09.04.2012
Чем интересен PDF
| Начну с реальной истории, которая произошла с одной из моих коллег, причем совсем недавно. Субботний вечер, силы на исходе, а на экране плод титанических усилий — выверенный, отформатированный отчет! Тот самый отчет, который нужен в понедельник утром. Осталась самая малость: распечатать экземпляр, и дело с концом. Но… не тут то было! Попытка печати показала, что картридж приказал долго жить, запасного нет и купить его на выходных негде. Казалось бы, все просто: копируем документ, находим работающий принтер и распечатываем. Однако программа, где сформирован отчет, привязана к конкретному компьютеру. Установить ее на другую машину сложно, к тому же незаконно. Как быть в такой ситуации? Тащить вместе с отчетом компьютер? На самом деле, все очень просто — создать отчет в формате PDF! А затем распечатать его на любой машине, где есть работающий принтер. О том, как создавать pdf-документы и что нужно для их обработки, я расскажу в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Прежде чем перейти к работе с форматом PDF, не мешало бы разобраться, что это такое и для чего он нужен. Итак, формат PDF (Portable Document Format) предназначен для хранения электронных документов в виде, не зависящем от специфических характеристик устройств печати и отображения информации. Разработчиком формата является фирма Adobe Systems — лидер в области пакетов компьютерной графики и издательских систем. Изюминка pdf-документов в том, что они хранят графическую и текстовую информацию, данные о шрифтовом оформлении и параметры для настройки печати как одно целое. Это оказалось так удобно, что формат PDF быстро занял лидирующие позиции в мире информационных технологий. Превратился в своего рода стандарт для обмена электронными данными. Счета, бланки, отчеты, тексты законов, инструкции — львиная доля таких документов распространяются именно в этом формате. В чем же причина такой популярности?
На самом деле, у формата PDF масса преимуществ. Главное из них — его многоплатформенность. Документ в формате PDF не зависит от операционной системы, от типа компьютера или от модели принтера. Прочитать и напечатать такой документ можно практически везде. Лично я затрудняюсь назвать формат, которому была бы присуща такая универсальность. Есть и другие не менее важные моменты, например:
— pdf-документы очень удобно читать, в них прекрасно организована навигация по страницам;
— в тело pdf-документа можно вставить систему закладок, которые ускорят поиск нужного фрагмента;
— pdf-документ в точности сохраняет параметры исходного форматирования, его удобно публиковать в Интернете, переносить на мобильные устройства;
— pdf-документы хорошо защищены от случайного редактирования. по крайней мере, лучше, чем файлы в форматах Word и Excel;
— документ в формате PDF легко получить из любого приложения. Достаточно, чтобы это приложение «умело» печатать;
— документы в формате PDF не зависят от шрифтов. Если на вашем компьютере нет подходящего шрифта, pdf-документ все равно удастся напечатать.
Думаю, упомянутых преимуществ достаточно, чтобы вызвать интерес к работе с этим форматом. Детально изучать тонкости работы с PDF мы не станем: бухгалтеру такие подробности ни к чему. Наша задача — научиться создавать pdf-документ, просматривать и распечатывать его. Причем делать это в разных программах.
Как создать pdf-документ
Способ создания pdf-документа зависит от того, с какой программой вы работаете. Большинство современных программных продуктов умеют сами создавать файлы в формате PDF. Такая возможность есть, например, в основных компонентах MS Office 2007(2010), в большинстве программ сканирования, в графических редакторах и т. п. В этом случае никаких дополнительных средств вам не понадобится, все можно сделать непосредственно в самой программе. Если приложение не содержит встроенной функции для формирования pdf-документа, вам понадобится специальная программа. Мы познакомимся с обоими вариантами создания pdf-документов и начнем с приложений MS Office 2010.
Создаем pdf-документ в MS Office 2010
Такие приложения, как Word, Excel, PowerPoint, Publisher, пакета MS Office 2010 содержат встроенные средства для создания документов в формате PDF. Посмотрим, как это работает на примере программы Excel 2010. Делаем так.
1. Вызываем программу Excel, открываем в ней любой документ.
2. Щелкаем на меню «Файл», выбираем пункт «Сохранить и отправить».
3. В открывшемся меню щелкаем на пункте «Создать документ PDF/XPS» (рис. 1).
4. Щелкаем на иконке «Создать PDF/XPS». Откроется окно «Опубликовать как PDF или XPS», изображенное на рис. 2.
5. В нем выбираем папку для сохранения данных, вводим имя файла и нажимаем «Опубликовать».
Через некоторое время в указанной папке появится документ с расширением «*.pdf». Как видите, все очень просто.
Теперь о настройках. При работе с приложениями MS Office 2010 некоторые параметры при создании pdf-документа можно изменить. Для этого в окне «Опубликовать как PDF или XPS» (рис. 2) нажимаем кнопку «Параметры…». Откроется окно, изображенное на рис. 3. Здесь я бы обратил внимание на такие моменты.
В группе «Страницы» можно указать диапазон страниц, которые Excel передаст в pdf-документ. Предлагается два варианта: сформировать документ из всех страниц рабочей книги или ограничиться некоторым диапазоном (его можно задать в параметрах «с:» и «по:»).
Группа параметров «Опубликовать» позволяет определить ту часть рабочей книги, которая будет передана в pdf-документ. Здесь вы можете выбрать варианты «выделенный диапазон», «всю книгу» или передать в pdf-документ только выделенные листы. Разумеется, что от установки параметров в группе «Опубликовать» зависит и количество страниц в итоговом документе.
При подготовке бухгалтерских отчетов в рабочей книге часто используют так называемую области печати. Такая возможность позволяет ограничить фрагмент рабочего листа, который Excel передаст в итоговый отчет. по умолчанию при создании pdf-документа Excel учитывает области печати. Чтобы отказаться от этой возможности и напечатать лист целиком, в окне «Параметры» нужно включить флажок «Не учитывать области печати». Остальные параметры окна настроек используют редко, их значения можно оставить по умолчанию.
И последний момент. Иногда при создании pdf-документа хотелось бы управлять размером конечного файла: минимизировать его (для публикации в интернете или для записи в базу данных) или наоборот — пожертвовать размером документа для сохранения качества при его распечатке. Для решения этой задачи в окне «Опубликовать как PDF или XPS» (рис. 2) предусмотрен переключатель «Оптимизация:». Он может принимать два значения: «Стандартная (публикация в Интернете и печать)» и «Минимальный размер (публикация в Интернете)». Думаю, что эти названия говорят сами за себя.
Создаем pdf-документ через виртуальный принтер
Если вы работаете с приложением, где нет встроенных средств создания файлов в формате «*.pdf» («1С:Бухгалтерия» или ранние версии MS Office), для создания pdf-документа вам понадобится специальная программа. Большинство таких программ представляют собой виртуальный принтер. Это очень удобно: вы печатаете на этот принтер документ — и готово!
Программ, которые предназначены для создания pdf-документов, много. Безусловными лидерами среди них являются «фирменный» Adobe Acrobat (http://www.adobe.com/ru/) и PDF XChange фирмы Tracker Software Products (http://www.tracker-software.com). Эти программы обладают удобным интерфейсом, содержат многочисленные настройки, позволяют не только создавать pdf-документы, но и редактировать их. Однако я предлагаю остановить свой выбор на испытанном и (что самое главное!) бесплатном продукте PDFCreator. Неоспоримым преимуществом этой программы является то, что она обладает дружественным русскоязычным интерфейсом, работает в любой версии Windows, компактная и быстрая. Но, прежде чем воспользоваться программой PDFCreator, ее нужно найти и установить. Что мы сейчас и сделаем.
