Темы статей
Выбрать темы

Касса предпринимателя: соблюдаем правила

Редакция СД
Статья

Касса предпринимателя: соблюдаем правила

 

Движение наличности у субъектов предпринимательства всегда строго контролируется проверяющими. Поэтому принимать и выдавать наличные нужно исключительно в рамках установленных правил. Для того чтобы к предпринимателю не было претензий, эти правила нужно знать и соблюдать. А разобраться с кассовыми премудростями поможет представленный материал.

Елена САВЧЕНКО, главный редактор

 

Кассовые операции и частные предприниматели

Кассовыми операциями

согласно Положению № 637 документ 1 считаются операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличных при проведении расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, в том числе в Книге ф. № 10. То есть кассовые операции — это практически все операции с наличными: выдача денег работнику под отчет, на командировки, выдача зарплаты, закупка за наличные, прием наличных от клиентов, покупателей и т. д.

Как видим, понятие «кассовые операции» вполне применимо и к частным предпринимателям. То есть осуществляя операции, которые подпадают под определение «кассовые операции», предприниматель должен соблюдать определенные требования по соблюдению кассовой дисциплины. Сейчас мы и разберемся, какие требования

Положения № 637 предпринимателю нужно выполнять, а какие его не касаются.

 

Касса предпринимателя

Согласно

Положению № 637 касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов, в том числе Книги ф. № 10.

То есть

у предпринимателя кассой может считаться то место, где он:

— проводит наличные расчеты: принимает деньги от покупателей с помощью РРО или РК (расчетных квитанций) или без таковых; выплачивает деньги: выдает зарплату, командировочные и т. п.;

— хранит наличные средства, КУРО (книгу учета расчетных операций), Книгу ф. № 10.

То есть предприниматель может определить для себя кассу как место, где находятся он сам (или кассир предпринимателя) и его место для хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.

А может ли касса «курсировать» вместе с предпринимателем или это фиксированное место?

Если предприниматель (кассир предпринимателя) будет в постоянном движении, то вполне допустимо, что и касса будет постоянно перемещаться с ним. Поэтому место, в котором в определенный момент находится предприниматель (его кассир) и осуществляет наличные расчеты и в котором он принимает, выдает, хранит наличные средства, другие ценности, кассовые документы, согласно Положению № 637 будет его кассой. Это в общем случае. Если же предприниматель применяет РРО (РК), то нужно помнить, что в большинстве случаев РРО и КУРО регистрируются на хозяйственную единицу (торговую точку), т. е. РРО, РК привязано к месту осуществления расчетов. Такая касса у предпринимателя не может быть передвижной. Исключения составляют случаи, когда РРО, например, зарегистрирован на объекты выездной торговли или предприниматель в силу специфики своей деятельности использует портативный РРО. Еще пример: РК применяется при торговле через средства передвижной торговой сети.

 

Какие требования Положения № 637 не касаются предпринимателей

Как мы выяснили выше, касса у предпринимателя есть. Тут же возникает вопрос:

должен ли предприниматель при выдаче и приеме наличных оформлять расходные и приходные ордера, как это делают юрлица? Особенно этот вопрос актуален в связи с тем, что на сегодня приходные и расходные кассовые ордера являются документами строгой отчетности.

Для ответа на этот вопрос обратимся к

Положению № 637. Из этого документа следует, что на предпринимателей не распространяются многие требования, которые нужно выполнять юрлицам. Так, предприниматель не обязан выписывать приходные и расходные кассовые ордера при приеме и выдаче наличных. Кассовую книгу предприниматели также не ведут. Функции кассовой книги для предпринимателя выполняет Книга ф. № 10.

Аналогичный вывод содержится в

письме НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507. В этом письме, в частности, указывается, что в соответствии с пунктом 4.2 Положения № 637 частные предприниматели кассовой книги не ведут, а требование об оформлении кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами (глава 3 Положения № 637) касается только юридических лиц (предприятий).

Кроме того,

предпринимателям не устанавливается лимит кассы и сроки сдачи наличности (не путать со сроками возврата подотченых сумм наемными работниками). Это означает, что наличная выручка у предпринимателя может храниться в любом размере и любое количество дней — сдавать ее в банк совсем не обязательно.

 

Правильно приходуем наличные

Все наличные, поступающие в кассы, должны своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться, в том числе отражаться в Книге ф. № 10 справка 1.

