Кадровый учет: первоначальные настройки

Кадровый учет: первоначальные настройки

 

Этой статьей мы продолжаем цикл публикаций о ведении кадрового учета в программных продуктах фирмы «1С». Об организации кадрового учета в «1С:Бухгалтерии 8» мы говорили в прошлом номере, а сегодня приступим к знакомству с конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом 8 для Украины» (релиз 2.1.17.1). Данная статья посвящена первоначальным настройкам программы и последовательности заполнения взаимосвязанной справочной информации. Ирина АФАНАСЕНКО, консультант «Б & К»

 

Программа «Зарплата и Управление Персоналом 8 для Украины» является мощным инструментом для комплексной автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета предприятия. Эта программа наряду с решением задач бухгалтерии и кадровой службы предприятия автоматизирует управленческий учет заработной платы и является эффективным инструментом в организации управления персоналом

В единой информационной базе учет может осуществляться от имени нескольких организаций либо индивидуальных предпринимателей, которые для целей управления бизнесом объединены в единое предприятие. В программе существует возможность вести параллельно управленческий и регламентированный учет.

Ведя регламентированный учет в программе, вы имеете возможность формировать определенные действующим законодательством документы, печатные формы и отчетность в налоговые органы, органы социального страхования, статистическую отчетность. Регламентированный учет ведется в разрезе каждой организации.

Управленческий учет предназначен для целей эффективного управления персоналом и является внутренним учетом. Управленческий учет ведется в целом по предприятию.

В данной конфигурации реализованы различные интерфейсы, позволяющие получить доступ к определенной группе объектов в зависимости от задач, поставленных перед пользователем. В статье речь пойдет о пунктах меню интерфейса «

Полный» (меню «Сервис → Переключить интерфейс – Полный»).

 

Необходимый минимум

Подсистема кадрового учета представляет собой совокупность справочной кадровой информации, первичных документов по движению кадров и отчетности по кадровому учету.

Для начала работы в программе должна быть обязательно заполнена следующая справочная информация:

— сведения об «

Организации»;

— справочник «

Подразделения организаций»;

— справочник «

Физические лица» и «Сотрудники организаций»;

— справочник «

Должности организаций»;

— регистр сведений «

Регламентированный производственный календарь»;

— справочник «

Графики работы»;

— регистр сведений «

Курсы валют для расчетов с персоналом»;

— справочник «

Статьи затрат»;

— справочник «

Способы отражения зарплаты в учете».

Также необходимо заполнить настройки программы и параметров учета. В настройках программы (меню «

Сервис → Настройка программы») определяют общие параметры для ведения учета по предприятию в целом, а также дополнительные возможности программы (рис. 1).

В параметрах учета (меню «Предприятие – Настройка параметров учета») производят настройку кадрового учета, расчета зарплаты и управленческого учета для каждой организации (рис. 2).

Некоторые параметры учета, а также часть справочной информации можно заполнить в процессе работы. Но использование стартового помощника при заполнении информационной базы начальными данными сэкономит время и снизит вероятность ошибок при вводе информации (меню «Справка → Стартовый помощник»).

 

Справочник организаций

В справочнике «

Организации» хранятся общие сведения об организации: наименование, основной банковский счет, контактная информация. Информация о регистрации организации в различных государственных органах хранится в регистре сведений «Коды организации» (меню «Операции → Регистры сведений» либо кнопка «Перейти → Коды организации» в командной панели формы элемента справочника «Организации»). В справочнике «Организации» на закладке «Бухучет зарплаты» можно задать способ отражения заработной платы в регламентированном учете. Значение этого параметра устанавливается по умолчанию и менять его стоит лишь в том случае, когда в одной информационной базе расчет зарплаты производится для нескольких организаций (гиперссылка «Задать бухучет зарплаты для организации») (рис. 3).

 

Структура предприятия

Далее необходимо описать, из каких подразделений состоит предприятие. Структура предприятия для целей управленческого учета может отличаться от структуры организаций, входящих в состав такого предприятия. В программе управленческую структуру отображает справочник «

Подразделения», а структуру организации описывает справочник «Подразделения организаций» (меню «Предприятие → Подразделения организаций»).

Структура организации может быть такой, как на рис. 4, а может иметь подразделения, в состав которых будут входить более мелкие подразделения. Тогда главное подразделение образует группу подчиненных ему подразделений.

Например, в состав подразделения «

Производство» могут входить подразделения «Швейный цех» и «Раскройный цех».

Обособленные подразделения, которые в соответствии с действующим законодательством уполномочены уплачивать налоги и взносы, сдавать отчетность по своему местонахождению, должны быть представлены в виде отдельного элемента справочника «

Организации». В поле формы элемента справочника «Головная организация» указывается организация, к которой относится такое обособленное подразделение.

 

Справочник «Должности»

В справочнике «

Должности организации» (меню «Предприятие – Должности организации») хранится перечень должностей работников организации. Данный справочник можно заполнить вручную, но лучше воспользоваться подбором соответствующих должностей из Классификатора профессий ДК 003:2010, который входит в комплект поставки программы. Для этого в командной панели окна справочника «Должности организации» необходимо нажать на кнопку «Подбор из КПД» и в открывшемся окне Классификатора выбрать нужную должность (рис. 5).

При этом будет создан новый элемент справочника «Должности организации», в котором необходимо указать категорию должности, а также в случае необходимости признак (флажок напротив реквизита «Административно-управленческий персонал» или «Шахтеры (должность дает право на особую ставку НДФЛ)»). Наименование должности и код по классификатору профессий будет заполнен автоматически (рис. 6).

