Е-паспорт на порталі «Дія» в кадровій діяльності

Е-паспорт — що ми про нього знаємо

Отримати «паспорт у смартфоні» — дуже просто. Для цього достатньо завантажити додаток «Дія» через Рlау Market або Арр Store та авторизуватися в ньому за допомогою BanklD. Після чого в одержувача в додатку автоматично сформується так званий e-паспорт та/або e-паспорт для виїзду за кордон.

На сьогодні єдиним документом, який регламентує використання таких е-паспортів, є Порядок № 278¹. Згідно із цим документом:

¹ Порядок застосування відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, та відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, під час реалізації експериментального проекту щодо застосування зазначених відображень, затверджений постановою Кабміну від 15.04.2020 р. № 278.

е-паспорт (е-паспорт для виїзду за кордон) — це відображення в електронному вигляді інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки² (у паспорті громадянина України для виїзду за кордон), оформлене особі засобами ЄДДР, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом), який забезпечує отримання інформації з реєстру інформаційними ресурсами єдиної інформаційної системи МВС на запит Порталу «Дія» (п. 2 Порядку № 278).

² Якщо у вас паспорт старого зразка (у вигляді книжечки) — е-паспорт у додатку «Дія» не сформується.

Тобто в е-паспорті містяться ті самі дані, що й в ID-картці: П. І. Б. особи українською мовою та латинськими літерами; стать; дата народження; місце народження; оцифрований підпис (за наявності); оцифроване зображення обличчя особи; унікальний номер запису в Реєстрі; дата видачі та закінчення строку дії паспорта; серія та/або номер паспорта; орган, що видав паспорт, а також податковий номер або повідомлення про відмову від нього.

Зверніть увагу, як додаткова змінна інформація в e-паспорті відображаються також дані про місце проживання на момент оформлення ID-картки або закордонного паспорта (за наявності таких даних у ЄДДР).

Наступний важливий момент. Е-паспорт — це доки лише експеримент Мінцифри, який триватиме протягом 2020 — 2021 років (п. 1 постанови КМУ від 15.04.2020 р. № 278).

Враховуючи це, протягом такого експериментального періоду е-паспорт дозволено пред’являти замість паспорта громадянина України (закордонного паспорта)³ лише в певних випадках (вони перелічені в п. 3 Порядку № 278). А точніше:

³ Тобто без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України у формі картки та/або паспорти громадянина України для виїзду за кордон.

Випадки, у яких можна пред’являти е-паспорт замість звичайного паспорта

Тобто е-паспорт можна використовувати в тих випадках, коли потрібно просто пред’явити документ для ідентифікації особи.

На замітку. Підпункт 3 п. 4 постанови № 278 надає право юридичним і фізичним особам застосовувати у своїй діяльності e-паспорт (е-паспорт для виїзду за кордон) не лише у випадках, зазначених вище, але й в інших випадках за умови виконання вимог Порядку № 278.

Тобто за умови, що такі особи зможуть провести перевірку достовірності даних, зазначених в e-паспорті (п. 9 Порядку № 278). А для цього юридичній або фізичній особі доведеться приєднатися до реалізації експериментального проєкту і підготуватися технічно.

Якщо зазначену вимогу виконати немає можливості, доведеться вдаватися до оригіналів документів.

Е-паспорт у кадровій діяльності

У кадровій роботі паспорт відіграє важливу роль. Так, згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний пред’явити роботодавцеві в тому числі паспорт або інший документ, що посвідчує особу.

Важливо! За прийняття посадовими особами підприємств, установ, організацій на роботу громадян без паспортів або з недійсними паспортами передбачена адмінвідповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 17 до 51 грн (за повторне порушення протягом року — 170 — 238 грн) (ст. 200 КпАП). Чи підійде в цьому випадку е-паспорт?

Звичайно, основним документом, що посвідчує особу й підтверджує громадянство України, залишається паспорт громадянина України (п. 1 Положення № 2503⁴, п. 1 Порядку № 302⁵). Тому при укладенні трудових договорів використовують саме цей документ.

⁴ Положення про паспорт громадянина України, затверджене постановою ВРУ від 26.06.92 р. № 2503-XII.

⁵ Порядок оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затверджений постановою Кабміну від 25.03.2015 р. № 302.

Водночас є й інші документи, що носять горду назву «паспорт» і посвідчують особу громадянина. Це (п. 1 Положення № 2503):

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

• дипломатичний паспорт України;

• службовий паспорт України.

І тільки у виняткових випадках можна скористатися іншими (замість паспорта) документами, що посвідчують особу. Це можуть бути:

• посвідка на проживання (для іноземців або осіб без громадянства);

• тимчасове посвідчення (для осіб, які втратили паспорт).

Враховуючи те, що ст. 24 КЗпП (та й ст. 200 КпАП теж) не уточнює, який саме паспорт потрібно використовувати при укладенні трудового договору, можна дійти висновку, що підійде будь-який з перелічених вище документів.

Проте, нагадаємо, що з 25.07.2018 р. на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір, мають бути заведені особові справи (усі подробиці див. у статті «Особова справа працівника: оформляємо правильно» // Спецвипуск «ОП», 2018, № 22/1).

До особової справи долучають цілу низку документів, у тому числі й копію паспорта (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5*).

⁶ Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Копія паспорта також може бути потрібна й для бухгалтерії (для правильного оподаткування доходів працівника і заповнення звітності, нарахування тих чи інших виплат).

Враховуючи все вище сказане, ми б радили роботодавцеві не поспішати і все так само вимагати оригінали документів від кандидатів на посади. Як мовиться: «помалу їдь — далі заїдеш».

Ще трохи користі

Виходить, толку від е-паспорта для кадровиків не так уже й багато? Зовсім ні. Ви, напевно, пам’ятаєте, що ст. 25 КЗпП забороняє при укладенні трудового договору вимагати від особи, яка влаштовується на роботу, у тому числі відомості про реєстрацію її місця проживання або перебування.

У паперовому паспорті для таких відміток є спеціальні сторінки (с. 11 — 16). Тому хочеш-не-хочеш, а якщо кандидат на роботу надав такий паспорт, йому доведеться розкрити ще й інформацію про місце реєстрації. У власників ID-картки — усе складніше. Оскільки пристрої для зчитування інформації з ID-картки є не в усіх роботодавців, ЦНАП таким особам додатково видає довідку про реєстрацію їх місця проживання (витяг з ЄДДР).

Якщо майбутній працівник надав до відділу кадрів такий документ, ви зможете внести ці дані до особової справи працівника. А якщо ні — то й дарма. Адже відсутність довідки (витягу) або відмітки про реєстрацію місця проживання в паспорті — не може бути підставою для відмови в прийнятті на роботу. У тому числі й на держслужбу (лист НАДС від 11.09.2019 р. № 6275/13-19).

Водночас ці дані потрібні не лише для заповнення особової справи працівника, але й у тому випадку, якщо посада, на яку він приймається, передбачає матеріальну відповідальність (мало що може статися).

Ось тут якраз і допоможе е-паспорт. У ньому можна проглянути дані про реєстрацію (проживання) фізичної особи (за наявності таких даних у ЄДДР). Це додаткова змінна інформація (п. 4 постанови № 278), яка відображається в розділі «Повна інформація». Принаймні запитання «де шукати працівника?» буде вичерпано.