Важные правила
Если база начисления ЕСВ не превышает размер МЗП, установленной на месяц, за который получен доход, сумму ЕСВ рассчитываем как произведение МЗП и ставки ЕСВ (ч. 2 п. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ).
Выполнять это правило нужно только:
1) по основным работникам без инвалидности. Для них ставка ЕСВ — 22 %. При начислении заработной платы (доходов) не по основному месту работы (где нет трудовой книжки) ЕСВ начисляем на сумму фактической зарплаты (дохода) (ч. 3 п. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ);
2) при условии нахождения работника в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки им всех рабочих дней отчетного месяца (по графику работы предприятия). Поэтому (в общем случае) в месяце приема/увольнения работника, когда месяц отработан не полностью, ЕСВ начисляют на сумму фактически начисленной зарплаты.
Допустим, МЗП оказалась выше фактической базы начисления ЕСВ. Рассчитайте разницу между этими двумя величинами (дополнительную базу начисления ЕСВ) и доначислите на нее ЕСВ. Вот и все.
Если размер МЗП «подрос»
Самое интересное, что МЗП — величина не постоянная. Она периодически меняется. Например, в 2021 году увеличение размера МЗП произошло с 1 января, в результате чего минзарплата в месячном размере составила 6000 грн.
ЕСВ для основного работника без инвалидности нужно уплачивать в размере 1320 грн (6000 x 22 %).
Если «основной» работник выполнил полную норму труда за месяц, то доплачивать ЕСВ с допбазы не нужно. Его зарплата за этот месяц и так будет не ниже минималки.
Доначислить ЕСВ придется по тем работникам, которые:
• работали неполное рабочее время;
• не выполнили месячную (часовую) норму труда;
• получали выплаты, рассчитанные из средней заработной платы.
Как это происходит, рассмотрим на примерах.
Неполное рабочее время
Если работник трудится на условиях неполного рабочего времени, то его труд оплачиваем пропорционально отработанному времени. В итоге зарплата работника за месяц может оказаться меньше, чем МЗП. А значит, работодателю придется выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП.
Пример 1. Работнику, принятому на работу на неполный рабочий день, в январе 2021 года начислена зарплата за фактически отработанное время в сумме 5250 грн (ЕСВ — 1155 грн).
Фактическая база начисления ЕСВ за январь (5250 грн) ниже размера МЗП, действующего в январе (6000 грн).
Следовательно, нужно выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП. Рассчитываем допбазу для начисления ЕСВ:
6000 - 5250 = 750 (грн).
Соответственно, доначисляем на нее ЕСВ — 165 грн (750 х 22 %).
Отразить в ЕСВ-отчетности допбазу начисления ЕСВ вам поможет статья «Больничный в отпуске: заполняем ЕСВ-отчет» // «ОТ», 2020, № 8. Несмотря на то, что такая отчетность вошла в состав объединенной отчетности, принцип ее заполнения остался прежним.
Больничные
Если у заболевшего работника небольшой страховой стаж (общий или специальный), общая база начисления ЕСВ за месяц может оказаться ниже МЗП. В таком случае придется определить допбазу начисления ЕСВ и начислить на нее ЕСВ.
Пример 2. Работник болел с 18 по 29 января 2021 года. Сумма больничных (с учетом стажа — 4 года) составила 1892,28 грн (ЕСВ — 416,30 грн). Заработная плата за фактически отработанное время — 3789,47 грн (ЕСВ — 833,68 грн).
Общая база начисления ЕСВ за январь 2021 года составила:
1892,28 + 3789,47 = 5681,75 (грн).
Она ниже МЗП (6000 грн). Поэтому рассчитываем дополнительную базу:
6000 - 5681,75 = 318,25 (грн).
Начисляем на нее ЕСВ:
318,25 х 22 % = 70,02 (грн).
Внимание! Для работника без инвалидности (по основному месту работы), у которого начало и окончание болезни приходятся на разные месяцы (письмо ГФСУ от 31.03.2015 г. № 6667/6/99-99-17-03-01-15):
• в месяце начала временной нетрудоспособности ЕСВ начисляем за фактически отработанное время, поскольку общая сумма дохода еще не известна. То есть требование об уплате ЕСВ с МЗП не применяем;
• если после распределения больничного общий доход за месяц окажется меньше «минималки», доначисляем ЕСВ исходя из МЗП за прошлый месяц (месяцы).
Пример 3. Работник болел с 28 декабря 2020 года по 9 января 2021 года. Листок нетрудоспособности предоставлен 11 января.
Зарплата за фактически отработанные дни в декабре — 4909,09 грн (ЕСВ — 1080 грн).
Сумма больничных с учетом стажа за дни болезни:
• в декабре — 473,08 грн (ЕСВ — 104,08 грн);
• в январе — 1182,70 грн (ЕСВ — 260,19 грн).
Зарплата за фактически отработанное время в январе — 4736,84 грн (ЕСВ — 1042,10 грн).
Определим фактическую базу начисления за декабрь:
4909,09 + 473,08 = 5382,17 (грн).
