Справочник предпринимателя. Аренда в деятельности предпринимателя

Ключевые
моменты

На что обратить внимание

Нормативно-правовой акт, письма

1

2

3

I. Аренда движимого имущества

Форма договора

По общему правилу договор аренды заключается в простой
письменной форме (образец договора аренды имущества
см. в «СД», 2009, № 10, с. 39)

Статья 206 ГКУ

Что нельзя сдавать/брать в аренду (субаренду)?

Запрещено передавать в финансовый лизинг ^{справка 1}земельные участки и иные природные объекты, а также целостные имущественные комплексы.
Кроме того, нельзя сдавать в аренду оружие, боеприпасы, боевую и специальную технику.
В субаренду запрещено сдавать имущество, взятое напрокат

Статьи 760 и 791 ГКУ, статья 3 Закона о финансовом лизинге, часть 3 статьи 7 Закона о хозяйственной деятельности в ВСУ

Субаренда

Арендатор может передать имущество в субаренду, но только при условии согласия арендодателя, если иное не установлено договором. В любом случае, для того, чтобы с субарендой не возникало проблем, лучше заручиться отдельным документом —
письменным согласием арендодателя на субаренду.
Срок договора субаренды не может превышать срока действия договора аренды

Статья 774 ГКУ

Ремонт объекта аренды

Текущий ремонт имущества, полученного в аренду, проводит арендатор (если в договоре не указано иное).
Капитальный ремонт имущества, переданного в аренду, проводит арендодатель за свой счет (если в договоре не указано иное)

Статья 776 ГКУ

Улучшение имущества

Арендатор может улучшать арендованное имущество только при условии согласия арендодателя. Если имущество улучшено без такого согласия и улучшение неотделимо от имущества, арендатор не имеет права на возмещение стоимости улучшения.
А вот если улучшение осуществлено с согласия арендодателя, то арендатор имеет право требовать возмещения такого улучшения.
Если улучшение отделимо от вещи, арендатор имеет право его изъять

Статья 778 ГКУ

НДФЛ и взносы

Арендатор-предприниматель при выплате арендной платы физическому лицу — арендодателю (непредпринимателю) обязан удержать НДФЛ из выплачиваемой суммы (15 %) и отразить выплату в форме № 1ДФ (код — «01»).
Если выплата производится юрлицу или предпринимателю, ни НДФЛ, ни соцвзносы уплачивать не нужно. Единственное, у предпринимателя-арендодателя стоит попросить копии:
— Свидетельства о госрегистрации;
— Свидетельства об уплате единого налога с указанием такого вида деятельности, как сдача имущества в аренду;
— платежного документа об уплате НДФЛ или единого налога за тот квартал (месяц), в котором выплачивается доход (этого требует ГНАУ, хотя в соответствии с законодательством достаточно всего лишь визуально убедиться в наличии таких документов).
Вознаграждение, выплаченное предпринимателю, в форму № 1ДФ записывается с кодом «42»

Пункт 1.3 Закона о налоге с доходов, Порядок № 451, письма ГНАУ от 10.08.2007 г.
№ 3990/C/07115, № 15947/7/17-0717, от 13.03.2006 г. № 2241/6/17-0716

Арендные платежи и расходы

Предприниматели на общей системе налогообложения имеют право включить арендные платежи в расходы при наличии документов, подтверждающих уплату денежных средств (чеки, квитанции, платежные поручения).
Предприниматели на едином налоге тоже могут записать в графу «Расходы» Книги ф. № 10 арендные платежи при наличии подтверждающих документов (письмо ГНАУ от 26.10.2004 г. № 20714/7/17-3117).
Запись о расходах осуществляется в момент уплаты арендных платежей ^{справка 2}

Статья 13 Декрета № 13-92, подпункт 5.2.1 Закона о налоге на прибыль

II. Аренда недвижимости

Форма договора

Договор аренды здания или капитального сооружения (их части) заключается в письменной форме. Образец договора аренды недвижимости см. в «СД», 2009, № 10, с. 36