Инсталлируем PDFCreator
Первым делом на сайте разработчика (http://www.pdfcreator.ru/) переходим на страницу загрузки и щелкаем на ссылке для скачивания файла. Через некоторое время в папке для загрузок (она указана в параметрах вашего браузера) появится файл «PDFCreator-1_3_1_setup.exe». Это и есть инсталляционный пакет программы PDFCreator версии 1.3.1. Процедура ее установки предельно проста. Делаем так.
1. Вызываем файл «PDFCreator-1_3_1_setup.exe». Откроется окно с предложением выбрать язык установки (рис. 4). Мелочь, а приятно.
2. Выбираем вариант «Русский» и нажимаем «ОК». Откроется окно с текстом лицензионного соглашения.
3. Внимательно читаем предложенный текст, затем включаем флажок «Я принимаю условия лицензионного соглашения». Можно подумать, что у нас есть выбор…
4. Нажимаем кнопку «Далее». Откроется окно с компонентами, которые входят в пакет PDFCreator (рис. 5). Здесь можно оставить все по умолчанию.
5. Чтобы продолжить установку, в окне на рис. 5 нажимаем «ОК». Через некоторое время откроется окно с предложением установить программу «Yandex.Bar». При желании, можете сделать это или отказаться от такой возможности. На работу PDFCreator ваш выбор никак не повлияет.
6. Последовательно проходим оставшиеся окна установки, все параметры в них оставляем по умолчанию. Через некоторое время появится окно с сообщением, что инсталляция завершена.
Программу мы установили. Однако в этом не мешало бы убедиться. Поэтому делаем так.
1. Вызываем меню «Пуск → Настройка → Принтеры и факсы» (в Windows 7 это будет «Пуск → Устройства и принтеры»).
2. В списке устройств находим принтер с именем «PDFCreator». Это и есть признак успешной установки программы.
Создаем документ при помощи PDFCreator
Итак, программа PDFCreator у нас установлена. Теперь чтобы получить pdf-документ из любого приложения Windows, нужно просто распечатать его на виртуальный принтер «PDFCreator». Буквально пару слов о технических деталях этого процесса.
Перед началом печати PDFCreator выводит окно, где можно заполнить некоторые параметры документа (название, дату создания, автора, ключевые слова и т. п., рис. 6). В нижней части этого окна есть кнопки для управления печатью.
Щелчок на кнопке «Сохранить» начинает распечатку документа в pdf-файл. Кнопка «Подождать-Собрать» поставит документ в очередь печати.
Чтобы просмотреть состав заданий в этой очереди, делаем так:
1. Открываем окно с перечнем доступных принтеров на вашем компьютере (в системе Windows XP это меню «Пуск → Настройка → Принтеры и факсы», в Windows 7 это будет «Пуск → Устройства и принтеры»).
2. Щелкаем правой кнопкой мышки на иконке «PDFCreator». Откроется контекстное меню.
3. Из этого меню выбираем «Просмотр очереди печати». Откроется окно, изображенное на рис. 7.
В этом окне через меню «Принтер» можно приостановить или активизировать процесс печати. Меню «Документ» позволяет изменять очередность печати документов, удалять их из очереди, добавлять в очередь новые документы, изменять параметры их распечатки и т. д. Такие возможности очень полезны при работе с большим количеством документов.
Чтобы создавать pdf-документы немедленно, минуя стадию диалога (см. окно на рис. 6), сделайте так.
1. Откройте окно с перечнем принтеров.
2. Щелкните правой кнопкой на иконке «PDFCreator», из контекстного меню выберите пункт «Свойства принтера». Откроется окно, изображенное на рис. 8.
3. Переключитесь на закладку «Дополнительно».
4. Включите параметр «Печатать прямо на принтер (ускорение вывода на печать)».
5. В окне настройки свойств (рис. 8) нажмите «ОК». После такой установки PDFCreator будет печатать документы сразу, без передачи их в очередь для печати.
