24.09.2012
Excel 2010: как включить буфер обмена
Уважаемые сотрудники «Б & K»! В программе Excel 2003 я часто пользовался встроенным буфером обмена MS Office. Раньше, чтобы отобразить такой буфер, нужно было дважды нажать комбинацию «Ctrl+C». После перехода на Excel 2010 у меня такая возможность не работает — нажатие «Ctrl+C» буфер не включает, никаких настроек в параметрах Excel 2010 мне найти не удалось. Подскажите, остался ли встроенный буфер обмена в программе новой версии Excel и как его активизировать? Спасибо.
Владимир Горелов, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Вначале пара слов, о чем сейчас пойдет речь. В системе Windows есть стандартный буфер обмена, и об этом наверняка знают все без исключения пользователи ПК. Однако возникает вопрос: почему в буфер обмена Windows можно записать только один экземпляр данных? Согласитесь, что в определенных ситуациях этого недостаточно. Хотелось бы иметь «многопозиционный» буфер обмена, чтобы хранить в нем разные сведения и затем извлекать их по мере необходимости. Это не только удобно, но еще и надежно. При работе с таким буфером обмена выше вероятность обнаружить случайно утерянную часть документа, чтобы затем восстановить ее без каких-либо потерь. Именно из таких соображений разработчики Microsoft расширили понятие буфера обмена и в приложениях MS Office предложили новый инструмент — так называемый «буфер обмена Office». В отличие от стандартного, он позволяет накапливать данные из различных приложений и затем вставлять их в документы Microsoft Office. На практике объем буфера Office, конечно же, ограничен. В нем можно сохранить до 24 различных элементов. При попытке записать в заполненный буфер очередную порцию информации, она заменит самый первый скопированный туда фрагмент.
В программах пакета MS Office 2003 буфер обмена активизировался после двойного нажатия комбинации «Ctrl+C». В MS Office 2010 возможность работы со встроенным буфером осталась, но правила автоматического включения разработчики изменили. Это, собственно, и послужило причиной вопроса нашего читателя. Теперь для активизации буфера обмена делаем так:
1. Открываем любое приложение MS Office. Пусть это будет программа Excel 2010.
2. Выбираем меню «Главная». Лента программы примет вид, как на рис. 1.
3. Находим группу иконок «Буфер обмена» (первая слева на ленте главного меню).
4. Щелкаем левой кнопкой мышки на стрелочке в нижнем правом углу этой группы (рис. 1). В левой части окна Excel откроется окно с буфером обмена MS Office (рис. 2).
В центральной части этого окна представлено содержимое буфера обмена. На рис. 2 мы видим, что в нем находятся всего четыре фрагмента: один из документа Word, две копии таблиц Excel и одно графическое изображение.
В верхней части окна буфера обмена расположены две кнопки. Кнопка «Вставить все» копирует все содержимое буфера в документ MS Office. Кнопка «Очистить все» удаляет все элементы из буфера обмена.
Чтобы вставить данные из буфера MS Office в текущий документ, щелкните на соответствующем элементе левой кнопкой мышки.
Важно! Средство «Буфер обмена Office» работает только с приложениями Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, OutLook и т. д. В других программах им воспользоваться нельзя.
Чтобы удалить данные из буфера обмена делаем так:
1. Открываем буфер обмена MS Office.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки на любом элементе. Откроется меню из двух пунктов, как на рис. 3.
3. Выбираем вариант «Удалить».
В нижней части окна буфера обмена находится кнопка «Параметры». Щелчок на этой кнопке открывает меню из пяти пунктов (рис. 4). Вот их назначение:
— «Автоматическое отображение буфера обмена Office» — при включенном флажке окно буфера Office будет само появляться на экране. Такая возможность полезна, если вы постоянно пользуетесь буфером MS Office. Лично я ее не включаю;
— «Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C» — восстанавливает правило активации буфера, как это было в версии MS Office 2003;
— «Собирать данные без отображения буфера обмена Office» — при включенном флажке буфер работает, но на экране его видно не будет.
В любой момент вы можете открыть окно буфера обмена MS Office и воспользоваться его содержимым;
— «Показать значок буфера обмена Office на панели задач» — при включенном флажке в области задач Windows появится значок для активизации буфера обмена MS Office. Трудно сказать, когда это может быть полезно. Единственный пример может быть такой. Вы открыли буфер в MS Excel, а работаете в программе Word. Двойной щелчок на значке в области задач автоматически откроет окно буфера обмена в программе Word;
— «Показывать состояние около панели задач при копировании» — позволяет отслеживать все записи в буфер обмена, не открывая его окна. При включенном флажке каждый раз, когда в буфер передаются данные, в правой нижней области экрана появляется предупреждение в виде всплывающей подсказки. На мой взгляд, это полезная возможность.
Совет Для совместимости с MS Office 2003 включите в настройках буфера обмена флажки «Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C», «Собирать данные без отображения буфера обмена Office» и «Показывать состояние около панели задач при копировании».
Основное преимущество работы с буфером обмена MS Office — это полный контроль над его содержимым. Через буфер MS Office вы не просто вставляете какие-то данные в документ, вы их видите. Ну а что касается работы с несколькими приложениями, здесь буферу MS Office просто нет равных. Например, в нем можно сохранить фрагменты текстов Word, электронных таблиц Excel, картинки, куски презентаций — все они будут видны в панели обмена и доступны в любом приложении MS Office. Один щелчок мышкой, и данные мгновенно появятся в теле документа.
И последнее. До определенного момента я сам не пользовался буфером обмена Office. Маленький размер экрана диктовал свои ограничения — дополнительная область задач для буфера занимала полезную площадь, так что выгода от дополнительных преимуществ выглядела сомнительной. Ситуация изменилась с переходом на современный широкоформатный монитор. Окно в правой части экрана абсолютно не снизило комфортность работы. А вот дополнительные удобства от использования буфера MS Office я оценил сполна.
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.