілей, які можуть бути різними в різних установах, організаціях, приватних компаніях.
Якщо писати посадові інструкції для зовнішніх організацій (контролерів) або заради «галочки», то цілком можливо заощадити час і зусилля, скориставшись так званими довідниками типових інструкцій.
Якщо ж є необхідність або треба налагодити механізми взаємодії й координації в компанії, то, відповідно, процес розробки посадових інструкцій повинен бути організований і здійснений зовсім інакше, за допомогою інших методів та інструментів.
Проте, навіть грамотно складена схема організаційної структури керування не дозволяє чітко розділити відповідальність за ключові показники діяльності організації й побудувати систему постійного їхнього моніторингу. Функцію чіткого розподілу та закріплення відповідальності за ключові показники діяльності й виконують посадові інструкції.
При складанні посадових інструкцій пропонуємо наступний алгоритм дій «крок за кроком» (див. схему нижче). У результаті виконання зазначених дій формується готова посадова інструкція працівника.
Структура посадової інструкції
Посадова інструкція зазвичай складається з таких розділів.
1. Загальні положення — включає основні дані про посаду: основні функції; назву структурного підрозділу; перелік законодавчих актів, нормативних та інших документів, якими працівник керується; порядок прийняття на роботу та звільнення; службову підпорядкованість; порядок заміщення на період тимчасової відсутності (відпустка, навчання, хвороба тощо) іншими особами; умови оплати, а також іншу інформацію, з якою роботодавець вважає за необхідне ознайомити працівника під час прийняття на роботу.
2. Завдання та обов’язки — включає конкретний перелік завдань, обов’язків і видів робіт, закріплених за працівником за напрямом його діяльності, викладений у стислій, лаконічній формі.
3. Повинен знати — містить перелік мінімальних вимог до спеціальних знань, умінь, майстерності працівників, відповідно до реальних умов їх діяльності, достатніх для якісного виконання покладених на них завдань та обов’язків. До цього розділу включаються також вимоги щодо знань законодавчих, нормативно-правових, керівних і розпорядчих документів.
4. Права — визначає повноваження, делеговані працівникам, за допомогою яких забезпечується виконання завдань та обов’язків, покладених на них.
5. Відповідальність — у цьому розділі зазначаються критерії оцінки якості та своєчасності виконання завдань, обов’язків та робіт, ступінь персональної відповідальності працівників за терміни та якість виконуваної роботи.
6. Кваліфікаційні вимоги — містить вимоги до освіти, досвіду роботи, а в окремих випадках і додаткові особливі вимоги, якими передбачається належне виконання завдань та обов’язків.
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою (професією) — визначає коло основних взаємовідносин працівників під час виконання покладених на них завдань та обов’язків із працівниками свого або інших структурних підрозділів, а також із сторонніми підприємствами.
Поради для виконавця
Виконавцю при складанні посадової інструкції варто врахувати такі поради:
• відштовхуватися від сформульованих цілей організації/компанії;
• дотримуватися порядку «зверху до низу», починаючи із більш відповідальних посад.
Зауважте! Для керівників самостійних підрозділів (відділів) посадові інструкції зазвичай не складають, якщо є Положення про відділ. Саме в цьому документі описують завдання, повноваження та відповідальність керівника підрозділу.
А повноваження й ресурси, необхідні для виконання покладених на підрозділ завдань, перерозподіляються усередині відділу між його співробітниками;
• пам’ятати, що посадова інструкція складається для посади, а не для конкретної людини, яка її обіймає;
• виходити з відповідальності, а не функцій, прав та обов’язків виконавця, тобто первинними в посадовій інструкції є стандарти виконання, а вторинними — функції, з яких випливають права й обов’язки.
Звісно, зроблені кроки повинні бути підкріплені процедурою офіційного введення посадових інструкцій у дію шляхом підписання відповідного наказу по підприємству.
Відповідальність
Торкаючись питань відповідальності за відсутність посадової інструкції на підприємстві (в установі, організації), доводимо до відома кадровиків, що вiдсутнiсть посадових iнструкцiй на посади, які передбачаються в штатному розписi, слiд вважати «іншим» порушенням вимог законодавства про працю, за яке власник або уповноважений ним орган може нести вiдповiдальнiсть у розмірі 1 МЗП (4173 грн.) (ст. 265 КЗпП).
Насамкінець зазначимо, що через певний період часу (найчастіше через рік — залежно від зміни стратегії й інших факторів) необхідно буде повернутися до посадових інструкцій, переглянути їх, оновити.
