08.08.2011
СОСТАВЛЕНИЕ СПРАВКИ-РАСЧЕТА НА ВЫДАННЫЙ АВАНС НА КОМАНДИРОВКУ
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как составить справку-расчет на выданный аванс на командировку?
(г. Харьков)
Напомним, что
приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362 изложена в новой редакции Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция).Согласно
п. 7 разд. I «Общие положения» Инструкции учреждение, командирующее работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов по вопросам отчетности об использовании средств, выданных на командировку.Минфин в
письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 24) отметил, что в случае направления работника в командировку в пределах Украины документами, обязательными для оформления таких служебных командировок и возмещения понесенных в таких командировках расходов, являются:— приказ о командировке;
—
справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме;— отчет об использовании средств, предоставленных на командировку;
— документы в оригинале, подтверждающие стоимость понесенных в командировке расходов.
Таким образом, на сегодняшний день составление справки-расчета на выданный аванс при направлении работника в командировку
является обязательным.Отметим, что конкретной формы справки-расчета не существует. Такая справка должна быть разработана учреждением самостоятельно и составлена в произвольной форме, но с соблюдением требований, которые выдвигает к правилам оформления первичных документов
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учет, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.Так, согласно
п. 2.4 указанного Положения первичные документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления; название предприятия, учреждения, от имени которого составлен документ; содержание, объем и основание для осуществления хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции.При разработке справки-расчета, которая будет применяться в вашем учреждении, вы можете ориентироваться на форму справки, утвержденной
приказом Генеральной прокуратуры «О порядке выезда в служебные командировки работников органов прокуратуры Украины» от 06.07.2011 г. № 75.Разработанную форму справки-расчета целесообразно утвердить приказом руководителя по учреждению, которым также определить:
— ответственного за составление справки-расчета;
— сроки ее составления и ознакомления с командируемым работником.
Далее приведем форму справки-расчета на выданный аванс, которую вы можете взять за основу при разработке собственной формы такой справки, и пример ее заполнения.
Пример.
Главный бухгалтер учреждения согласно приказу руководителя от 04.07.2011 г. № 15-в направлен в командировку в г. Киев для сдачи финансовой и бухгалтерской отчетности сроком на три дня (с 07.07.2011 г. по 09.07.2011 г.) без найма жилого помещения. Расходы на проведение аванса включают стоимость проездных билетов на поезде от г. Харькова до г. Киев (65,28 грн. в одну сторону) и суточные за три дня в размере 90,00 грн. (30,00 грн. х 3 дня).Всего работнику нужно выдать аванс в сумме 220,56 грн. (65,28 грн.
х 2 + 90,00 грн.).Исходя из этих данных заполним справку-расчет на аванс.
Напомним, что в соответствии с
п. 5 разд. I «Общие положения» Инструкции учреждение, командирующее работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.Сроки выдачи аванса
на командировку действующим законодательством не установлены. Вопрос по срокам выдачи аванса решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и с учетом возможности проведения им расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретение проездных билетов).Таким образом, единственная рекомендация по поводу сроков выдачи аванса на командировку: он должен быть выдан после издания приказа о командировке.