Путеводитель по миру автоматизированного учета. Часть 2 — готовые программные продукты
В этой статье мы продолжим рассматривать программы, позволяющие предпринимателю автоматизировать свой учет (начало см. в «СД», 2009, № 19, с. 32). Самые популярные среди них — «1С: 8.0» и «Предприниматель 4TM». Речь пойдет в основном об этих продуктах (а также о некоторых других): что они могут и в чем их отличия. Разберемся и решим, какой вариант нам подходит.
Наталья Григорьева, Василий Качерай, консультанты газеты «Собственное Дело»
«1С: Торговля для частных предпринимателей»
После выхода в свет восьмой версии «1С: Предприятие» наконец-то не только предприятия, но и предприниматели получили возможность автоматизировать свой учет. Специально для них разработчики сделали простую и функциональную программу «1С: Торговля для частных предпринимателей». Каковы ее особенности? Отвечаем.
Кто может пользоваться?
Сразу оговоримся, что вести учет с помощью «1С: Торговля для частных предпринимателей» смогут
только единоналожники и фикспатентщики. А вот предприниматели на общей системе пока что оказались за бортом «1С».Кроме того, в конфигурации
отсутствует автоматизированный учет НДС, что, безусловно, может разочаровать некоторых пользователей. Однако этот недостаток легко устранить, организовав учет НДС в Ms Excel (подробно об этом см. «СД», 2009, № 19, с. 47).Вместе с тем в «1С»
есть возможность вести автоматизированный учет заработной платы, товаров, долгов и денежных средств, а также подготавливать основные отчеты на основании данных, внесенных в программу.
Сколько стоит?
Цена конфигурации «1С: Торговля для частных предпринимателей» варьируется в пределах 600 — 650 грн.
Как организован учет денежных средств?
Программа позволяет получать информацию о движении денежных средств (остаток на начало, приход, расход и остаток на текущую дату) отдельно по:
— кассе;
— расчетному счету;
— иностранной валюте.
Учет можно вести как по нескольким банковским счетам, так и по нескольким «кассам»
(лицам, ответственным за оборот наличных).Кроме того, предприниматель имеет возможность сформировать
отчет «Движение денежных средств», который даст исчерпывающую информацию о структуре расхода и прихода денег по каждой сделке, валюте, операции и по каждому контрагенту.
Как учитываются долги (задолженность контрагентов нам и наши долги им)?
В программе предусмотрена возможность хранения и систематизации различной информации, касающейся каждого конкретного контрагента: не только задолженность по договорам, но и контактная информация, прикрепленные файлы и даже напоминания.
Кроме того, если оприходованный (или отгруженный) товар сразу оплачен, сумму оплаты можно указать прямо в документе на оприходование/отгрузку. При этом не придется создавать два документа (один — на отгрузку/оприходование, а второй — на оплату), как это обычно делается в других конфигурациях.
Как учитываются товары?
С помощью данной программы предприниматель может регистрировать поступление и реализацию товаров,
определять их остаток на текущую дату по:—
каждому месту хранения;— каждой серии;
—
каждой характеристике товара (цвету, модели, размеру и т. п.).Программа позволяет также оформлять и распечатывать первичные документы —
расходную накладную и товарный чек.
Как определить затраты на приобретение товаров, проданных в отчетном периоде?
Среди всех затрат на покупку товара в конце квартала нужно выделить именно те, которые касаются проданного в течение квартала товара. Сделать это поможет любой из методов расчета стоимости реализованных запасов:
— по средней себестоимости;
— по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (ФИФО);
— по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (ЛИФО).
На наш взгляд, логичнее всего применять метод ФИФО.
Как автоматизирован расчет зарплаты?
Программа позволяет автоматически:
—
начислять зарплату работникам предпринимателя по окладу;— вести взаиморасчеты с работниками вплоть до выплаты им зарплаты;
—
рассчитывать НДФЛ и взносы, начисляемые и удерживаемые с зарплаты;—
формировать соответствующие отчеты, связанные с наличием наемных работников (отчет по форме № 1 ДФ, отчеты по взносам в Пенсионный фонд (далее — ПФ) и иные фонды социального страхования).При выполнении расчетов
учитывается наличие работающих инвалидов и пенсионеров.
