О внесении исправлений в трудовую книжку

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ

О ВНЕСЕНИИ ИСПРАВЛЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Письмо от 16.04.2013 г. № 54/06/186-13

(извлечение)

 

<…>

В соответствии с пп. 6.1 и 7.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58, зарегистрированным в Минюсте 17.08.93 г. под № 110 (с изменениями, далее — Инструкция), при выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или ее дубликата собственник или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков в результате небрежного хранения стоимость испорченных бланков уплачивается предприятием.

На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляют акт по форме, утвержденной приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. № 277 (с изменениями).

Исходя из приведенного, в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки испорченный бланк уничтожают.

Согласно п. 2.13 Инструкции изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имя и отчества и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносят на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают, например, фамилию, внесенную с ошибкой, записывают правильную со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяют подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия либо печатью отдела кадров.

Под уполномоченным органом следует понимать отдел кадров или другое подразделение учреждения, осуществляющее оформление приема и увольнения работников, или ответственное лицо учреждения, на которого возложена обязанность ведения трудовых книжек работников (должностной инструкцией).

Это связано с необходимостью надлежащего оформления трудовой книжки (пп. 2.12, 2.5, 2.4, 4.1), ее хранения (п. 6.2 Инструкции) и учетом трудовых книжек (абз. 3 п.п. «б» п. 7.1 Инструкции).

Исходя из вышеприведенного, <…> необходимо сделать исправление согласно п. 2.13 Инструкции. Основанием для исправления допущенной ошибки является паспорт или свидетельство о рождении работника.

 

Директор Департамента правового обеспечения
В. Шило

 

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ

ОШИБКА НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ:
ПОРЯДОК ИСПРАВЛЕНИЯ ОТ МИНСОЦПОЛИТИКИ

Трудовые книжки нужно правильно оформлять, а допущенные ошибки — своевременно исправлять. И не только потому, что трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает трудовой стаж работника и дает гарантии на получение пенсии. Ведение трудовых книжек с нарушением установленного порядка расценивается как нарушение законодательства о труде (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), что согласно ч. 1 ст. 41 КоАП влечет за собой административную ответственность в виде штрафа на должностных лиц учреждения от 510 до 1700 грн. Органом, уполномоченным на применение взыскания, является суд.

В комментируемом письме даны рекомендации относительно исправления ошибок, допущенных на титульном листе трудовой книжки, а именно — в фамилии, имени или отчестве работника.

 

Если ошибку допустили при первом заполнении трудовой книжки

На этот случай в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минюста, Минтруда и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция № 58), есть прямая норма.

Так, согласно абз. 2 п. 5.1 этой Инструкции при неверном первичном заполнении трудовой книжки (или вкладыша к ней) ее следует считать испорченной. Это значит, что исправить ошибку нельзя.

Испорченный бланк списывают на основании Акта на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним (форма № П-11, утвержденная приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277) и уничтожают. А работнику выписывают новую трудовую книжку.

 

Если ошибку допустили на прежнем месте работы

В такой ситуации единственным лицом, достоверно знающим, что соответствующая трудовая книжка выдавалась именно этому гражданину (т. е. лицу с той фамилией, которая указана в паспорте), является работодатель, который принимал этого гражданина на работу, оформлял ему трудовую книжку и допустил в ней ошибку. Поэтому логично, что он и должен исправить ошибку.

Однако как поступать в этом случае, Инструкция № 59 умалчивает. В ней только сказано об обязанности исправления прежним работодателем ошибок, допущенных в сведениях о работе, переводе, а также о награждениях, поощрениях и др. А если на момент обращения работодателя не существует, работник обращается к правопреемнику или в вышестоящий по подчиненности орган. Если отсутствуют указанные органы, работник обращается в архивные учреждения (пп. 2.6 и 2.8 Инструкции № 58).

Нет в Инструкции № 58 и нормы, которая бы обязывала нового работодателя исправлять ошибки, которые он не допускал.

Минсоцполитики решило эту проблему так. Исправить ошибку может новый работодатель, руководствуясь п. 2.13 Инструкции № 58. Согласно этой норме изменение записей в трудовой книжке работника о его фамилии, имени, отчестве производится собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении имени и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов. В нашем случае основанием для внесения изменений будет паспорт или свидетельство о рождении работника. Порядок внесения изменения следующий:

— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Обращаем внимание: старая запись должна легко читаться, поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя;

— на внутренней стороне обложки проставляется ссылка на соответствующий документ с указанием номера и даты выдачи такого документа, а также органа, который его выдал.

Ссылка заверяется подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного им лица и  печатью учреждения или печатью отдела кадров. Приведем пример.

 

 

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем, который также содержит ошибку, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша. Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

 

Ольга ВИТКОВСКАЯ,
экономист-аналитик