Статья 793 ГКУ

Нотариальное заверение и госрегистрация ^{справка 3}

Если договор аренды здания заключен сроком на 3 года и более, его обязательно нужно заверить у нотариуса и зарегистрировать.
Незаверенный у нотариуса договор считается ничтожным по умолчанию, для этого даже не требуется решения суда.
В принципе такой договор может быть признан действительным, но только в суде и если будет доказано, что одна из сторон уклонялась от нотариального заверения договора. Однако с учетом последнего мнения ВХС шансов на помощь судов в данном случае остается все меньше (Обобщение практики рассмотрения судами гражданских дел о признании сделок недействительными от 24.11.2008 г.).
Вместе с тем несложно совершенно законно избежать необходимости заверять и регистрировать договор аренды недвижимости. Для этого достаточно заключить его на 2 года и 11 месяцев (или даже 2 года и 364 дня), а по истечении указанного срока подписать новый договор с таким же сроком и на тех же условиях. Причем в случае возникновения споров можно быть уверенным, что суды станут на сторону предпринимателя. Что касается
договоров аренды, при которых здание передается в пользование физлицу (непредпринимателю), то раннее они подлежали нотариальному удостоверению независимо от срока действия договора. Теперь же их можно заверять (регистрировать) в общем
порядке, т. е. если срок договора составляет 3 года и более
(Закон № 1509)

Статьи 220, 793 и 794 ГКУ

Размер арендной платы

Оговаривается сторонами в договоре аренды

—

Документальное оформление
аренды

Передача недвижимости по договору аренды оформляется актом приема-передачи объекта аренды, который подписывается арендатором и арендодателем. Этот акт может иметь произвольную форму. Во избежание недоразумений в акте целесообразно указать состояние здания (помещения), наличие мебели, кондиционера, сантехники и т. п.
Возврат объекта аренды арендодателю также оформляется актом приема-передачи.
Выплату арендного вознаграждения лучше проводить после подписания акта приема-передачи услуг аренды, который оформляется ежемесячно, ежеквартально и т. п. — в зависимости от периодичности выплат

Статья 795 ГКУ

Ремонт (улучшение) объекта
недвижимости и расходы

Ремонт и улучшение арендованной недвижимости происходит в том же порядке, что и движимого имущества: текущий ремонт делает арендатор, а капитальный ремонт и иные улучшения — арендодатель или арендатор с согласия арендодателя (лучше, если согласие — письменное).
Если договор аренды обязывает или разрешает арендатору ремонтировать и улучшать здание, расходы на ремонт можно записывать в Книгу ф. № 10 (в сумме не более 10 % балансовой стоимости всех групп основных фондов на начало года) при условии, что предприниматель сможет рассчитать амортизацию (подробнее см. «СД», 2009, № 10, с. 32)

Стати 776, 778 ГКУ, подпункт 8.8.1 Закона о налоге на прибыль

Коммунальные платежи и расходы

Договоренность о том, кто будет уплачивать за воду, электроэнергию, тепло и т. п., целесообразно прописать в договоре аренды.
Как правило, коммунальные платежи — это бремя именно арендатора, но вот оплачиваются они по-разному:
1) все договоры с поставщиками коммунальных услуг переоформляются на арендатора, и он от своего имени вносит соответствующие платежи. Если документы, подтверждающие оплату коммунальных услуг, имеются (выписаны на имя арендатора), сумма платежей записывается в Книгу ф. № 10 на дату их оплаты ^{справка 2};
2) все договоры с поставщиками коммунальных услуг оформлены на арендодателя, и он сам оплачивает соответствующие счета. При этом сумма арендной платы такова, что покрывает расходы на оплату коммунальных услуг. В этом случае:
— арендатор включает всю сумму арендной платы в состав расходов и записывает ее в Книге ф. № 10 на дату выплаты арендного платежа ^{справка 2};
— арендодатель отражает расходы на дату оплаты счетов, выставленных поставщиками коммунальных услуг ^{справка 2};
3) все договоры с поставщиками коммунальных услуг оформлены на арендодателя. Но сумма арендной платы не покрывает расходы на оплату коммунальных услуг. В этом случае:
— арендатор отдельно (плюс к арендной плате) возмещает арендодателю расходы на оплату потребленных коммунальных услуг
(а иногда и сам оплачивает счета, выписанные на арендодателя). Велика вероятность того, что оплату коммунальных услуг налоговики не разрешат включить в расходы;