При проведении наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличных является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). Так сказано в

Положении № 637. Еще в нем сказано, что оприходование наличных — это проведение предприятиями и предпринимателями учета наличных в кассе на полную сумму их фактических поступлений в кассовой книге, Книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций.

Получается, что если предприниматель применяет РРО или РК, приходоваться наличные будут через РРО или РК и в КУРО.

Если предприниматель принимает деньги без применения РРО или РК, то оприходованием наличных для него будет считаться проведение учета поступивших наличных в Книге учета доходов и расходов (в Книге ф. № 10).

Как мы уже сказали выше, выписывать приходные ордера при приеме наличных предприниматель не обязан. В то же время лицу, которое уплатило предпринимателю деньги, может понадобиться документ, подтверждающий факт соответствующей уплаты. В этом случае таким документом может быть квитанция произвольной формы: предприниматель может пользоваться, например, похожим на приходный ордер документом.

За неоприходование (неполное и/или несвоевременное) оприходование в кассах наличности может грозить штраф в пятикратном размере неоприходованной суммы, который предусмотрен

Указом № 436/95 документ 2 . Кроме того, теоретически предпринимателю может грозить админштраф по статье 1642 КУоАП документ 3 в размере от 136 до 255 грн. (от 8 до 15 ннмдг). Однако на практике этот штраф к частным предпринимателям не применяется, о чем мы скажем ниже.

 

Выдача наличных под отчет и на командировку

Периодически у предпринимателя возникает необходимость выдать под отчет наличные своему работнику (например, на хознужды или на командировку). При выдаче денег под отчет также нужно соблюдать определенные правила.

Так,

подотчетным считается лицо — обязательно работник предпринимателя, — которому выданы наличные денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции или на расходы по служебным командировкам.

Выдача наличных под отчет может производиться из выручки, за счет полученных по чеку денежных средств с текущего счета в банке и т. п.

Выдавать наличные под отчет из кассы можно при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам.

Подотчетное лицо обязано отчитаться по выданным ему суммам, составив при этом

Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом № 440 документ 4.

Согласно

подпункту 9.10.2 Закона о налоге с доходов документ 5 Отчет независимо от цели выдачи денежных средств предоставляется работником до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает:

— командировку;

— выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет выдавшего их лица (предпринимателя).

Согласно

пункту 2.11 Положения № 637:

— возврат средств, полученных на закупку сельскохозяйственной продукции и вторсырья, должен производиться в течение 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет;

— возврат средств, полученных на другие производственные (хозяйственные) нужды, — не позднее двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

То есть что касается сроков предоставления Отчета и выдачи наличности на закупку сельскохозяйственной продукции, вторсырья и на другие производственные (хозяйственные) нужды,

Закон о налоге с доходов и Положение № 637 трактуют их по-разному. Сроки возврата наличности и предоставления Отчета мы приводили в «СД», 2008, № 2, с. 14. Для того чтобы не нарушить указанные сроки и соответственно избежать налоговых последствий по Закону о налоге с доходов и штрафных санкций по Указу № 436/95 (о штрафах поговорим чуть ниже), рекомендуем требовать от работников отчитываться и возвращать остатки подотчетных сумм в сроки, которые бы одновременно удовлетворяли и требованиям Положения № 637, и требованиям Закона о налоге с доходов.

Ответственность за несвоевременный возврат излишне израсходованных денежных средств в кассу предусмотрена и

Законом о налоге с доходов. Так, в соответствии с подпунктом 4.2.15 Закона о налоге с доходов в общий месячный налогооблагаемый доход такого работника включается сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку и под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки.

Размер этой суммы рассчитывается в соответствии с требованиями

пункта 9.10 статьи 9 Закона о налоге с доходов. Кроме этого, за такое нарушение работник должен уплатить штраф, установленный подпунктом 9.10.3 Закона о налоге с доходов, в размере 15 % от суммы таких излишне израсходованных (невозвращенных) денежных средств.

При этом исходя из норм

пункта 9.10 Закона о налоге с доходов можно сделать вывод, что под «излишне израсходованными» средствами подразумеваются средства, выданные работнику из кассы сверх установленных сумм, по которым он отчитался.