Заполнение поля «Должность» позволяет настроить соответствие должностей в управленческом и регламентированном учете. Для управленческого учета наименование должностей в справочнике «Должности» (меню «Предприятие – Должности») может не соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010.

В конфигурации представлены различные классификаторы-справочники (меню «Предприятие — Классификаторы»). Некоторые из них необходимо заполнять самостоятельно («Документы, удостоверяющие личность», «Семейное положение физических лиц»), другие — с помощью встроенных классификаторов по кнопке «Подбор» («Классификатор стран мира»), а часть таких справочников уже заполнена предопределенным перечнем элементов («Виды образования физических лиц», «Классификатор использования рабочего времени»). Информация в данных справочниках может быть добавлена либо исправлена пользователем вручную в случае необходимости.

 

Календари и графики

Для организации учета отработанного времени в конфигурации используют справочник «

Графики работы». В данном справочнике хранятся все графики работы организации. Прежде чем создать график работы, следует привести в актуальное состояние регистр сведений «Праздники», а также заполнить регистр сведений «Регламентированный производственный календарь».

В регистре сведений «

Праздники» (меню «Операции → Регистры сведений → Праздники») хранится информация о датах праздничных дней в текущем году (рис. 7).

Этот регистр автоматически заполняется актуальной информацией при обновлении конфигурации программы. Внести новую информацию в него можно и вручную. В основном это касается праздников с плавающими датами: Пасхи и Троицы. В графе «Период» задается первый день года, к которому относится информация о дате праздника, в графу «ММДД» вносится дата праздника как четыре цифры без разделителя: первые две цифры — номер месяца, вторые две — число.

Регистр сведений «Регламентированный производственный календарь» (меню «Предприятие → Производственный календарь») — это совокупность сведений о рабочих, выходных, праздничных и предпраздничных днях, представленная в виде календаря (рис. 8).

Для первоначального заполнения производственного календаря выбирают год, за который необходимо составить производственный календарь, и нажимают на кнопку «Заполнить по умолчанию». После автоматического заполнения календаря праздниками, выходными, рабочими и предпраздничными днями будет выведено служебное сообщение с информацией о праздниках, попадающих на выходные дни. В соответствии с действующим законодательством эти выходные дни переносят на следующий после праздничного дня рабочий день. Для переноса выходного дня устанавливают курсор на соответствующий день, нажимают правую кнопку мыши и из открывшегося контекстного меню выбирают команду «Назначить этот день воскресеньем». Изменения сохраняют нажатием на кнопку «Записать» в нижней части формы регистра. Таким способом можно переносить рабочие дни, устанавливать праздничные и предпраздничные дни. В производственном календаре рабочие дни отмечены черным цветом, праздничные дни — розовым, предпраздничные — синим, субботы — коричневым, а воскресенья — красным цветом. Производственный календарь можно вывести на печать как свод данных о количестве календарных, рабочих и выходных дней в каждом месяце и в итоге за квартал (год), а также расчет среднемесячного количества часов. Фрагмент печатной формы производственного календаря представлен на рис. 9.

Теперь можно создавать и настраивать графики работы (меню «Предприятие — Графики работы»). Для создания нового графика работы в форме справочника добавляем новый элемент, присваиваем наименование, указываем год и жмем на кнопку «Заполнить график». Программа предлагает настроить график с помощью «Помощника заполнения графика» (рис. 10).

Заполнение графика календарем производится с помощью кнопки «Заполнить» в форме помощника, после чего произведенные настройки сохраняют нажатием на кнопку «ОК» элемента справочника «Графики работы». Различные виды графиков и нюансы их настройки мы рассмотрим в следующих статьях.

 

Информация о сотрудниках

В справочнике «

Физические лица» (меню «Предприятие») хранится личная информация о работниках предприятия и связанных с ними лицах, кандидатах на работу и т. д. Кроме общих данных физического лица, в справочник можно внести информацию о семье, учебе, знании языков, загрузить фотографию и другую информацию, имеющую отношение к этому физическому лицу (рис. 11).

В справочнике «Сотрудники организации» хранится служебная информация о сотруднике. К ней относятся данные об организации и подразделении, где работает сотрудник, вид занятости, его должность, количество занимаемых ставок, график работы и другая информация, имеющая отношение к его служебной деятельности (рис. 12).

В программе используют общие списки физических лиц для различных организаций. Для сотрудника основной характеристикой является организация, в которой он работает, и вид занятости. Поэтому если одно и то же физическое лицо принимается на работу как внутренний совместитель либо производится повторный прием в организацию ранее уволенного работника, для него создают новый элемент справочника «Сотрудники организации».

Для работы с данными физического лица, которые в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен инструмент «Управление данными работника» (кнопка «Перейти» в командной панели справочников «Физические лица», «Сотрудники организации»).

 

Ввод прочей информации

Справочники «

Статьи затрат» (меню «Операция – Справочники») и «Способы отражения зарплаты в учете» необходимы для организации отражения расходов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета и в регистрах управленческого учета в разрезе видов и характера затрат.

Регистр сведений «

Курсы валют для расчетов с персоналом» (меню «Операции – Регистры сведений»), представленный на рис. 13, применяется при проведении расчетов с сотрудниками.

 

Заполнение всех вышеперечисленных справочников и регистров относится к первоначальной настройке программы, необходимой для начала ведения кадрового учета. В следующем номере мы более подробно остановимся на нюансах заполнения основных справочников этого подраздела учета.