Показатели численности в отчетности, если работница предпринимателя ушла в отпуск в связи с беременностью и родами
ВОПРОС. Наемная работница предпринимателя на едином налоге с 6 мая 2008 года ушла в декретный отпуск, в связи с чем возникли вопросы по отражению некоторых показателей в отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования и налоговый орган:
1. Изменится ли показатель среднеучетной численности штатных работников и количества застрахованных лиц в отчете в Пенсионный фонд (приложение 23)? Нужно ли отражать сумму выплаченного пособия по беременности и родам в этом отчете? Войдет ли эта сумма в отчетность по персонификации?
2. Отразится ли уход работницы в декретный отпуск на показателях среднеучетного количества (численности) работников в отчетах в другие фонды социального страхования, войдет ли эта сумма в фонд оплаты труда (облагаемые доходы)?
3. Отражать ли сумму выплаты по больничному листу в Отчете по форме № 1 ДФ?
4. В какие сроки необходимо сдать в налоговый орган Справку на наемную работницу для того, чтобы не платить за нее единый налог за июнь? Как в последствии получить новую Справку на данную сотрудницу?
5. Как правильно указать в квартальном Отчете предпринимателя-единоналожника фактическую численность работников: с учетом этой сотрудницы или без нее?
ОТВЕТ. Итак, начнем с отчетности в Пенсионный фонд. Ежемесячно по взносам за наемных работников предприниматель отчитывается по форме приложения 23 к Инструкции № 21-1 документ 1, а также ежегодно подает отчетность по персонификации (форма «ІНДАНІ»). В приложении 23, кроме всего прочего, приводятся данные о «Среднеучетной численности работников учетного состава за отчетный период» и «Количество застрахованных лиц в отчетном периоде».
Первый показатель рассчитывается согласно Инструкции № 286 документ 2 исходя из количества штатных работников учетного состава за каждый день месяца и количества календарных дней в этом месяце.
Определяя количество штатных работников на определенную дату, работницу, находящуюся в отпуске по беременности и родам, учитывать нужно. Однако при исчислении среднеучетного количества штатных работников учетного состава учитываются все категории работников учетного состава, указанные в пунктах 2.4, 2.5 Инструкции № 286, кроме работников, которые находятся в отпусках в связи с беременностью и родами или для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (подпункты 2.5.8 — 2.5.9 Инструкции № 286). Такое требование содержится в подпункте 3.2.2 пункта 3 Инструкции № 286. Учет этих категорий работников ведется отдельно.
Следовательно, работница, которая в мае ушла в декретный отпуск, при расчете показателя среднеучетного количества штатных работников учетного состава учитывается только в те календарные дни отчетного месяца, когда она в таком отпуске не была.
Показатель «Количество застрахованных лиц в отчетном периоде» определяется как количество лиц, по которым предоставляются сведения для персонифицированного учета (согласно разъяснениям, предоставленным ПФУ в письме от 23.03.2004 г. № 2727/04).
Согласно пункту 1.2 постановления № 7-6 документ 3 застрахованными являются лица, перечисленные в статьях 11 и 12 Закона № 1058 документ 4, в том числе сюда попадают и наемные работники, состоящие в трудовых отношениях с предпринимателем (в течение месяца). Следовательно, в этом показателе нужно учесть и работницу, ушедшую в декретный отпуск, а также отразить сведения по данной работнице в отчетности по персонификации за 2008 год. При этом сумма самого пособия по беременности и родам в форме «ІНДАНІ» не приводится.
Однако саму сумму пособия по беременности и родам не нужно отражать в данных формах отчетности в Пенсионный фонд, так как она пенсионными взносами не облагается.
Заметим, что в данных формах отражается только сумма обычного больничного.Теперь что касается подачи отчетности в остальные социальные фонды: Фонд «временной нетрудоспособности», Фонд «безработицы» и Фонд «несчастного случая».
Сразу отметим, что в доход, который облагается взносами в данные фонды, сумма пособия по беременности и родам не входит, так как она не включается в фонд оплаты труда согласно
Инструкции № 5 документ 5 (т. е. в отчетах не отражается).В отчетностях по соцфондам приводятся такие показатели о количестве работников:
— в Фонд «временной нетрудоспособности» (Ф4-ФСС з ТВП) — «Среднеучетная численность штатных работников в эквиваленте полной занятости»;
— в Фонд «безработицы» — «Среднеучетная численность штатных работников (лиц)»;
— в Фонд «несчастного случая» — «Среднеучетное количество штатных работников (лиц)».