Порядок налогообложения излишне израсходованных сумм и применения штрафа следующий:

1) если средства возвращаются плательщиком в течение отчетного месяца, на который приходится установленный

Законом о налоге с доходов трехдневный срок, то работник должен уплатить только штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств;

2) если же средства не возвращаются до конца такого месяца, то, помимо штрафа в размере 15 %, невозвращенная сумма включается в налогооблагаемый доход работника и с нее удерживается налог с доходов. Причем объект налогообложения определяется с учетом «натурального» коэффициента (1,176471). При этом возврат средств впоследствии не влечет возврата такого налога и суммы удержанного штрафа.

И штраф, и налог с доходов физических лиц удерживаются предпринимателем за счет любого дохода работника, подлежащего обложению налогом с доходов, после его налогообложения. Если же суммы такого дохода не хватает на покрытие этих сумм, то их погашение должно производиться за счет дохода налогоплательщика следующих месяцев.

Приведем

пример. Предприниматель выдал работнику средства на командировку в сумме 2000 грн. После возвращения из командировки 16.01.2008 г. работник предоставил авансовый отчет, который утвержден в сумме 1800 грн. Остаток неизрасходованных средств возвращен работником:

а) 23.01.2008 г.;

б) 05.02.2008 г.

За январь работнику начислена зарплата в сумме 800 грн.

Как в случае «а», так и в случае «б» на работника должен быть наложен штраф в размере 15 % от невозвращенной суммы денежных средств.

Сума штрафа составит:

(2000,00 - 1800,00) х 15 % = 30,00 грн.

Эта сумма должна быть удержана из заработной платы работника.

В случае если излишне израсходованные средства не возвращаются работником в течение месяца, в котором истек установленный трехдневный срок (случай «б»), сумма невозвращенных средств дополнительно к штрафу облагается еще и налогом с доходов физических лиц по ставке 15 %. При этом сумма такого налога удерживается из заработной платы работника, начисленной за февраль. Размер дохода, полученного работником вследствие возврата неизрасходованной суммы в срок (с учетом «натурального» коэффициента), составит:

200,00 х 1,176471 = 235,29 грн.

Таким образом, сумма налога с доходов физических лиц в этом случае будет равна:

235,29 х 15 : 100 = 35,29 грн.

Сумма, подлежащая удержанию из февральской заработной платы такого работника, составит:

30,00 + 35,29 = 65,29 грн.

Кроме того, за нарушение превышения сроков использования выданной под отчет наличности

Указом № 436 предусмотрено применение штрафных санкций в размере 25 % от выданных под отчет сумм. Этот штраф налагается на предпринимателя.

 

10-тысячное ограничение

В

Положении № 637 есть требование о том, чтобы сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) через их кассы и через кассы учреждений банков не превышала в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам предельно допустимую сумму, размер которой устанавливается НБУ. Платежи свыше установленной предельной суммы должны проводиться исключительно в безналичном порядке. На сегодняшний день постановлением НБУ от 09.02.2005 г. № 32 такая сумма установлена в размере 10 тыс. грн.

Это требование распространяется и на частных предпринимателей.

Причем тут нужно обратить внимание вот на какой момент. Если предприниматель платит деньги путем внесения наличных в кассу банка, он все равно должен следить за 10-тысячным ограничением, поскольку для него такие расчеты являются наличными.

Наказание за превышение предельного размера наличных расчетов должен нести тот субъект предпринимательства, который уплатил наличные. Причем частным предпринимателям за превышение предельного размера может грозить разве что админштраф по

статье 1642 КУоАП. Этот штраф предусмотрен «в общем» за нарушение правил ведения кассовых операций, и размер его составляет от 136 до 255 грн. (от 8 до 15 ннмдг). Но поскольку решение о наложении штрафа имеют право выносить должностные лица органов ГКРС (государственной контрольно-ревизионной службы), а деятельность частных предпринимателей не подконтрольна органам ГКРС, то получается, что к частным предпринимателям этот штраф, как правило, не применяется (налоговики этот штраф налагать не имеют права).

 

Сдача покупателям

Положение № 637

требует, чтобы предприниматели обеспечивали наличие в кассе банкнот для выдачи сдачи.

За нарушение этого требования предпринимателю может грозить все тот же «теоретический» админштраф по

статье 1642 КУоАП (подробности его применения рассмотрены выше).