Какие отчеты формируются в автоматическом режиме?
В конфигурации формируются Книга учета доходов и расходов предпринимателя по ф. № 10, Отчет субъекта малого предпринимательства — физического лица — плательщика единого налога, Декларация о доходах (ф. № 1), расчеты страховых взносов в ПФ и фонды социального страхования, форма № 1ДФ.
«Предприниматель 4тм»
Программа «Предприниматель 4тм» разработана специально для учета деятельности предпринимателей. Среди ее достоинств можно выделить интуитивно понятный интерфейс и простой принцип работы. Его освоение потребует от пользователя минимум усилий. Итак, о возможностях данной программы.
Кто может пользоваться?
Любой предприниматель независимо от системы налогообложения (
на общей системе, на едином налоге, на фикспатенте) может автоматизировать свой учет с помощью данной программы. Причем можно пользоваться как уже созданными базами данных (для ведения учета в розничной, оптовой торговле, при транспортных перевозках и в производстве), так и создать вручную собственную базу данных.Кроме того, программа
позволяет автоматизировать учет НДС (оформлять и учитывать налоговые накладные, формировать их реестр и составлять декларацию по НДС), что важно для плательщиков данного налога.
Каковы требования к компьютеру?
Программа «Предприниматель 4тм» работает на любом компьютере, где установлен Windows.
Сколько стоит?
Полная версия программы при условии:
—
привязки к одному компьютеру стоит 770 грн.;— переноса с компьютера на компьютер — 1200 грн.;
— подключения к серверу терминалов — 2600 грн.
После покупки программы пользователь сможет абсолютно
бесплатно получать все плановые и внеплановые обновления.
Как организован учет денежных средств?
Программа «Предприниматель 4тм» позволяет учитывать все операции по текущим счетам в банке, знать о состоянии расчетного счета в любой момент. Кроме того, она автоматически формирует
платежные поручения и заявления о внесении наличных на текущий счет.Данные о кассе также можно получить в автоматическом режиме, причем есть возможность не только сформировать приходные и расходные кассовые ордера, но и
распечатать покупателю товарный чек при приеме от него наличной оплаты.
Как учитываются долги?
Программа позволяет в любой момент узнать, кто и сколько должен предпринимателю, сколько и кому должен сам предприниматель (с учетом товара, принятого на реализацию или на комиссию). Для удобства можно даже составить отчет по задолженности.
Как учитываются товары (услуги)?
С товаром программа «Предприниматель 4тм» позволяет выполнять следующие действия: выписывать приходные и расходные накладные, налоговые накладные, счета, списывать в производство. По работам/услугам формируются акты выполненных работ/услуг.
В любой момент можно сформировать отчет и
узнать, сколько товара осталось на складе или сколько продукции было изготовлено, а сколько было закуплено и продано. Все это реализуется с помощью автоматических отчетов, причем отчет составляется на любую дату (можно анализировать прошедшие периоды).Также программа позволяет вести учет товаров в любой валюте, на каждом складе (или по каждому реализатору), по разным группам и подгруппам. С ее помощью
можно контролировать минимальные остатки товара и автоматически формировать заказ недостающего товара, работать со сканером штрих-кодов, а также создавать собственные штрих-коды.
Как определить затраты на приобретение товаров, проданных в отчетном периоде?
Для того чтобы правильно рассчитать чистый доход, нужно ставить в расходы стоимость только тех товаров, которые были проданы в отчетном периоде. Реализовать данный принцип в программе «Предприниматель 4тм» можно.
Для этого необходимо при настройке налоговых событий
(«Сервис» «Настройка» «Схема налогового учета») указать следующее: доходами считать поступление наличных и безналичных денег, а для расходов выбрать пункт под названием «Накл. расходная (себестоимость)». Тогда в таблицу Книги ф. № 10 попадут доходы от получения денежных средств, а в расходы — себестоимость отгруженных товаров.Но отгруженные предпринимателем товары должны быть оплачены их поставщику. Только в этом случае сумма себестоимости имеет законные основания попасть в расходы. Поэтому
на момент заполнения декларации о доходах нужно для каждой расходной накладной, товары по которой до сих пор не оплачены поставщику, щелкнуть по вкладке «НДС доходы» и в графе «Себестоимость в расходы» установить переключатель в положение «Не считать».Для удобства предусмотрено, что
подобную операцию можно выполнить в Книге ф. № 10, где напротив каждой операции предусмотрена возможность с помощью снятия или установки галочки вручную вносить корректировки в учет доходов и расходов.