Расчет этих показателей, как уже говорилось, осуществляется согласно
Инструкции № 286. При этом сотрудница, находящаяся в отпуске по беременности и родам, в расчете данных показателей не учитывается (несмотря на то что трудовые отношения с ней не прерываются и она остается в штате сотрудников).Далее. В
Налоговом расчете по форме № 1ДФ пособие по беременности и родам следует отражать отдельной строкой с признаком дохода «22» (налогом с доходов физических лиц оно не облагается, поэтому в графах 4 и 4а ставятся нули).В данном отчете приводится количество штатных работников («Работало в штате»), и здесь работница, находящаяся в декретном отпуске, учитывается. Напомним, что в ф. № 1ДФ в строке «Работало в штате» указывается наибольший из показателей количества штатных работников на 1-е число каждого месяца отчетного квартала.
Теперь относительно уплаты единого налога за данную работницу. Несмотря на то что формально работница, пребывающая в декретном отпуске, остается в штате предпринимателя, фактически трудиться у него в этот период она не будет, и поэтому доплачивать 50 % единого налога за нее предприниматель не обязан. Для этого он должен подать
Справку о трудовых отношениях физического лица с плательщиком единого налога, выписанную на такого работника, в налоговый орган по месту своей регистрации (письмо ГНАУ от 16.08.2006 г. № 4334/А/17-0715, письмо Госпредпринимательства от 30.05.2002 г. № 1-221/2951).На практике налоговики, чтобы определить, с какого месяца не осуществлять доплату единого налога, будут ориентироваться не на день ухода работницы в декретный отпуск, а на дату возврата
Справки. Если работник в течение календарного месяца работает хотя бы один день, доплатить единый налог за него нужно в полной сумме, как и за отработанный им месяц, т. е. 50 % ставки налога.Таким образом, дата ухода работника в середине месяца (не позднее 20 или позднее 20 числа месяца) имеет принципиальное значение.
В нашем случае работница уходит в декретный отпуск не позднее 20 числа месяца, поэтому здесь особых вопросов не возникает. Справку лучше подать не позднее 20 мая. Если она будет подана после 20 мая, то предпринимателю лучше до 20 мая, по крайней мере, уведомить налоговиков о том, что в следующем месяце работница фактически трудиться у предпринимателя уже не будет и Справка будет возвращена (чтобы не возникало вопросов, почему за работника не уплачен единый налог за следующий месяц).Заметим, если по какой-то причине за работницу были уплачены 50 % ставки единого налога за следующий месяц (июнь), то, по мнению ГНАУ, уплаченная за нее вперед (за ненаступившие налоговые периоды) доплата — 50 % единого налога — возврату не подлежит (
письмо ГНАУ от 16.08.2006 г. № 4334/А/17-0715) .Что касается данных о фактической численности работников в
Отчете единоналожника, то работницу нужно учитывать только в тех месяцах, где за нее доплачивалось 50 % единого налога, т. е. она работала хотя бы один день в месяце (Справка не была подана). В данной ситуации в Отчете за II квартал работница будет посчитана в апреле и мае 2008 года.Впоследствии, когда работница выйдет из декретного отпуска и отпуска для ухода за ребенком до трех лет и приступит к трудовым обязанностям, на нее опять нужно будет получить
Справку. При этом предприниматель должен будет доплатить за нее единый налог (50 % от ставки) из расчета не менее чем за полный месяц от начала ее деятельности.Например, работница вышла из отпуска для ухода за ребенком 26 июня. В таком случае за нее нужно уплатить единый налог (50 % от ставки, по которой предприниматель уплачивает единый налог)
за целый месяц (за июнь) и получить на нее Справку.За вновь приступившую к работе женщину единый налог нужно уплатить не позднее дня ее выхода на работу, а также обратиться в налоговый орган для получения
Справки (до ее выхода).Перечень документов, которые необходимо подать для получения
Справки, в этом случае законодательством не установлен. Как правило, на местах требуют, чтобы были поданы заявление по форме приложения 1 к Порядку № 599 документ 6 и документ об уплате единого налога за работницу.Обратите внимание:
если работница вернулась на работу уже после 20 числа месяца, доплату единого налога за нее нужно внести за два месяца — за месяц, в котором она вышла на работу, и за следующий месяц (за который срок уплаты единого налога уже наступил).Если работница вернулась взамен уволенного в течение этого же календарного месяца работника, то за нее доплачивать единый налог не нужно. Нужно только получить Справку (
письмо ГНАУ от 31.03.2000 г. № 4570/7/17-0517).Расшифровка нормативных ссылок (документ)
1
Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1.2
Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286.3
Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления ПФУ от 10.06.2004 г. № 7-6.4
Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.5
Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.6
Порядок выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденный приказом ГНАУ от 29.10.99 г. № 599.