— арендодатель деньги, полученные транзитом от арендатора на оплату коммунальных услуг, должен сначала записать в Книгу ф. № 10 как доход, а затем (при перечислении поставщикам услуг) записать в Книгу ф. № 10 в графе «Расходы» (при наличии платежных документов).

Если арендодатель — единоналожник, то ему лучше позаботиться о внесении в свое Свидетельство такого вида деятельности, как «прочие виды деятельности» (имеется в виду получение от арендатора средств на оплату коммунальных услуг). Иначе налоговики могут попытаться взыскать НДФЛ с таких средств. При этом велика вероятность того, что они будут придерживаться стандартной позиции: деньги, проходящие через арендодателя-единоналожника транзитом, должны учитываться в годовой сумме выручки для сравнения с пределом в 500 тыс. грн.

Подпункт 5.2.1
Закона о налоге на прибыль

Земля под зданием, переданным в аренду

Одновременно с правом аренды здания арендатору предоставляется право пользования земельным участком, на котором это здание расположено. Поэтому отдельный договор аренды земли не нужен (теперь уже точно, поскольку статья 290 ХКУ, требовавшая наличия отдельного нотариально заверенного договора аренды земли, исключена из ХКУ в соответствии с Законом № 1509).
Кроме того, арендатор не обязан отдельно уплачивать за землю, так как:
— по ГКУ арендатор, уплачивая арендную плату за здание, в ее составе уплачивает и за пользование зданием, и за пользование землей. Для этого совершенно необязательно, чтобы в договоре аренды плата за пользование землей выделялась отдельной строкой;
— налог на землю (или арендную плату за пользование землями государственной или коммунальной собственности) обязан уплатить арендодатель.
Если арендодатель-единоналожник, который сдает в аренду недвижимость, расположенную на собственном земельном участке, то он может налог на землю не уплачивать согласно Указу № 746 (подробнее об этом см. «СД», 2008, № 17, с. 29). А вот если земля не находится в его собственности, то от арендной платы за ее использование он не освобожден (арендную плату уплачивают даже единоналожники)

Статьи 796, 797 ГКУ, пункт 6
Указа № 746

Аренда госимущества

Для того чтобы взять в аренду объект недвижимости, который находится в госсобственности, необходимо подать на госпредприятие пакет документов, среди которых: заявление, примерный договор аренды, расчет арендных платежей и др.
Размер годовой арендной платы не может превышать 10 % стоимости арендованного имущества (кроме случаев аренды по конкурсу). Стоимость имущества определяется путем независимой оценки. Услуги по определению стоимости арендатор и арендодатель оплачивают по договоренности.
Что касается возмещения коммунальных услуг, то в случае переоформления договоров с поставщиками услуг на арендатора вопросов не возникает: коммунальные платежи однозначно попадают в расходы.
Если же договоры остаются заключенными от лица арендодателя, нужно, кроме договора аренды, подписать договор о возмещении расходов балансодержателя на содержание арендованного недвижимого имущества и предоставление коммунальных услуг арендатору. На наш взгляд, такой договор, счета от арендодателя и соответствующие платежные документы — достаточное документальное подтверждение для включения возмещаемых коммунальных платежей в состав расходов

