Щорічна відпустка поза графіком

Графік відпусток

Черговість надання відпусток визначається графіками, які (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки):

1) затверджуються власником або уповноваженим ним органом;

2) погоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;

3) доводяться до відома всіх працівників.

При складанні графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Графік відпусток — це внутрішній нормативний документ організації, який дозволяє спланувати роботу на наступний рік, оскільки відсутність одного фахівця на роботі може негативно позначитися на діяльності організації. Окрім цього, на оплату відпускних роботодавцеві потрібні додаткові кошти, тож про їх наявність на рахунку варто потурбуватися заздалегідь. Тому такий документ, як графік відпусток, є не просто планом відпочинку співробітників. Він дозволяє роботодавцеві підготуватися до безперебійної роботи організації.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки)*.

* Детальніше про графік відпусток читайте у статті «Графік відпусток: готуємося до старту 2020 року» // Спецвипуск «ОП», 2019, № 24/1, с. 17.

Обов’язкове перенесення відпустки

Ситуації, коли щорічна відпустка переноситься в обов’язковому порядку, регламентовані ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки. Так, на вимогу працівника щорічна відпустка має бути перенесена на інший період у разі:

1) порушення власником або уповноваженим ним органом строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;

2) несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки (відпускних).

За ініціативою роботодавця, як виняток, щорічна відпустка може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Таке перенесення можливе за ситуації, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відобразитися на нормальному перебігу роботи підприємства, установи, організації, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.

Крім того, щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період (чи продовженню) через такі об’єктивні обставини:

• настання тимчасової непрацездатності працівника;

• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;

• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Якщо відпустка переноситься на інший строк, новий строк установлюється за згодою між працівником і роботодавцем.

Переносимо відпустку за ініціативою працівника

Життєві обставини можуть змінитися будь-коли. А це може привести до того, що працівник захоче перенести час свого відпочинку. Додаткову можливість для цього йому надає, зокрема, п.п. 1 п. 2 розд. II Закону № 530*. Згідно з цією нормою на період установлення карантину або обмежувальних заходів, пов’язаних з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19), роботодавець може надавати працівникові, у тому числі державному службовцю, службовцю органу місцевого самоврядування, за його згодою відпустку. Тобто Закон № 530 дозволяє на період карантину надавати працівникам відпустки поза графіком.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 р. № 530-IX.

Якщо працівник сам просить перенести його щорічну відпустку, перевірте, чи належить він до категорії осіб, яким щорічні відпустки надають за їх бажанням у зручний для них час (ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки). До таких осіб належать:

• особи віком до 18 років;

• особи з інвалідністю;

• жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

• жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

• одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, опікуни або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

• дружини (чоловіки) військовослужбовців;

• ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

• ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII;

• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

Також законодавством, колективним або трудовим договором можуть бути визначені інші категорії осіб, які мають право використати щорічну відпустку в зручний для них час.

Як бути, якщо працівник не має підстав для використання щорічної відпустки в зручний для нього час, але просить перенести відпочинок?

Кожен випадок перенесення відпустки роботодавець розглядає окремо з урахуванням можливостей своєї організації. При цьому роботодавець має право або погодитися на перенесення відпустки, або відмовити.

Важливо! Якщо в перенесенні відпустки працівникові відмовлено, то він зобов’язаний продовжувати працювати. Якщо співробітник вирішить самостійно припинити роботу, його відсутність на робочому місці може бути розцінена як прогул*. А це, у свою чергу, може привести до звільнення.

* Вам можуть бути корисними статті «Дата звільнення за прогул: одвічна проблема» // Спецвипуск «ОП», 2019, № 10/1, с. 4 та «Прогул під час карантину: звільнити не можна пробачити?» // Спецвипуск «ОП», 2020, № 10/1, с. 3.

Але припустимо, що зорі зійшлися сприятливим для працівника чином і керівник надав згоду на перенесення відпустки. Як це оформити документально?

Передусім знадобиться заява від працівника з проханням надати йому відпустку поза графіком. Строк подання заяви законодавчо не встановлений. Але тут потрібно пам’ятати про те, що відпускні виплачують працівникові не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки (ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки).

Проте можливі й винятки. Стаття 8¹ КЗпП дозволяє нам скористатися нормами міжнародного законодавства.

У цьому разі нас цікавить п. 2 ст. 7 Конвенції про оплачувані відпустки від 24.06.70 р. № 132, ратифікованої Законом України від 29.05.2001 р. № 2481-III. Положення цього документа дозволяють виплатити відпускні працівникові в інші строки, якщо це обумовлено окремо в угоді між працівником і роботодавцем (див. також лист Мінсоцполітики від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12).

