08.06.2009

Word: как выделить текст с учетом стиля

Статья

Уважаемая редакция! На моем нетбуке установлен Linux, поэтому дома все документы я готовлю в программе Writer пакета OpenOffice. На работе использую лицензионный Word. У Writer есть удобная возможность: при поиске текста («Ctr + F») или указанного стиля он выделяет все вхождения в отдельный блок. Затем с этим блоком можно выполнить какие-то действия, например заменить некоторые символы в пределах выделенного блока и т. д. Есть ли такая возможность у программы Word?

Л. Харламова, бухгалтер, г. Харьков

Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

В программе Word такая возможность есть, причем не одна. Все зависит от того, как подготовлен текст, используются ли в нем стили. Начнем с ситуации, когда стили в документе не применялись. В этом случае поиск мы организуем по контексту. На рис. 1. показан фрагмент договора. Нам нужно выделить в отдельный блок все вхождения слова «договор».

Для этого делаем так:

1. Нажимаем «

Ctrl+F» (инструмент «Поиск и замена»).

2. В окне «

Найти и заменить» в поле «Найти:» вводим текст для поиска (в нашем случае это слово «Договор»).

3. Включаем флажок «

Выделить все элементы, найденные в:» — станет доступным выбор из одноименного списка (рис. 2).

4. Если предварительно не был выделен фрагмент в исходном тексте, в списке будет одно значение: «

Основной документ». Оставляем его без изменений. Если перед началом поиска выделить фрагмент текста, в списке появится строка «Текущий фрагмент». Это дает возможность ограничить действие поиска определенной частью документа.

5. Нажимаем кнопку «

Найти все».

6. После окончания поиска появится кнопка «

Закрыть». Нажимаем ее.

Все вхождения слова «

договор» в документе выделены в несвязный блок (рис. 3). Теперь к нему можно применить любое действие: изменить формат, назначить стиль и т. д.

Описанный способ работает, но обладает своими недостатками. Так, в нашем случае Word выделил не только слово «договор», но и его вхождения в слова «договора», «договору» и т. д. Частично решить проблему можно с использованием

подстановочных знаков. Но так бывает не всегда. В некоторых случая сформировать условие поиска для точного выбора всех элементов сложно. Взглянем на завершающую часть договора (рис. 4). Предположим, что нам понадобилось выделить в блок сведения о заемщике. Построить шаблон для такого поиска непросто, ведь сведения могут включать практически любые символы! Поэтому на практике лучше пользоваться стилями и затем использовать эти стили для выделения фрагментов в документе. Например, в нашем договоре указанные сведения набраны стилем «!Атрибуты». Нужно организовать выделение блока, используя этот стиль. В Word есть два основных способа решения такой задачи.

Способ 1. Применить инструмент поиска и замены.

Для этого нужно сделать так:

1. Нажать «

Ctrl+F» (вызвать окно «Найти и заменить»).

2. В окне нажать кнопку «

Больше». Появятся дополнительные параметры поиска и замены.

3. В дополнительных параметрах нажать кнопку «

Формат». Раскроется список из 7 вариантов.

4. Щелчком мыши выбрать из списка «

Стиль…». Откроется окно с перечнем стилей.

5. В нем двойным щелчком выбрать стиль «

!Атрибуты».

6. Включить флажок «

Выделить все элементы, найденные в:», выбрать вариант «Основной документ» или «Текущий фрагмент».

7. Нажать кнопку «

Найти все», а после завершения поиска — кнопку «Закрыть». Результат работы показан на рис. 5.

Способ 2. Использовать панель

«Стили и форматирование». Лично мне этот способ нравится больше. Для этого делаем так:

1. Вызываем меню «

Формат → Стили и форматирование». Откроется панель со списком доступных стилей (рис. 6).

2. Справа возле каждого стиля есть значок раскрытия списка (рис. 6). Щелкаем на нем левой кнопкой мыши.

3. Появится меню из четырех значений. Выбираем «

Выделить все вхождения». Результат будет таким же, как на рис. 5.

При работе с окном «

Стили и форматирование» есть важная особенность.

Секрет

Выделить вхождения через панель «Стили и форматирование» можно только в том случае, если на закладке «Правка» параметров Word включен флажок «Вести учет форматирования» (рис. 7).

На работе этого флажка имеет смысл остановиться подробнее.

1. Вызовите меню «

Сервис → Параметры…». Перейдите на закладку «Правка».

2. Включите флажок «

Вести учет форматирования» (рис. 7).

3. Закройте окно параметров, нажав кнопку «

ОК».

4. Найдите в документе фрагмент текста, набранного любым стилем. В нашем примере это будет стиль «

!Атрибуты».

5. Измените формат этого фрагмента через кнопку на панели инструментов, например сделайте его полужирным.

6. Посмотрите на список стилей: в нем появился новый элемент (в нашем случае это будет «

!Атрибуты+полужирный»).

7. Выберите другой фрагмент текста со стилем «

!Атрибуты». Добавьте к нему курсивное начертание. Появился дополнительный стиль «!Атрибуты+курсив».

Важно!

При включенном флажке «Вести учет форматирования» список стилей может стремительно расти, работать с длинным списком становится неудобно. Сократив список, вы ускорите свою работу. Поэтому при форматировании текстов стилями флажок «Вести учет форматирования» имеет смысл отключить.

Когда же речь идет о выделении фрагментов с определенным стилевым оформлением, флажок «

Вести учет форматирования» нужно перевести в активное состояние. В противном случае пункт «Выделить все вхождения» в списке возможных операций над стилем будет недоступен.

Надеюсь, нам удалось ответить на поставленный вопрос. Но в завершение темы хочу сказать пару слов о том, где можно применить описанные методы. Один из возможных примеров — ситуация, описанная в статье «Работая с программой-переводчиком» (см. «Б & К», 2009, № 8, с. 16). Проблема была такой. Есть текст на русском языке, в котором находятся специальные термины в кавычках. Примером таких терминов в этой статье могут быть названия команд меню, параметров и т. д. Нужно перевести текст на украинский язык, а специальные термины не трогать. Мы предлагали такое решение. Средствами контекстного поиска заменить символ «

«» на ««_», символ «»» на «_»». В результате, скажем, слово «Файл» превратилось в «_Файл_», и некоторые переводчики такой набор символов переводить не будут. Но как быть в ситуации, когда термин состоит из нескольких слов? Например, «режим замены текста». Чтобы применить предложенный подход в этом случае, придется заменить пробелы внутри кавычек на символ «_». Для этого применялась довольно хитрая маска подстановочных знаков. Но есть другое решение. Оно возможно, если термины в тексте выделены своим стилем. Тогда достаточно через панель «Стили и форматирование» выделить текст с этим стилем и контекстным поиском (через «Ctrl+H») изменить в пределах этого блока символ « » (пробел) на «_». Простое и быстрое решение. Правда, для его реализации вы должны форматировать документы только на основе стилей, о чем, впрочем, мы и писали во всех наших статьях о работе с текстовыми процессорами. Удачной работы!

Жду ваших писем, замечаний, вопросов и предложений на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .