23.11.2009

Что делать, если не проводится накладная?

Ответы на вопросы

При вводе документа «Расходная накладная» после щелчка на кнопке «ОК» на экран выводится окно с сообщением, что документ не проведен. Что нужно сделать, чтобы провести документ?

Лариса К., г. Луцк

Отвечает Сергей КАМЕНСКИЙ, консультант «Б & К»

Алгоритм проведения документа «

Расходная накладная» (как и почти всех документов конфигурации) проверяет перед записью документа в ИБ введенную пользователем информацию. Действительно, иногда после щелчка на кнопке «ОК» на экран выводится окно с сообщением, что документ не проведен. При этом в окне сообщений (в нижней части экрана) выводится отчет о причинах отказа в проведении документа.

Совет!

Кстати, детальностью выводимых комментариев можно управлять. Откройте командой «Сервис → Индивидуальная настройка» окно настройки параметров рабочего места. В реквизите «Детальность комментариев» выберите из списка нужное значение. На первых порах лучше поставить значение «3: Максимальная», тогда «1С: Бухгалтерия» будет выводить самый подробный отчет о действиях документов.

Документ «

Расходная накладная» (и многие аналогичные) может не проводиться по трем основным причинам:

— нарушена хронология документов;

— неправильно указана аналитика;

— неверный бухгалтерский счет учета ТМЦ.

ронология

Все вводимые документы автоматически упорядочиваются по датам, в пределах одной даты — по времени их записи. Время документа, кроме упорядочивания журналов, выполняет и другую важную роль. В «1С: Бухгалтерии» можно выполнять запросы «на документ». Чтобы вывести и проверить остатки по ТМЦ при формировании расходной накладной, «1С: Бухгалтерия» делает запрос к ИБ на этот документ, фактически — на дату и время его создания. А время создания документа программа запрашивает у системных часов компьютера, которые иногда сбиваются и уходят вперед. Пользователь переводит часы назад, в результате не может провести расходную накладную: приход товара оказался зарегистрирован более поздним (неправильным) временем, нужного товара в остатках якобы нет. Еще неприятнее может сложиться ситуация в многопользовательских файл-серверных версиях «1С: Бухгалтерии». Ведь время создания документов регистрируется по часам компьютеров записавших их пользователей, а часы на всех компьютерах идут по-разному!

В специализированных журналах, таких как «

Договора», «Счета входящие», «Приходные накладные», «Расходные накладные» и пр., выводится только дата, но документы выстраиваются в пределах даты по времени их создания. Колонка «время» есть в общем журнале и в журнале операций . Время ввода документов можно изменить. В любом журнале выделите документ. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в выпадающем меню пункт «Сделать не проведенным» (рис. 1). Время можно изменить только у непроведенного документа.

Подтвердите отмену проведения документа в диалоговом окне. Со значка документа, который выводится в первой (служебной) колонке журнала, будет снята синяя галочка. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши по документу и выберите в выпадающем меню пункт «

Изменить время документа» — откроется диалоговое окно (рис. 2), с помощью которого можно установить время проведения документа:

— в начало дня, т. е. на десять секунд ранее первого зарегистрированного в этот день документа;

— в конец дня, т. е. на десять секунд позже записи последнего за этот день документа;

— на текущее время (по показаниям часов компьютера);

— на любое произвольное время.

После этого документ нужно перепровести. Если документов, время которых нужно изменить, очень много, сначала отмените проведение нужных документов за выбранный период, а затем проведите их вновь. Это можно сделать обработкой «

Проведение документов» из меню «Операции» или мастером «Обработка документов» из меню «Сервис». А если установить флажок « Запрашивать время при вводе документов и операций» на закладке «Бухгалтерия» окна настройки параметров системы, то показанное на рис. 2 окно будет появляться каждый раз при проведении документа. Тогда пользователи будут указывать время создания документов явным образом.

Аналитика

При реализации ТМЦ должны быть правильно указаны место хранения, наименование ТМЦ, а при выборе метода оценки запасов по идентифицированной себестоимости — и партия. Списать ТМЦ можно только с теми значениями аналитических признаков, с которыми ранее был введен их приход.

Это может показаться странным, но ошибки ввода, связанные с наименованиями ТМЦ, не так уж и редки. Если в справочник вводятся одинаковые наименования ТМЦ, программа все равно их различает по внутреннему коду и не сообщает об ошибке. К сожалению, ошибиться может оператор при отпуске таких ценностей. Например, выбрать товар «

Ручка» (т. е. ручка шариковая) вместо строительного материала «Ручка» (т. е. ручка дверная). К таким ошибкам часто приводит привычка операторов отображать справочник ТМЦ несортированным по группам. Быстрый поиск элемента по первым буквам наименования работает в этом режиме в пределах всего справочника, а не в пределах открытой группы. Оператор экономит свое время, ведь открывать и закрывать группы справочника ему не нужно. А то, что он выбрал ручку не из той группы, оператор может и не заметить. Чтобы исключить подобные ошибки, вводите наименования ТМЦ чуть более подробно, например «Ручка шар.» и «Ручка дв.».

Совет

Избежать ошибок, связанных с выбором не той партии (при партионном учете), помогает заполнение накладных с использованием механизма подбора по партиям. Окно отбора в этом режиме гораздо информативнее (рис. 3). Проверяйте себя и по графе «Остаток» расходной накладной.

Счет учета

И последний момент, на который следует обращать внимание, — счет учета ТМЦ. Документ «

Расходная накладная» может списывать ТМЦ только с того бухгалтерского субсчета, который указан в параметрах справочника, — так он устроен. Напомним, что это счет, который указан в реквизитах «Учет» на закладке «Дополнительно». Материал «Лента отделочная» оприходован на субсчете 201 «Сырье и материалы».

Если документом «

Перемещение» перебросить остатки материала на субсчет 281 «Товары на складе» (с целью последующей продажи), счет учета в параметрах материала не изменится. Документ «Расходная накладная» остатков материала на субсчете 281 не найдет.

Материал можно реализовать, не перебрасывая остатки на субсчет 281. Однако в этом случае документ спишет запасы проводкой Дт 84 — Кт 201, а не проводкой вида Дт 901 — Кт 281, как того требует Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 201, с изменениями и дополнениями.

Как выйти из этой ситуации? Нужно создать еще один, специальный элемент справочника с правильными значениями реквизитов и перебросить остатки на него. На рис. 4 показано окно документа «

Перемещение», которым остатки материала «Лента отделочная» перемещаются с субсчета 201 на субсчет 281 и на субконто «Лента — товар».

Несоответствия помогает выявлять и переключатель в настройках вывода остатков окна подбора (рис. 3). Если поставить его в положение «

По счету учета», в окне будут выводиться остатки именно по счету, записанному в реквизитах справочника «Номенклатура». Как видим, использование механизма подбора не только ускоряет ввод документов, но и помогает избежать ошибок.

Таковы основные причины затруднений с проведением документа «Расходная накладная». Уверены, что теперь вы с этими затруднениями справитесь. Если же по-прежнему остались вопросы, пишите на форуме