Внимание! Декабрьскую базу начисления (5382,17 грн) сравниваем с размером МЗП, действовавшим в декабре 2020 года (5000 грн).
Фактическая база оказалась выше МЗП. Поэтому рассчитывать дополнительную базу начисления ЕСВ за декабрь 2020 года не нужно.
Переходим к январю 2021 года. Фактическая база начисления ЕСВ за январь составила:
4736,84 + 1182,70 = 5919,54 (грн).
Сравниваем ее с размером МЗП, действующим в этом месяце (6000 грн). Минималка выше. Поэтому рассчитываем дополнительную базу начисления ЕСВ за январь: 6000 - 5919,54 = 80,46 грн.
Соответственно, ЕСВ на дополнительную базу — 17,70 грн.
О всех нюансах заполнения ЕСВ-отчетности вам расскажет статья «Переходящий» больничный & допбаза в ЕСВ-отчете» // «ОТ», 2020, № 23. И хотя такая отчетность сейчас получила статус «объединенной», принцип ее заполнения остался прежним.
Декретные
Для целей начисления ЕСВ сумму декретных определяют за каждый месяц отпуска в связи с беременностью и родами. Соответственно, все сравнения с МЗП проводим месяц в месяц.
Если сумма декретных за полный или неполный месяц (при условии, что работница весь месяц состояла в трудовых отношениях) оказалась меньше МЗП, то выполняем требование об уплате ЕСВ с МЗП.
Пример 4. Работница находится в отпуске в связи с беременностью и родами с 16 декабря 2020 года. Общая сумма пособия, которая была начислена в декабре и отражена в Отчете по ЕСВ за этот месяц, — 22308,30 грн, в том числе за:
• декабрь 2020 года — 2832,80 грн;
• январь 2021 года —5488,55 грн;
• февраль 2021 года — 4957,40 грн;
• март 2021 года — 5488,55 грн;
• апрель 2021 года — 3541,00 грн.
В Отчете по ЕСВ за декабрь 2020 года дополнительная база начисления за декабрь не отражалась, так как сумма выплат (зарплата + декретные) превысила размер МЗП.
Фактическая база начисления ЕСВ в январе — марте будет ниже «минималки» (6000 грн). Допбаза начисления ЕСВ за январь составила:
6000 - 5488,55 = 511,45 грн.
Соответственно, ЕСВ на дополнительную базу — 112,52 грн.
Определять допбазу начисления ЕСВ наперед не нужно. Ведь такого обязательства в действующем законодательстве нет. Поэтому уплачиваем ЕСВ с допбазы месяц в месяц.
Заполнить ЕСВ-отчетность вам поможет статья «Отражаем «нетрудоспособные выплаты» в форме № Д4» // «ОТ», 2018, № 18.
Отпуск до 3 (6) лет
Если на январь 2021 года приходится начало/окончание отпуска для ухода за ребенком до 3 (6) лет, проверьте базу начисления ЕСВ. Если она меньше размера МЗП, действующего в таком месяце, определите допбазу начисления ЕСВ.
Пример 5. Работница после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет приступила к работе с 25 января 2021 года. В фактическую базу начисления за январь войдет только зарплата за фактически отработанное время в сумме 1842,11 грн (ЕСВ — 405,26 грн).
Поскольку МЗП января (6000 грн) выше фактической базы начисления ЕСВ за январь (1842,11 грн), рассчитываем дополнительную базу начисления ЕСВ:
6000 - 1842,11 = 4157,89 грн.
Соответственно, ЕСВ на дополнительную базу — 914,74 грн.
О порядке заполнения ЕСВ-отчетности читайте в статье «Увольнение в декрете: заполняем ЕСВ-отчет» // «ОТ», 2021, № 1.
Служба по контракту
За работниками, принятыми (призванными) на военную службу, работодатели сохраняют место работы, должность и средний заработок. Такие требования прописаны в ст. 119 КЗоТ. При этом сумма среднего заработка, начисленного за весь месяц, может быть ниже МЗП. В таком случае работодателю нужно будет выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП.
Пример 6. Работнику, который проходит военную службу по контракту, в январе 2021 года начислен средний заработок в сумме 4959 грн (ЕСВ — 1090,98 грн).
Зарплата работника за январь 2021 года оказалась меньше МЗП, установленной на месяц, за который получен доход (4959 грн < 6000 грн).
Поэтому по такому работнику придется определить дополнительную базу начисления ЕСВ. Она составит:
6000 - 4959 = 1041 (грн).
Соответственно, дополнительно придется уплатить ЕСВ в размере 229,02 грн.
Как отразить доначисленные суммы ЕСВ в ЕСВ-отчетности, читайте в статье «Солдат предприятия» в ЕСВ-отчетности» // «ОТ», 2019, № 24.
Если забыли доначислить
Если вы забыли в январе начислить допбазу и оплатить ЕСВ с нее при выплате зарплаты, то такую ошибку еще можно исправить без штрафов. Уплатите сумму ЕСВ не позднее 22 февраля 2021 года. А саму допбазу задекларируете в новой квартальной ЕСВ-отчетности.
