Как оформить оплату коммунальных платежей при аренде помещения?
ВОПРОС. Предприниматель-арендодатель (на едином налоге) сдает в аренду помещение. Оплата за коммунальные услуги осуществляется арендатором, но без перезаключения договоров с соответствующими службами: счет приходит на имя арендодателя, а уплачивает по нему арендатор. Данный механизм прописан в договоре аренды так: «Арендатор обязан оплатить коммунальные услуги по счетам арендодателя». Причем ежемесячно стороны составляют акт об оплате коммунальных услуг. Можно ли так поступать? Как правильно арендодателю отражать доходы и расходы в данной ситуации?
ОТВЕТ. В первую очередь обратим внимание на тот факт, что здание находится в частной собственности (не госсобственность и не коммунальная собственность). Значит, никаких законодательных ограничений по расчетам за использование здания нет. Иными словами, стороны имеют полное право договориться (указать в договоре аренды) о том, что коммунальные платежи погашаются за счет арендатора. Но давайте разберемся, как правильно все организовать.
Поскольку с поставщиками коммунальных услуг договоры не перезаключались (остаются оформленными на арендодателя), арендатор теоретически не имеет оснований напрямую оплачивать счета арендодателя за коммунальные услуги. Ведь для этого недостаточно одной оговорки в договоре аренды — необходимо, как минимум, дополнительно заключать договоры перевода долга (между арендатором и арендодателем, а лучше между тремя сторонами сразу, включая и поставщика коммунальных услуг (статья 520 ГКУ)). Разумеется, такой вариант слишком трудоемкий и не подойдет в данной ситуации. Как же быть?
Есть другие варианты. Например, арендодатель, ничего не меняя в договоре аренды, может немного изменить сам механизм оплаты коммунальных услуг. Действия арендатора и арендодателя должны выглядеть так:
Как видим, арендодатель обязан от своего имени выписывать арендатору счет на возмещение коммунальных платежей. На основании такого счета арендатор (если он работает на общей системе) сможет учесть стоимость коммунальных платежей в составе своих расходов (основание — подпункт 5.2.1 Закона о налоге на прибыль, письмо ГНАУ от 05.01.2000 г. № 34/6/15-1116). Если же арендатор работает на едином налоге, то для отражения расходов ему достаточно иметь только платежный документ.
| Арендатор | Арендодатель |
| Делает запись в Книге ф. № 10 по графе «Расходы»: — на дату перечисления средств арендодателю для оплаты им коммунальных услуг; — на дату перечисления арендной платы, если оплачивается аренда за текущий или прошлые месяцы; — на начало месяца, если арендная плата за этот месяц уже была перечислена (заранее). Основание для отражения расходов предпринимателями на общей системе — подпункт 5.2.1 Закона о налоге на прибыль и платежное поручение; для единоналожников сумма расходов неважна, но при наличии платежного поручения лучше ее в Книгу ф. № 10 записать
| Делает запись в Книге ф. № 10 по графе «Выручка»: — на дату получения арендной платы (даже если платежи относятся к будущим периодам); — на дату получения от арендатора возмещения коммунальных платежей. Делает запись в Книге ф. № 10 по графе «Расходы» на дату перечисления средств поставщикам коммунальных услуг (на дату оплаты счетов)
|
В этом случае
арендодателю-единоналожнику не помешает подстраховаться и внести в Свидетельство вид деятельности «Прочие виды деятельности». Это необходимо для того, чтобы налоговики не предъявляли претензий, будто бы предприниматель занимается посредничеством в предоставлении коммунальных услуг, и не пытались обложить НДФЛ сумму возмещения, получаемую им от арендатора.Есть еще вариант. Арендодатель в принципе
может оставить все как есть: выдавать арендатору счета коммунальных предприятий, которые тот будет самостоятельно оплачивать. Единственное, что при этом нужно учитывать, — арендатор не получит права на расходы по оплаченным коммунальным услугам. Но если он единоналожник, сумма расходов для него не имеет абсолютно никакого значения (поскольку единый налог уплачивается в фиксированном размере независимо от величины дохода и расходов).Что касается Книги ф. № 10, то в данном случае:
| Арендатор | Арендодатель |
| Делает запись в Книге ф. № 10 по графе «Расходы»: — на дату перечисления арендной платы, если оплачивается аренда за текущий или прошлые месяцы; — на начало месяца, если арендная плата за этот месяц уже была перечислена (заранее). Оплата коммунальных услуг по счетам, выписанным на имя арендодателя, в Книге ф. № 10 не отражается, поскольку считается не связанной с деятельностью арендатора
| Делает запись в Книге ф. № 10 по графе «Выручка»: — на дату получения арендной платы (даже если платежи относятся к будущим периодам). Факт оплаты арендатором коммунальных услуг в Книге ф. № 10 не отражается ни в графе «Выручка» (поскольку деньги на текущий счет или в кассу арендодателя не поступили), ни в графе «Расходы» (поскольку арендатор не затрачивал собственные средства для оплаты коммунальных услуг)
|
Об оплате коммунальных услуг арендодатель и арендатор могут составлять документ произвольной формы (акт и т. п.), чтобы контролировать выполнение арендатором своих обязательств. Для целей налогового учета такой документ необязателен.
Документы консультации
ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.Закон о налоге на прибыль — Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.