Другое дело, если в кассе была сдача, а продавец не дал ее покупателю — такое может обнаружиться разве что при контрольной закупке. В этом случае виновному в обмане покупателя может грозить админштраф по

статье 1552 КУоАП от 34 до 255 грн. (от 2 до 15 ннмдг).

 

Если касса с РРО

Положение № 637

гласит: кассовые операции, проводимые согласно Закону о РРО документ 6, оформляются в соответствии с требованиями этого Закона. Это означает, что кассовое положение — кассовым положением, но требования Закона о РРО обязательны для исполнения всеми предпринимателями, которые подпадают под сферу его действия.

 

Ведомости на зарплату

Из

Положения № 637 нельзя сделать вывод о том, что частные предприниматели обязаны выдавать зарплату по ведомости. Но тут нужно иметь в виду требования других законодательных актов. Составления ведомости о начислении и выплате зарплаты требует тот же Закон № 1058 документ 7. Так, согласно пункту 2 статьи 17 этого Закона предпринимателю обязательно надо вести и хранить документы, касающиеся выплаты наемным работникам заработной платы. В частности, это расчетно-платежные ведомости по заработной плате, форма которых утверждена приказом Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате» от 22.05.96 г. № 144.

Что касается выплаты вознаграждений лицам, выполняющим для предпринимателя работы по гражданско-правовым договорам, то эти выплаты в расчетно-платежной ведомости могут не указываться. Факт выплаты денежных средств в данном случае предприниматель может оформить (если это нужно получателю денег) любым письменным документом, составленным в произвольной форме (например, составленным по аналогии с расходным ордером).

 

Условия о целевом использовании наличности не существует

Многие помнят, что до февраля 2005 года существовало требование о целевом расходовании денежных средств, полученных в банке (предприниматель полученные в банке наличные имел право расходовать только на указанные им в чеке цели).

На сегодняшний день такого требования не существует.

 

Проверки

Контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличными у предпринимателей будут проводить налоговые органы. В ходе проверок будут выясняться количество открытых текущих счетов предпринимателя в банках, результаты ранее осуществленных проверок, соблюдение ими порядка ведения операций с наличными, соблюдение порядка возврата подотченых сумм. В ходе проверки анализируются объемы наличных, периодичность и структура их выдачи, динамика по сравнению с предыдущими периодами. Проверяющие будут обращать внимание на такие скользкие моменты:

— проведение предпринимателем операций, не являющихся экономически оправданными или противоречащих законодательству Украины (не соответствующих характеру его деятельности);

— переводы значительных сумм наличных на счета физических лиц;

— поступление и снятие со счетов наличных в суммах, превышающих обычное денежное обращение предпринимателя;

— внесение на счета наличных с последующим переводом их в сжатые сроки другому субъекту предпринимательства;

— систематическое или полное снятие значительных сумм наличных в день их поступления на счет и т. п.

Анализируется также выдача наличности, которую предприниматель получал со своего счета регулярно на протяжении короткого периода (недели, декады, месяца).

 

Выводы

У предпринимателя кассой может считаться то место, где он

:

— проводит наличные расчеты: принимает деньги от покупателей с помощью РРО или РК (расчетных квитанций) или без таковых; выплачивает деньги: выдает зарплату, командировочные и т. п.;

— хранит наличные средства, КУРО (книгу учета расчетных операций), Книгу ф. № 10.

Предприниматель не обязан выписывать приходные и расходные кассовые ордера при приеме и выдаче наличных. Кассовую книгу предприниматели также не ведут. Функции кассовой книги для предпринимателя выполняет Книга ф. № 10.

Кроме того,

предпринимателям не устанавливаются лимит кассы и сроки сдачи наличности (не путать со сроками возврата подотченых сумм наемными работниками).

При проведении наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличных является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК).

Если предприниматель принимает деньги без применения РРО или РК, то оприходованием наличных для него будет считаться проведение учета поступивших наличных в Книге учета доходов и расходов (в Книге ф. № 10).


Расшифровка нормативных ссылок (документ)

1

Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

2

Указом Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию оборота наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

3

Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

4

Приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета» от 19.09.2003 г. № 440.

5

Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

6

Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

7 Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.

 

Справочная информация (справка)

1

Соответствующее указание не лишает единоналожника права отражать в Книге ф. № 10 только дневные итоги (без расшифровки каждой операции).
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше