Умер работник: что делать работодателю

Прекращаем трудовые отношения

В случае смерти работника перед работодателем возникает вопрос: как правильно оформить кадровые документы и провести окончательный расчет?

Для начала работодателю необходимо дождаться, когда родственники умершего сотрудника предоставят свидетельство о его смерти (форма свидетельства утверждена постановлением КМУ от 10.11.2010 г. № 1025).

Заметьте: если такое свидетельство выдано на временно оккупированной территории Украины, то оно является ничтожным (не имеющим юридической силы) и не может должным образом удостоверять смерть лица.

Для установления факта смерти на временно оккупированной территории родственники умершего лица должны обратиться в суд (см. ст. 317, 318 Гражданского процессуального кодекса Украины).

Если работник умер за границей, его родственники должны оформить повторное свидетельство о смерти уже здесь и предоставить его работодателю.

Если у работника нет родственников, факт подтверждения регистрации смерти ложится на плечи работодателя. Для этого последнему следует обратиться в соответствующий орган, который зарегистрировал смерть работника*.

* Для справки: смерть регистрируется в органах РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, выявления трупа или по месту захоронения (п. 2 разд. 2 Правил госрегистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Минюста от 18.10.2000 г. № 52/5).

Важно! Именно должным образом оформленное свидетельство о смерти является основанием для прекращения трудовых отношений с умершим.

Пока у вас на руках не будет такого документа — лицо будет числиться в списочном составе предприятия.

Свидетельство о смерти предоставлено? Делаете его копию и заверяете. Такая копия и будет основанием для издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора в связи со смертью работника.

Причем такая дата прекращения трудовых отношений будет независимо от даты приказа (распоряжения) и от того, работал в этот день умерший работник или нет (был в отпуске, болел и пр.) (письмо Минсоцполитики от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).

Сведения о прекращении трудовых отношений вносятся в личную карточку работника.

Трудовая книжка

В день издания приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью в трудовой книжке умершего работника нужно сделать запись (п. 4.3 Инструкции, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58):

• в графе 1 указать порядковый номер записи;

• в графе 2 — дату смерти работника (письмо Минсоцполитики от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10);

• в графе 3 вписать фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

• в графе 4 — привести наименование, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись.

Запись заверяют в общем порядке.

Оформленную трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам** умершего работника под расписку или отправляют по почте по их требованию. В личную карточку работника (типовая форма № П-2) вносят запись о том, что трудовую книжку под роспись получил родственник умершего, указывая дату.

** Кого относят к ближайшим родственникам, читайте далее.

Если у умершего работника нет родственников, которые бы захотели получить его трудовую книжку, избавляться от нее не стоит. Такую трудовую книжку следует продолжать хранить в отделе кадров в течение 2 лет, но отдельно от других трудовых книжек работающих сотрудников.

Если по истечении этого срока никто не заберет документ — ее нужно будет хранить в архиве предприятия в течение 50 лет. И только после этого трудовую книжку можно будет уничтожить в установленном порядке.

Окончательный расчет: нюансы

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора проводим окончательный расчет с умершим.

Зарплата. Расчет производим в общем порядке. Начисляем заработную плату за фактически отработанные дни в месяце, на который пришлась смерть.

Больничные. Если родственники предоставляют должным образом оформленные больничные листы, оформленные на умершего работника, то их следует оплатить в общем порядке.

Об этом идет речь в письме ФСС от 12.02.2015 г. № 5.2-32-316 (ср. ).

Исключение — ситуация, когда больничные листы предоставлены по истечении 12 календарных месяцев со дня смерти застрахованного лица (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105). Тогда они оплате не подлежат.

Отпуска. Если работник умер в период оплачиваемого отпуска, то перерасчет отпускных не производится. Это не предусмотрено действующим законодательством.

Если умерший работник использовал излишние дни отпуска, то при проведении окончательного расчета отчисления из зарплаты за неотработанные дни отпуска не производятся (ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках).

Если на день проведения окончательного расчета есть неиспользованные дни отпусков (ежегодного отпуска и социального дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (при наличии права на него)), обязательно начисляем их компенсацию.

Обложение выплат: тонкости

НДФЛ и ВС. С трудовых выплат, начисленных умершему работнику, удерживаем НДФЛ и ВС по общим правилам (категория 301.03 ЗІР). Причем если он пользовался правом на НСЛ, то это право сохранится и в месяце прекращения трудовых отношений в связи со смертью (п.п. 169.3.4 НКУ).

В форме № 1ДФ перечисленные выплаты отражаем с признаком дохода «101» под налоговым номером умершего работника.

ЕСВ. Начисленные при проведении окончательного расчета суммы зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск и больничных включаем в базу начисления ЕСВ в общем порядке. Также эти суммы отражаем в отчетности по ЕСВ (форма № Д4) с налоговым номером умершего .

А если отдельные выплаты начислены (доначислены) уже после проведения окончательного расчета, например, в следующих месяцах? Тогда на эти выплаты начисляем ЕСВ только в том случае, если они начислены за отработанное время.

Отсюда вывод: если компенсация за неиспользованный отпуск (выплата за неотработанное время, п.п. 2.2.12 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5) или больничные (выплата не входит в фонд оплаты труда, п.п. 3.2 этой же Инструкции) начислены уже после проведения окончательного расчета с умершим, то ЕСВ на них не начисляем и в Отчете по ЕСВ не отражаем.

Выплачиваем трудовые доходы

Из ч. 1 ст. 1227 Гражданского кодекса Украины следует, что суммы заработной платы (в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск, входящей в состав дополнительной зарплаты) и больничных, которые начислены умершему лицу, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства.

Члены семьи — кто они? Согласно ст. 3 и ч. 1 ст. 6 Семейного кодекса Украины в семью входят лица, которые (1) совместно проживают, (2) связаны общим бытом, (3) имеют взаимные права и обязанности.

При этом семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным устоям общества.

Однако учтите, что:

• супруги считаются семьей и тогда, когда они в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам не проживают совместно;

• ребенок (до 18 лет) является членом семьи своих родителей, даже если не проживает вместе с ними.

Что касается совершеннолетних детей, родителей умершего работника, а также других лиц, связанных с умершим кровным родством или на других основаниях, установленных законом (например, иждивение), то их можно отнести к членам его семьи при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей.

Если обратившийся родственник подходит под описание члена семьи, то для получения выплат, причитающихся умершему работнику, ему останется один шаг — написать соответствующее заявление на выплату, к которому приложить копии:

• свидетельства о смерти работника;

• документов, подтверждающих, что обратившийся являлся членом семьи умершего работника (жене (мужу) — копию свидетельства о браке, несовершеннолетнему ребенку — копию свидетельства о рождении (об усыновлении)), другим родственникам — копии документов, подтверждающих факты нахождения с умершим в кровном родстве и совместного с ним проживания).

Если родственников нет. Если на предприятие никто не обратился за средствами, считаем, что по адресу умершего работника необходимо направить по почте заказное письмо (уведомить о выплате). Если такие действия ни к чему не привели, у работодателя остаются два варианта:

1 — хранить средства, принадлежащие умершему работнику, на счете предприятия до появления наследников. Списывать сумму зарплаты нельзя;

2 — обратиться к услугам нотариуса (государственного или частного). Предприятие как должник может погасить свой долг путем внесения заработной платы, причитающейся умершему работнику, в депозит нотариуса (см. ч. 1 ст. 537 ГКУ, письмо Минюста от 12.03.2012 г. № 113-0-2-12/13.1).

Однако разыскать необходимо именно нотариуса, который осуществляет деятельность в нотариальном округе по месту исполнения обязательства. Подтверждает факт внесения средств в депозит квитанция, которую нотариус выдает после того, как убедится в поступлении средств на счет.

Внимание! Из письма ГФСУ от 04.03.2019 г. № 872/6/99-99-13-02-03-15/ІПК следует, что налоговики хотят видеть в форме № 1ДФ также лиц, которые фактически получили трудовые доходы умершего. В том числе и тогда, когда такая выплата производилась работодателем умершего работника. Учтите это.

Выплаты на погребение

Пособие от ФСС. Предоставляется по основному месту работы работника (кроме погребения работников-пенсионеров по возрасту либо инвалидности и работников, умерших от несчастного случая на производстве) (п. 3 ст. 20 Закона о соцстраховании). Получить пособие на погребение могут члены семьи работника или другие юридические или физические лица, фактически осуществившие погребение.

Для назначения такого пособия в комиссию по соцстрахованию член семьи умершего работника должен предоставить следующие документы:

• копию свидетельства о смерти работника;

• оригинал извлечения из Госреестра актов гражданского состояния, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрацию смерти проводил исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета).

Важно! В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются Ф. И. О. лица, на запрос которого выдано это извлечение.

А вот в справке для получения пособия на погребение Ф. И. О. лица, обратившегося за его получением, не проставляются. Поэтому страхователь выплатит пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все документы для его получения.

Не позднее следующего дня после дня обращения за пособием комиссия по соцстрахованию принимает решение о его назначении. На сегодняшний день размер пособия составляет 4100 грн.

Далее не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией работодатель подает в ФСС Заявление-расчет (п. 2 Порядка № 12***). В идеале, в течение 10 рабочих дней Фонд должен перечислить средства. И не позднее следующего рабочего дня после получения страховых средств от ФСС на спецсчет работодатель выплачивает пособие на погребение (п. 3 ст. 32 Закона о соцстраховании).

*** Утвержден постановлением ФСС от 19.07.2018 г. № 12.

О выплате пособия нужно отчитаться перед ФСС, направив соответствующее Уведомление (приложение 2 к Порядку № 12). Срок подачи Уведомления — 1 месяц со дня проведения выплат.

Важно! Пособие на погребение от ФСС не облагается НДФЛ (п.п. «а» п.п. 165.1.22 НКУ) и ВС (п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). В форме № 1ДФ его отражают с признаком дохода «146» с налоговым номером лица, фактически получившего пособие.

Также здесь не будет ЕСВ (п. 14 разд. I Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170).

Помощь от работодателя. Работодатель может предоставить родственникам умершего работника помощь на погребение. Причем если размер такой помощи не превысит в 2019 году 5380 грн., то ни НДФЛ, ни ВС с нее удерживать не придется (п.п. «а» п.п. 165.1.22, п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Если же помощь будет предоставлена в большей сумме, то «вершок» попадет под налогообложение.

В форме № 1ДФ помощь (как облагаемую, так и необлагаемую) отражаем с признаком дохода «146».

ЕСВ нет (категория 301.03 ЗІР).

Основанием для выплаты такой помощи является заявление родственника (другого лица, фактически осуществившего погребение работника).

Ритуальные услуги за счет предприятия. Если работодатель оплатил ритуальные услуги по собственной инициативе, кого в таком случае считать получателем помощи на погребение?

Умершего работника? Ответ однозначен — нет. Дело в том, что участником гражданских правоотношений является человек (физическое лицо) (ст. 24 ГКУ). В момент его смерти гражданская правоспособность прекращается.

При этом в случае смерти налогоплательщика налог за последний налоговый период взимается с начисленных в его пользу доходов. Причем последним налоговым периодом считается период, заканчивающийся днем, на который соответственно приходится смерть такого плательщика налога (см. п. 162.3 НКУ).

Однако в рассматриваемой ситуации начисление (выплата, предоставление) дохода производилось после смерти налогоплательщика.

Тогда, может быть, родственники умершего работника? Тоже нет. Ведь оплату таких услуг предприятие произвело по своей инициативе (на основании приказа работодателя). Никто из родственников умершего работника с заявлением о предоставлении помощи на погребение на предприятие не обращался.

Таким образом, поскольку в сложившейся ситуации отсутствует субъект налогообложения — плательщик налога, с дохода которого можно удержать НДФЛ и ВС, то такие выплаты не являются объектом налогообложения.