Просмотр и распечатка pdf-документов
Для просмотра и распечатки документов в формате «*.pdf» есть разные программы. Я предлагаю ограничиться двумя бесплатными продуктами.
Adobe reader
Это одна из самых распространенных программ для просмотра и печати pdf-документов от фирмы Adobe (раньше она называлась Acrobat Reader). Популярность этой программы так велика, что найти ее можно едва ли не на каждом компьютере. А если понадобится, то скачать Adobe Reader можно прямо на сайте разработчика или же по ссылке http://get.adobe.com/reader/.
Важно ! Adobe Reader позволяет смотреть и печатать документы. Корректировать их он не умеет.
Установку программы подробно описывать не стану. Процедура эта очень простая. Все, что от вас потребуется в процессе установки, — это указать папку для размещения программы. И даже это делать не обязательно!
Совет Выберите вариант типовой инсталляции, и тогда вводить вообще ничего не придется. Только нажимать кнопку «Далее» в каждом предложенном окне.
Программа Adobe Reader обладает богатым набором функций по работе с pdf-документами: она позволяет гибко настроить режим просмотра, изменить масштаб представления и печати, переносить данные через буфер обмена из pdf-документа в другие приложения и т. п. Хотя в данный момент нас интересуют две возможности: как загрузить в нее файл и как его напечатать в этой программе. Здесь все очень просто: чтобы открыть файл делаем так.
1. Вызываем меню «Файл → Открыть» (или нажимаем «Ctrl+O»). Откроется окно Проводника с оглавлением диска.
2. Находим pdf-документ, двойным щелчком мышки загружаем его в программу.
Важно ! В комбинации горячих клавиш «Ctrl+O» набирайте английскую букву «О». Язык набора при этом может быть любым.
В окне программы появится документ. Чтобы распечатать его, делаем так.
1. Вызываем меню «Файл → Печать» или нажимаем «Ctrl+Р». В комбинации «Ctrl+Р» набирайте английскую букву «Р». На экране появится окно с параметрами печати и настройки принтера.
2. В этом окне выбираем принтер, на котором нужно напечатать документ.
3. Вводим параметры печати (вид окна и настройки принтера зависят от модели печатающего устройства) и нажимаем «ОК».
Среди обязательных настроек печати нужно указать имя принтера, где будет печататься документ. Для этого параметра в верхней части окна предусмотрено специальное поле «Имя».
Важно ! Для распечатки документа «на бумаге» в поле «Имя» нужно выбрать физический принтер.
Поясню, что я имею в виду. После установки программы «PDFCreator» на вашем компьютере, кроме физического принтера, будет зарегистрирован еще и виртуальный. Распечатав на этот принтер pdf-документ, вы получите… его точную копию в том же формате «*.pdf».
Из остальных параметров чаще всего приходится указывать диапазон печатаемых страниц (он расположен в группе «Печать»). Иногда можно обратиться к параметру «Масштаб страницы», который позволяет не только изменить размер печатной копии, но и подогнать ее под размеры листа. Правда, увлекаться этим параметром не стоит: сильное масштабирование документа может сделать его нечитабельным.
Foxit Reader
Для любителей альтернативного «софта» рекомендую обратить внимание на компактную и быструю программу Foxit Reader (http:www.fox itsoftware.com, http:www.foxitsoftware.com). Эта программа хороша тем, что нетребовательна к ресурсам и даже не нуждается в инсталляции! по своим функциям Foxit Reader аналогичен Adobe Reader. Он поддерживает закладки документа, великолепно показывает графику, позволяет скопировать фрагменты из pdf-документа через буфер обмена. Даже кнопки на панели инструментов, горячие клавиши и пункты меню Foxit Reader приближены к принятым в Adobe Reader: «Ctrl+O» — открыть документ, «Ctrl+Р» — напечатать файл и т. д. Так что если сложная обработка pdf-документов вам не нужна, а производительность компьютера оставляет желать лучшего, то Foxit Reader будет отличной альтернативой. А в остальном выбор за вами.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.