Как автоматизирован расчет зарплаты?
справка 1Расчет заработной платы производится на основании заполненного документа «Табель учета рабочего времени». При этом
автоматически рассчитывается налог с доходов, удержания в Пенсионный фонд и иные фонды соцстраха, а также начисления на фонд оплаты труда в те же фонды (условия можно задать вручную). В расчетной ведомости по зарплате определяется сумма к выплате по каждому работнику.
Какие отчеты формируются в автоматическом режиме?
Кроме уже упомянутых отчетов по товарам, долгам и денежным средствам, можно получить такие отчеты (
в формате, пригодном для сдачи отчетности в электронном виде): декларацию о доходах для предпринимателей на общей системе; отчет предпринимателя на упрощенной системе налогообложения; декларацию по НДС со всеми приложениями и реестром налоговых накладных; отчет по ф. № 1ДФ; отчет в ПФ; отчет в Фонд социального страхования на случай временной потери трудоспособности; отчет в Фонд страхования на случай безработицы; отчет в Фонд страхования от несчастных случаев; расчет акцизного сбора; расчет сбора за загрязнение окружающей среды; расчет сбора за пользование водными ресурсами; отчетность по использованию РРО; анализ деятельности, прибыльности и рентабельности; сводную ведомость по всем аспектам деятельности.Программа также
содержит формы и сведения, необходимые при заполнении Книги ф. № 10.
Какова надежность хранения данных?
Программа позволяет архивировать базу данных, делать резервную копию рабочей базы данных, устанавливать пароль для пользователей, а также осуществлять иные настройки.
Другие решения
Существуют и такие программные продукты, которые на машину не устанавливаются, а доступны предпринимателю
при наличии подключения к Интернету. Например, шаблон «Предприниматель» в сервисе «EraTech Online Service», который позволяет оперативно отслеживать состояние текущего счета, кассы, выписывать счета, печатать первичные документы и получать автоматически заполненную отчетность. За пользование этой программой нужно платить ежемесячно. Бесплатный доступ к шаблонам будет активен только в течение 14 дней (http://www.eratech.com.ua).Еще один вариант
, к которому нередко прибегают предприниматели, — обратиться к услугам специалиста в области программного обеспечения. При этом программный продукт заказывается либо «с нуля», либо как упрощенный вариант сложной бухгалтерской программы. В результате заказчик получает программу, позволяющую автоматизировать учет движения товара на складе, начисления зарплаты, движения денежных средств и т. д. и настроенную конкретно под специфику его деятельности.
Заключение
Для учета результатов деятельности предпринимателя неудобно использовать существующие на сегодня стандартные программы по автоматизации бухгалтерского учета (во-первых, сложно, а во-вторых, дорого). Поэтому так актуален вопрос о поиске программы, подходящей именно для физлиц-предпринимателей. На сегодняшний день наибольшей популярностью пользуются две — «1С: 8.0» и «Предприниматель 4тм».
«1С» предназначена для единоналожников и предпринимателей на фикспатенте (не ведется автоматизированный учет НДС).
Программа «Предприниматель 4тм» предназначена для использования на любой системе налогообложения (предусмотрен учет НДС и составление НДС-декларации).
Научившись работать с «1С» (в упрощенной конфигурации для предпринимателей), по мере роста бизнеса предпринимателю будет легче перейти к использованию более продвинутых конфигураций.
Программа «Предприниматель 4тм» проще в использовании, чем «1С». Кроме того, она позволяет вручную настраивать правила налогового учета, а также учитывать или не учитывать операции по желанию пользователя.
Демо-версию программы для ознакомления можно бесплатно скачать с сайта разработчика — http://www.predpr4.com/demo.htm.Справочная информация (справка)
1
Программа продается как с составляющей «Зарплата», так и без нее, соответственно по разным ценам. Это очень удобно, поскольку предпринимателям, у которых нет наемных работников, не придется платить за ненужные разделы программы.