Перечень № 2975 (перечень документов), приказ № 1774 (типовой договор аренды госимущества, примерный договор на возмещение коммунальных услуг), статья 19 Закона № 2269, пункт 19 Методики № 629, письмо ГНАУ от 05.01.2000 г. № 34/6/15-1116

Расторжение
договора аренды

Договор аренды может быть досрочно расторгнут:
1) по инициативе арендатора в таких случаях:
— арендодатель передал в пользование недвижимость, качество которой не отвечает условиям договора;
— арендодатель вовремя не производит капитальный ремонт здания;
— арендодатель не уведомил арендатора о праве третьих лиц на сданную в аренду недвижимость;
2) по инициативе арендодателя в таких случаях:
— арендатор пользуется зданием не по назначению или с нарушением условия аренды (например, помещение взято в аренду под склад, а на самом деле арендатор разместил в нем бар);
— арендатор передал недвижимость в субаренду (пользование) третьему лицу без согласия арендодателя;
— существует угроза повреждения здания;
— арендатор не провел капитальный ремонт, если в договоре аренды такая обязанность возложена на него.
Если вторая сторона не согласна с расторжением договора, он может быть расторгнут только по решению суда.
При аренде госимущества договор аренды может быть
расторгнут досрочно по решению суда при наличии перечисленных оснований, а также в случае невыполнения сторонами своих обязательств

Статьи 784, 769, 783 ГКУ, статья 188 ХКУ, статья 26 Закона № 2269

НДФЛ и взносы

1. В случае когда договор аренды заключен с физлицом-непредпринимателем, НДФЛ удерживается с суммы вознаграждения, указанной в договоре (НДФЛ равен 15 %). Но если местный исполком утвердил и обнародовал минимальную стоимость месячной аренды 1 кв. м общей площади недвижимости, НДФЛ взимается с наибольшей из сумм:
— либо с арендной платы, указанной в договоре;
— либо с рассчитанной суммы минимальной арендной платы ^{справка 4}.
Сумма выплаченного арендодателю вознаграждения отражается в отчете по ф. № 1ДФ с признаком дохода «08». НДФЛ перечисляется в бюджет по месту регистрации арендатора ^{справка 5}одновременно с выплатой арендной платы.
2. В случае когда договор аренды заключен с предпринимателем, ни НДФЛ, ни взносы не уплачиваются. При этом налоговики желают видеть у арендатора копии Свидетельства о госрегистрации арендодателя, Свидетельства единоналожника с видом деятельности «сдача в аренду недвижимости» (при наличии), а также платежек об уплате арендодателем НДФЛ или единого налога. При отсутствии указанных копий налоговики грозятся взыскать НДФЛ
с арендатора в тройном размере.
В форме № 1ДФ доход, выплаченный предпринимателю, отражается с кодом «42».
3. При заключении договора с юрлицом ни НДФЛ, ни взносы не уплачиваются, и проблемы с налоговиками возникать не должны

Подпункты 8.2.1 и 9.1.2 Закона о налоге с доходов, письма ГНАУ от 10.08.2007 г. № 3990/C/07115, № 15947/7/17-0717, от 13.03.2006 г. № 2241/6/17-0716

Арендные платежи и расходы

Арендная плата за недвижимость включается в расходы в общем порядке: при наличии подтверждающих платежных документов и при наличии связи с хоздеятельностью. В Книгу ф. № 10 такие расходы попадают на дату перечисления средств ^{справка 2}.
Но есть два нюанса:
— относить в расходы арендные платежи по сомнительным договорам (незарегистрированным и незаверенным у нотариуса, если это необходимо) не стоит;

— нельзя включать в расходы арендную плату за съем недвижимости, которая относится к жилищному фонду (например, под офис сняли квартиру в жилом доме). Дело в том, что договор аренды квартиры, которая, с одной стороны, относится к жилищному фонду, а с другой — используется в качестве офиса, противоречит нормам статьи 6 ЖКУ, поэтому судом такой договор может быть признан недействительным

Статья 13 Декрета № 13-92, подпункт 5.2.1 Закона о налоге на прибыль

III. Аренда автомобиля

Форма договора

Договор аренды автомобиля заключается в письменной форме. Примерный образец договора см. в «СД», 2008, № 3, с. 23.
К сведению, налоговики в своих консультациях обращают внимание на необходимость указать в договоре: наименование и марку автомобиля, госномер, цвет, год выпуска, номера двигателя, шасси и кузова, реквизиты техпаспорта, а также срок аренды автомобиля, сумму арендной платы, форму оплаты (денежная, натуральная или иная) и периодичность проведения расчетов (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 29, с. 36)

Статья 799 ГКУ

Нотариальное заверение и госрегистрация

Госрегистрация договора необязательна.
Заверять договор у нотариуса нужно только в том случае, если аренодателем выступает физлицо-непредприниматель.
Если же договор аренды автомобиля заключен между предпринимателями или предпринимателем и юрлицом, он не нуждается в нотариальном удостоверении (такого мнения придерживаются суды при условии, что договор заключен в рамках предпринимательской деятельности). А вот налоговики считают, что предпринимательский статус не освобождает физлицо от необходимости заверять договор у нотариуса

Статья 799 ГКУ, постановление ВХСУ от 14.09.2006 г. по делу № 41/102

Документы, связанные с арендой автомобиля

Вместе с автомобилем арендодатель обязан передать арендатору соответствующую техническую документацию на транспортное средство, оговоренную в договоре аренды, например: техпаспорт, руководство по эксплуатации, техобслуживанию и ремонту с описанием технических характеристик автомобиля и др.
При передаче автомобиля оформляется акт приема-передачи (произвольной формы). Возврат автомобиля арендодателю после истечения срока аренды тоже оформляется актом приема-передачи.
Временный регистрационный талон теперь иметь необязательно. Поэтому можно обратиться в ГАИ и получить его, а можно возить с собой договор аренды автомобиля (в таком случае лучше договор заверить нотариально). При этом, если при проверке налоговики предпримут попытку исключить из состава расходов все платежи, связанные с арендованным автомобилем, на который нет временного талона, нужно иметь в виду, что подобное мнение всегда было незаконным, а тем более сейчас с учетом последних изменений пункта 2.1 ПДД.
Взяв автомобиль в аренду, нужно оформить полис страхования гражданско-правовой ответственности водителей. Однако стоимость полиса в расходы включить не удастся, поскольку автомобиль не собственный, а арендованный.
В течение срока действия договора ежемесячно (или с другой периодичностью) стороны должны составлять акт предоставленных услуг по аренде, на основании которого арендодателю выплачивается вознаграждение

Пункт 2.1 ПДД, письмо ГНА
в г. Киеве от 24.11.2006 г. № 976/10/31-106, статья 801 ГКУ, статья 1 Закона № 1961,
подпункт 5.4.6
Закона о налоге на прибыль

Транспортный
налог

Как правило, транспортный налог обязан уплачивать арендодатель. Но в договоре аренды может быть указано и другое: обязанность арендатора — уплачивать транспортный налог.
Если транспортный налог уплачивает арендатор, в расходы включать его нельзя, поскольку на расходы можно относить страхование только собственного имущества, а не арендованного.
Физлицо уплачивает этот налог раз в год или раз в два года
(во время прохождения техосмотра автомобиля)

Статьи 1 и 6 Закона о налоге с владельцев транспортных средств, подпункт 5.4.6 Закона о налоге на прибыль

Сбор за загрязнение окружающей природной среды (экосбор)

Сбор уплачивается арендатором ежеквартально в течение 50 календарных дней после окончания отчетного квартала.
По экосбору ежеквартально составляется отчет и подается в налоговую по месту регистрации предпринимателя в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала. О том, как отчитаться по данному налогу, см. «СД», 2008, № 8, с. 4.
Важный нюанс: расчет экосбора составляется нарастающим итогом, поэтому, даже если в течение года предприниматель прекратит использовать автомобиль, расчет все равно придется подавать до конца года, дублируя предыдущие данные.
Уплаченный экосбор включается в расходы арендатора

