Основное об Отчете
После завершения командировки работник обязан предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет).
С 04.02.2014 г. его составляют по форме, утвержденной приказом № 845. Этим же приказом утвержден и Порядок его заполнения.
Подотчетное лицо (работник) заполняет все графы Отчета, кроме:
— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет. Эти графы заполняет предприниматель или бухгалтер (если есть), указывая дату и ставя подпись;
— «Звіт затверждено». Отчет утверждает предприниматель: он указывает сумму прописью и дату утверждения, ставит подпись.
Важно, чтобы работник расшифровал в Отчете даты, суммы, кому и за что заплачено. Если работник в командировке (кроме заграничной) потратил собственные средства на покупку товаров (услуг) для хозяйственных нужд, то по таким средствам он также должен отчитаться. На основании такого Отчета, а также подтверждающих документов работнику возместят понесенные им расходы.
Пример. Для переговоров и заключения договора на поставку товара предприниматель направил в командировку из г. Харькова в г. Киев менеджера Иваненко И. И. Срок командировки 5 дней (с 26.05.2014 г. по 30.05.2014 г.). Согласно Положению о служебных командировках суточные установлены в размере 200,00 грн. в день.
Аванс на командировку в сумме 4500,00 грн. выдан работнику 22.05.2014 г. Отчет о средствах предоставлен предпринимателю 02.06.2014 г. К нему приложены следующие документы:
1) счет гостиницы (с индивидуальным налоговым номером плательщика НДС) и чек РРО на оплату услуг проживания на сумму 2100,00 грн.;
2) железнодорожные билеты на проезд в г. Киев и обратно стоимостью 246,78 грн. за каждый.
Кроме того, работнику возмещаются суточные расходы в сумме 1000,00 грн. (200,00 грн. х 5 дн.).
Общая сумма командировочных расходов составила 3593,56 грн.
Неиспользованные в командировке средства возвращены в день предоставления Отчета (02.06.2014 г.).
Представим заполненный Отчет на с. 18.
Все верно? Тогда выдаем работнику заполненную отрывную часть Отчета («РОЗПИСКА»). Для работника она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета.
Важно
Общесистемщикам удобнее заполнять Книгу УДР, если работник в Отчете отдельно выделит стоимость приобретенных ТМЦ из общей суммы утвержденных расходов. Такой нюанс можно прописать в Положении о служебных командировках.
Сроки предоставления Отчета
Сроки предоставления Отчета установлены подпунктами 170.9.2 и 170.9.3 НКУ и зависят от формы предоставления денежных средств на командировку (в наличной или в безналичной форме) (см. ниже).
| Цель выдачи аванса | Форма выдачи аванса | ||
| в наличной форме | в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов* | ||
| расчеты наличными, снятыми с применением платежных карточек | расчеты в безналичной форме | ||
| Для покрытия командировочных расходов | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (подпункт 170.9.2 НКУ) | До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (подпункт «а» подпункта 170.9.3 НКУ) | Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней** при наличии уважительных причин) (подпункт «б» подпункта 170.9.3 НКУ) |
| Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке | |||
| * Под платежными документами следует понимать перечисленные в подпункте 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** Срок предоставления Отчета может быть продлен работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами. | |||
Кроме того, работник обязан вернуть оставшиеся не потраченными в командировке суммы или суммы, расход которых не подтвержден соответствующими документами (кроме суточных). Их в НКУ называют излишне израсходованные средства.
Такие суммы работник должен вернуть до или во время подачи Отчета (подпункт 170.9.2 НКУ).
Если же работник в командировке вынужден был тратить собственные средства, то погашать возникшую перед ним задолженность Инструкция № 59 рекомендует до окончания 3-го банковского дня после утверждения Отчета.
Финансовые санкции за несоблюдение сроков возврата излишне израсходованных денежных средств
Перечень финансовых санкций, которые могут быть наложены на предпринимателя и его работника, виновного в нарушении сроков возврата неизрасходованных в командировке средств, приведем в таблице ниже.
| Вид нарушения | Мера ответственности | Основание |
| 1 | 2 | 3 |
| Санкции для работника | ||
| Работник не вернул в срок остаток аванса, указанный в Отчете | НДФЛ* с суммы неизрасходованных средств, не возвращенных работником в течение установленного подпунктами 170.9.2 и 170.9.3 НКУ срока | Подпункт 170.9.1 НКУ |
| * Базу налогообложения предварительно увеличивают на «натуральный» коэффициент (для ставки 15 % он равен 1,176471). В отличии от сверхнормативных суточных), налог удерживается из дохода работника. НДФЛ удерживается и в том случае, если он вовремя представил Отчет, а неизрасходованные средства в установленный срок не вернул. При этом, если формально читать пункт 170.9 НКУ, то доход у работника возникает на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств. А вот пункт 3 Порядка № 845 либеральнее и говорит, что налогооблагаемый доход возникает в месяце предельного срока подачи Отчета. Следуя данному варианту, если неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то доход у работника не возникает (НДФЛ не удерживается). Определиться поможет индивидуальная налоговая консультация. Сумму налога удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога. Перечислить такой НДФЛ, по нашему мнению, логично одновременно с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы работника, за счет которой производилось его удержание. Суммы такого дохода и НДФЛ работодатель отражает в форме № 1ДФ с признаком дохода «118». Напоминаем, что с 01.04.2014 г. действует новая форма такого расчета (подробности в «СД», 2014, № 5, с. 4). | ||
| Санкции к субъекту хозяйствования | ||
| Превышение установленных пунктом 2.11 Положения № 637 сроков использования выданной под отчет наличности | Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм | Абзац пятый статьи 1 Указа № 436 |
| Выдача наличности под отчет без полного отчета за ранее выданные средства | ||
Выводы
Вернувшись из командировки, работник обязан предоставить предпринимателю Отчет о расходах с подтверждающими документами и остаток аванса.
Если он этого не сделает, то и ему, и предпринимателю грозят штрафные санкции.
Работник перечисляет в Отчете, на что были потрачены средства, приводит названия документов. Затем подает его на утверждение предпринимателю.
Подтверждением того, что Отчет предоставлен, служит переданная работнику отрывная часть — расписка.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
Порядок № 845 / приказ № 845 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
