24.08.2009
ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ ПРИМЕНЯТЬ НОВЫЕ ФОРМЫ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Просим разъяснить, как быть со старыми формами кассовых документов в связи со вступлением в силу постановления НБУ «Об утверждении Изменений к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине» от 29.04.2009 г. № 252? Можно ли продолжать заполнять кассовую книгу, которая начата раньше, или нужно открывать новую? Обязательно ли при выдаче наличности из кассы оформлять расходные кассовые ордера по новой форме, ведь их основные реквизиты не изменились?
(г. Харьков)
Не так давно Нацбанк своим
постановлением от 29.04.2009 г. № 252 внес изменения в Положение о ведении кассовых операций, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637) // «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 22, которые вступили в силу с 16 июня 2009 года .С одной стороны, благодаря этим изменениям был окончательно решен вопрос о применении первичной документации по учету кассовых операций (в
приложениях 1 — 5 к Положению № 637 приведены типовые формы кассовых документов, которые субъекты хозяйствования используют для оформления кассовых операций). Поскольку новые формы кассовых документов существенно не отличаются от старых, т. е. тех, которые были утверждены утратившим силу приказом Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций» от 15.02.96 г. № 51 (далее — приказ № 51), то не должно возникнуть особых проблем с порядком их заполнения.Однако, с другой стороны, именно потому, что новые формы кассовой первички практически не отличаются от своих предшественников, появился новый вопрос: почему бы не продолжать заполнять старые бланки, пока их запасы не иссякнут, а потом приобрести новые?
Действительно, обновленные формы кассовых документов, в том числе кассовой книги, по своей сути мало чем отличаются от своих предшественников, утвержденных
приказом № 51, и никоим образом не повлияли, в частности, на порядок заполнения кассовой книги, предусмотренный пп. 4.2 — 4.4 Положения № 637.Изменения в форме книги заключаются в следующем:
— вверху каждой страницы кассовой книги необходимо проставлять нумерацию в реквизите «Сторінка» (а не «Лист», как это было в прежней форме);
— изменилось название отдельных граф кассовой книги: теперь
графа 3 называется «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» (вместо «Номер кореспондуючого рахунку»), а графа 4 — «Надходження» (вместо «Прибуток»);— обновленную кассовую книгу теперь опечатывают
обычной печатью учреждения, организации (а не сургучной, как было ранее).Однако масштаб внесенных изменений (а точнее, их несущественность) абсолютно не означает, что применение новой формы кассовой книги, а также остальных кассовых документов можно игнорировать или руководствоваться принципом «хочу — заполняю одну форму, а если эту не хочу — заполняю другую».
К тому же сейчас неправильно проводить параллель с прошлым годом, когда Нацбанк в
письме от 09.07.2008 г. № 11-111/2779-9370 разрешил до утверждения новых форм документов первичного учета кассовых операций предприятиям, учреждениям и организациям использовать ранее действовавшие формы документов, утвержденные приказом № 51 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 27). Ведь тогда была иная ситуация: Госкомстат Украины приказом от 09.06.2008 г. № 186 отменил свой приказ № 51, которым были утверждены типовые формы кассовых документов, не утвердив взамен новых форм.Что мы имеем в этом году? Нацбанк
постановлением от 29.04.2009 г. № 252 путем внесения изменений в Положение № 637 все-таки утвердил новые формы кассовой первички. Как уже отмечалось, эти изменения вступили в силу с 16 июня 2009 года, и поэтому с этой даты мы все-таки рекомендуем применять именно новые формы кассовых документов, а не отмененные. Кроме того, в самом Положении № 637, а именно п. 2.10, 3.3, 3.4, 3.11, 4.2 предусмотрено применение исключительно форм кассовых документов, приведенных в приложениях 1 — 5 к этому документу, а не каких-то других.Теперь поговорим о том, как в связи с этим действовать учреждениям и организациям.
Прежде всего закрыть старую кассовую книгу. Для этого оставшиеся незаполненные листы кассовой книги нужно прочеркнуть.
Для тех учреждений и организаций, которые кассовую книгу ведут в электронной форме, переход на новые формы кассовых документов будет менее болезненным. После того как в программное обеспечение IT-работники внесут необходимые изменения, листы кассовой книги будут распечатываться уже с учетом внесенных изменений, т. е. по новым формам.
Что касается таких форм кассовых документов, как расходные и приходные кассовые ордера, то со дня применения новых бланков их нумерация будет продолжаться, а не начинаться заново.
При этом если в учете учреждения числятся ранее приобретенные им старые формы бланков кассовых документов, то они подлежат списанию в соответствии с требованиями
Типовой инструкции о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины, Министерства финансов Украины от 10.08.2001 г. № 142/181, как материальные ценности, непригодные для последующего использования с обязательным оформлением акта списания ф. № З-2 (его форма утверждена приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130).В подтверждение наших рекомендаций обратим внимание на
письмо Нацбанка Украины от 16.07.2009 г. № 11-113/2969-13480. Нацбанк проинформировал, что им рассматривается вопрос о возможности некоторое время применять предыдущие типовые формы первичного учета кассовых операций при согласии заинтересованных ведомств, о чем пообещал сообщить дополнительно. Но это всего лишь «мысли вслух», не более. Зато в этом же письме он четко указал: раз действующим Положением № 637 утверждены новые формы кассовой первички, то их нужно применять. Авторы этого письма также не против самостоятельного изготовления предприятиями, учреждениями и организациями бланков кассовой первички, если у них будут все реквизиты утвержденных типовых форм.Что касается кассовой книги, то в указанном
письме на этот счет сказано, что закрывать старую кассовую книгу с целью перехода на новую нужно в том же порядке, что и по окончании календарного года. Как это сделать, мы рассказали выше.Не можем не предупредить вас о неприятных моментах. Игнорирование новых форм кассовой первички грозит
админштрафом за нарушение порядка ведения кассовых операций (ст. 1642 КУоАП «Нарушение законодательства по финансовым вопросам»), который налагают органы КРУ. Размер штрафа — от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). За повторное такое нарушение в течение года — от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн.).Наряду с административной ответственностью существует еще и финансовая. Согласно абз. 3 ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.05.95 г. № 436/95 за неоприходование наличных в кассе налагается штраф в пятикратном размере неоприходованной суммы. Такой штраф налагают органы налоговой службы на основании материалов проведенных ими проверок и представлений органов КРУ, финансовых органов и органов МВД.