Статья 2 Инструкции № 162/379, подпункт 5.2.5
Закона о налоге на прибыль

Техобслуживание (в том числе мойка) и расходы

Все расходы на техобслуживание арендованного автомобиля включаются в состав расходов предпринимателя независимо от того, какой автомобиль арендуется — грузовой или легковой. Перечень работ, которые являются техобслуживанием, определен в Положении № 102 (см.  «СД», 2008, № 20, с. 35). В нем, в частности, упомянута и мойка автомобиля

Статья 801 ГКУ, подпункт 5.2.1
Закона о налоге на прибыль

Ремонт автомобиля и расходы

Если предприниматель не намерен спорить с налоговиками и доказывать свое право на амортизацию основных фондов, стоимость ремонта в расходы включать не следует.
Смелый предприниматель может включить в расходы сумму ремонта, но не более 10 % от совокупной балансовой стоимости собственных основных средств на начало года. Подробнее о том, как рассчитать амортизацию, балансовую стоимость и расходы, а также подтвердить все документально, см. «СД», 2009, № 10, с. 32

Подпункт 8.7.1
Закона о налоге на прибыль

Замена шин/аккумуляторов и расходы

Положением № 102 замена шин и аккумуляторов не отнесена ни к техобслуживанию, ни к ремонту. Но по своей сути такие затраты необходимы для того, чтобы арендованное транспортное средство находилось в рабочем состоянии. А это и есть техобслуживание. Значит, стоимость шин и аккумуляторов можно включать в расходы в полном объеме. С этим соглашаются и налоговики, кроме одного исключения: шины, которые вследствие повреждения заменяются до того, как прошли норму пробега, налоговики рекомендуют относить к ремонту автомобиля («Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 14)

Подпункт 5.2.1
Закона о налоге на прибыль

Замена дисков и расходы

Поскольку без дисков транспортное средство может выполнять свои функции, их замена больше похожа на улучшение автомобиля, чем на техобслуживание. А любое улучшение в свете налогового законодательства — это ремонт

Подпункт 8.7.1
Закона о налоге на прибыль

ГСМ и расходы

Стоимость ГСМ, приобретенных для грузовика ^{справка 6}, включается в расходы в полной сумме, а для легкового автомобиля — только в размере 50 %

Подпункт 5.4.10 Закона о налоге на прибыль

Стоимость стоянки/парковки и расходы

В отношении грузовых автомобилей затраты на парковку и стоянку включаются в расходы в полной сумме.
В отношении легковых автомобилей указанные затраты включать в расходы запрещено

Подпункт 5.4.10 Закона о налоге
на прибыль

Арендные платежи и расходы

При аренде грузовика арендные платежи включаются в расходы в полной сумме, а при аренде легкового автомобиля — только в размере 50 %. Это ограничение не касается тех предпринимателей, основной деятельностью которых являются перевозки или туристические услуги

Подпункт 5.4.10 Закона о налоге на прибыль

Аренда с экипажем

Особенности аренды транспортного средства с экипажем:
1) управление и эксплуатация транспортного средства осуществляется его экипажем;
2) экипаж — это наемные лица арендодателя (арендатор с ними никаких договоров не заключает);
3) расходы на содержание экипажа несет арендодатель (т. е. арендодатель сам выплачивает зарплату экипажу);
4) экипаж обязан отказаться от выполнения распоряжений арендатора, если они противоречат условиям договора аренды, условиям использования транспортного средства, а также если они могут быть опасными для экипажа, транспортного средства, других лиц.
Ориентировочный образец договора аренды автомобиля с экипажем приведен в «СД», 2007, № 7, с. 36

Статья 805 ГКУ

НДФЛ и взносы

То же, что и при аренде имущества