Ноут + ОС від благодійника: як показати в обліку?

Умови отримання вирішують все

Бюджетні установи отримують комп’ютерну техніку (у т. ч. ноутбуки) та програмне забезпечення на різних умовах. Так, це може бути один із варіантів:

1) ноутбук + ОС. У такому разі установа отримує так би мовити «2 в 1» — обладнання, готове до роботи, зі встановленою ОС;

2) ноутбук без ОС (тобто просто «чистий» ноутбук). За таких умов установі доведеться придбавати ОС додатково.

З огляду на описану ситуацію, установа отримала ноутбук разом зі встановленою ОС Windows. Та оскільки вартість комп’ютерної техніки й ОС зазначена в документах окремо, завдання бухгалтера — показати їх надходження в бухобліку окремими записами.

Інша справа, якщо підтвердні документи не містять інформації про вартість встановленої ОС, тобто вартість програмного забезпечення включена до загальної вартості комп’ютерної техніки. Звісно, для бухгалтера така ситуація значно простіше. Адже за таких умов йому лишається показати в бухобліку тільки вартість безоплатно отриманої комп’ютерної техніки.

Для правильного відображення безоплатно отриманого майна в бухобліку головне — розуміти, на яких умовах установа отримала таке майно від благодійника.

В повній мірі це стосується й ОС Windows. Традиційно, установи отримують такі програмні продукти на правах тимчасового користування. Це означає, що публікувати, розповсюджувати, продавати чи в інший спосіб відчужувати такі програми установа в жодному разі не має права. Адже установа не отримує право володіння та розпорядженням ними. Такі права залишаються виключно за їх розробниками.

Далі пояснимо особливості відображення в бухобліку отриманого від благодійника ноутбука та ОС.

Чи зараховувати на баланс ОС?

Ні, цього робити не потрібно. Адже установа не має підстав зараховувати зазначену ОС на баланс до складу нематеріальних активів (далі — НА).

І передусім це пов’язано з тим, що установи зараховують на баланс до складу НА придбані права на володіння, користування та розпорядження об’єктом НА після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення його вартості. ср. Про це чорним по білому прописано в абз. 2 п. 4 розд. II Методрекомендацій*.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Відповідно об’єкт НА слід зараховувати на баланс лише у разі, якщо установа отримала на нього всі майнові права.

Натомість у ситуації читача установа отримала ОС Windows лише на правах користування. За таких умов всі витрати на його придбання (створення) слід відносити до витрат відповідного звітного періоду. Такій підхід щодо обліку програм, на які установа отримує права на користування, закріплено в п. 16 розд. II Методрекомендацій.

Чи потрібно збільшувати первісну вартість ноутбука?

Ні, цього також не варто робити. Законодавчі підстави для збільшення первісної вартості комп’ютерної техніки (ноутбука) відсутні.

Насамперед пригадаємо правила включення витрат до первісної вартості об’єкта ОЗ. Перелік складових первісної вартості ОЗ наведено в п. 5 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202. Зокрема, серед таких витрат ті, що безпосередньо пов’язані з доведенням необоротних активів до придатного для використання стану.

Втім, у випадку читача установа фактично не понесла жодних витрат, пов’язаних з доведенням такої техніки до стану, придатного для використання. Такі витрати були понесені благодійником. Про це свідчать документи, надані благодійником.

З огляду на це, вартість безоплатно отриманої ОС Windows не варто включати до первісної вартості комп’ютерної техніки (ноутбука). Подальший облік такого програмного забезпечення установа має здійснювати за стандартною схемою. Тобто слід керуватися загальноприйнятим порядком обліку програм, придбаних бюджетними установами на правах користування.

Пам’ятаймо про позабалансовий облік

За загальним правилом установа-користувач комп’ютерних програм обліковує такі об’єкти на позабалансовому субрахунку. Такий порядок передбачено п. 16 розд. ІІ Методрекомендацій. Тож це повною мірою стосується й ОС Windows.

Для обліку та узагальнення інформації про отримане в користування авторське право і суміжні з ним права призначений позабалансовий субрахунок 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів».

У разі отримання ОС у користування показуємо її вартість за дебетом субрахунку 013. А після закінчення строку користування відповідним програмним продуктом кредитуємо зазначений субрахунок. Оцінювати такі програми варто, виходячи з розміру винагороди, визначеної умовами договору. Тож саме вартість ОС, зазначена в наданих благодійником документах, і буде обліковою вартістю такого об’єкта.