Такою угодою може бути, зокрема, заява працівника з проханням виплатити відпускні в інший, ніж передбачено законодавством, строк, погоджений із роботодавцем. Наприклад, сформулювати можна так: «У зв’язку з проханням надати відпустку в стислі строки прошу виплатити відпускні в найближчий строк для виплати зарплати». Це можна зазначити в заяві про надання відпустки.

На підставі заяви працівника керівник установи видає наказ (розпорядження) про надання щорічної відпустки в інший період, ніж передбачено графіком.

За бажанням можна у графіці відпусток у графі «Примітки» зазначити, що відпустку перенесено на інший період.

Чи потрібно видавати ще й наказ (розпорядження) про внесення змін до графіка відпусток у разі їх перенесення? Якщо вважаєте за доцільне, можете це зробити. Але, на наш погляд, вносити зміни до графіка не обов’язково.

А ось унести інформацію про фактичне використання відпустки до особової картки працівника неодмінно потрібно.

Якщо перенесення відпустки ініціює роботодавець

Необхідність унести зміни до графіка відпусток може виникнути і в роботодавця. Наприклад, якщо в певний період часу вимагається залучити до роботи якомога більше співробітників. Або, навпаки, обсяг діяльності скорочується і роботодавцеві доводиться відправляти відпочивати більшу кількість співробітників, ніж було заплановано.

Таке перенесення відпустки можливе тільки в тому разі, якщо на це згоден сам працівник. За ним зберігається право вибору періоду відпустки: він може піти у відпустку відповідно до затвердженого заздалегідь графіка відпусток або прийняти пропозицію роботодавця і піти у відпустку в інший період.

Якщо згода від працівника отримана, керівник установи видає наказ (розпорядження) про перенесення відпустки. Заява від працівника не потрібна, оскільки ініціатором перенесення відпустки є роботодавець.

У наказі (розпорядженні) зазначають новий період відпочинку та причину перенесення відпустки.

Працівник повинен ознайомитися з наказом (розпорядженням) і на підтвердження згоди поставити свій підпис.

Як ми вже зазначали, вносити зміни до графіка відпусток не обов’язково. Головне — відобразити фактичне використання щорічної відпустки в особовій картці працівника.

Якщо працівник відмовляється йти у відпустку

Як ви вже знаєте, заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд, а також ненадання щорічних відпусток протягом робочого року особам, які не досягли 18 років, та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч. 5 ст. 80 КЗпП, ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).

Порушення зазначених вимог може загрожувати роботодавцю штрафом у розмірі однієї мінімальної зарплати, а в разі повторного порушення протягом року — двох мінзарплат (абз. 9, 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Посадові особи ризикують «поплатитися» ще й штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн, а при повторному порушенні протягом року або вчиненні цього порушення щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, — від 1700 до 5100 грн (ч. 1, 2 ст. 41 КпАП).

Щоб не допускати ситуацій із відпускними «хвостами», Мінсоцполітики в листі від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12 пропонувало діяти так.

Якщо працівник відмовляється використати надане йому право на відпочинок (щорічну відпустку), враховуючи, що роботодавець несе відповідальність за ненадання відпустки, останній має право в межах, установлених графіком, без заяви працівника видати наказ про надання співробітникові відпустки. А працівник, у свою чергу, зобов’язаний своєчасно й точно виконати розпорядження роботодавця (ст. 139 КЗпП).

З такою позицією варто погодитися. Дійсно, відпустка — це право працівника. І такому праву кореспондує обов’язок роботодавця цю відпустку забезпечити. Нормативно-правові акти не передбачають можливість «найманця» відмовитися від свого права.

Така позиція знаходить своє відображення й у деяких судових рішеннях. Наприклад, Одеський окружний адміністративний суд у постанові від 04.06.2013 р. у справі № 815/3999/13-а, а також Одеський апеляційний адміністративний суд в ухвалі від 13.02.2014 р. у справі № 815/3999/13-а звернули увагу на те, що затверджений графік відпусток обов’язковий для виконання як роботодавцем, так і працівником. Законодавство про працю не вимагає подання заяви від працівників, час відпусток яких визначається графіком. Поготів, якщо працівник йде у відпустку в обумовлений у графіку строк. У цьому разі підставою для видання наказу про відпустку буде затверджений графік відпусток.

Таким чином, враховуючи можливість штрафів, краще стежити, щоб працівники не накопичували відпускний запас, а регулярно ходили в щорічні відпустки. Допоможе вам у цьому графік відпусток. Він слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Заява працівника тут не потрібна.

Ознайомте працівника під підпис із датою початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку та видавайте відповідний наказ.