28.07.2008
ИСПОЛЬЗУЕМ АВТОМОБИЛЬ РАБОТНИКА
для нужд предприятия: как оформить отношения
Использование автомобиля работника в деятельности предприятия достаточно широко распространено. Отношения с работником в данном случае могут быть оформлены как в рамках гражданского, так и в рамках трудового законодательства.
В сегодняшней статье мы рассмотрим варианты оформления таких отношений, указав положительные и отрицательные стороны каждого из них.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Правила № 1388
— Правила государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, утвержденные постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388.Правила дорожного движения
— Правила дорожного движения, утвержденные постановлением КМУ от 10.10.2001 г. № 1306.Нормы № 43 —
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Варианты оформления использования автомобиля работника
Оформить использование автомобиля работника, который не является предпринимателем, в хозяйственной деятельности работодателя можно в рамках либо трудового, либо гражданского законодательства.
Трудовое законодательство, в частности
КЗоТ, дает право на получение компенсации за износ (амортизацию) инструмента (ст. 125 КЗоТ).В рамках гражданского законодательства, руководствуясь нормами
ГКУ, использование автомобиля работника возможно в рамках договора аренды и ссуды.Рассмотрим их подробнее.
Компенсация за износ (амортизацию) автомобиля
Возможность получения компенсации за износ автомобиля.
Работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, согласно ст. 125 КЗоТ имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию). При этом размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены в централизованном порядке, определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.Как видим, в
ст. 125 КЗоТ речь идет об использовании для нужд предприятия инструментов работников. Поэтому прежде надо решить вопрос: можно ли автомобиль считать инструментом?Некоторые специалисты на этот вопрос отвечают отрицательно. В то же время представители госорганов не против использования автомобиля работника в служебных целях и выплаты за это работнику компенсации (
письмо ГНАУ от 26.07.2006 г. № 8393/5/17-0716, письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106, письмо ГГНИУ от 01.12.95 г. № 10-214/10-5759, письма Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903 и от 03.07.2007 г. № 4773, консультация в «Вестнике налоговой службы Украины» № 42 за 2006 год).Обратите внимание: и ГНА в г. Киеве, и Госпредпринимательства вообще считают, что в случае использования авто работника
без компенсации у предприятия возникают валовые доходы (письма ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903).Учитывая наличие подобных разъяснений госорганов, мы также допускаем возможность использования автомобиля сотрудника на условиях, предусмотренных
ст. 125 КЗоТ.Оформление взаимоотношений.
Согласно ст. 125 КЗоТ механизм и размер выплаты компенсации за использование автомобиля устанавливает работодатель по согласованию с работником. Такие условия могут быть предусмотрены в коллективном договоре*, а также в трудовом договоре с работником. Конкретные условия использования автомобиля можно прописать в отдельном договоре на использование автомобиля.* В коллективном договоре устанавливаются взаимные обязательства сторон по регулированию производственных, трудовых, социально-экономических отношений, в частности по установлению гарантий, компенсаций, льгот (ст. 13 КЗоТ).
ГНА в г. Киеве и Госпредпринимательства в своих письмах не только подтвердили возможность использования автомобиля работника за компенсацию, но прописали также порядок документирования таких операций. С учетом их рекомендаций, последовательность действий при использовании автомобиля работника в деятельности предприятия сводится к следующему:
1) работник пишет
заявление на имя работодателя с просьбой использовать свой автомобиль для нужд предприятия на условиях выплаты компенсации;2) работодатель дает
разрешение (письменное) на использование автомобиля исключительно для нужд предприятия, выплату компенсации и ее размер. При необходимости заключают договор об использовании автомобиля для нужд предприятия. Такой договор можно не заключать, если условия о возможности и порядке использования автомобиля закреплены в коллективном или трудовом договоре;3) если использовать автомобиль будет не сам работник, а другое лицо, то работодателю необходимо своим
приказом (распоряжением) назначить ответственного за использование автомобиля** /исключительно в хозяйственной деятельности. Обратите внимание: согласно абзацу третьему п. 15 Правил № 1388 при передаче в пользование автомобиля другому лицу в ГАИ необходимо оформить временный регистрационный талон. Такой талон должен обязательно быть у водителя, если автомобилем управляет не его собственник (п. 2.1 Правил дорожного движения). В то же время основанием для получения временного талона является нотариально заверенная доверенность, договор аренды или лизинга (письмо ГАИ МВД от 21.10.2002 г. № 4/Ж-1075). Поэтому в случае с использованием автомобиля за компенсацию могут возникнуть сложности с получением этого талона;** Стоит заметить: буквальное прочтение ст. 125 КЗоТ дает основания утверждать, что использовать для нужд работодателя свой автомобиль может только сам работник, а не другое наемное лицо работодателя. Вместе с тем госорганы не против таких схем. И все же рекомендуем без лишней нужды к ним не прибегать.
4) для выплаты суммы компенсации работник пишет
заявление с обоснованием суммы компенсации, а работодатель издает приказ (распоряжение) о выплате компенсации работнику. В зависимости от конкретных условий использования автомобиля выплачивать компенсацию можно ежемесячно, после каждого использования или в другие оговоренные сроки.При определении размера
суммы компенсации за износ (амортизацию) автомобиля сотрудники госорганов рекомендуют за основу брать нормы амортизационных отчислений (правда, не уточняют, на какие нормы следует ориентироваться — налоговые или бухгалтерские), а подтверждением стоимости автомобиля может быть акт экспертной оценки (письма ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903).В то же время
проведение экспертной оценки и расчет суммы компенсации исходя из норм являются рекомендацией, а не требованием. Напротив, ст. 125 КЗоТ предусмотрено, что размер и порядок компенсации определяются работодателем и работником по договоренности. Если у работника есть документы, подтверждающие стоимость автомобиля (например, чек, договор купли-продажи и т.п.), то считаем возможным обосновать стоимость используемого автомобиля этими документами. Руководствуясь ст. 125 КЗоТ, допускаем также возможность установления размера компенсации без обоснования стоимости автомобиля и применения каких-либо норм амортизации. Однако в таком случае надо быть готовыми отстаивать валовые расходы на сумму выплаченной работнику компенсации.Налоговый учет
. В валовые расходы сумму выплаченной компенсации работнику за износ (амортизацию) его автомобиля можно включить на основании п.п. 5.6.2 Закона о налоге на прибыль. Главное условие — такие расходы должны быть связаны с хозяйственной деятельностью предприятия, а не с финансированием личных нужд работника. Подтвердят связь с хоздеятельностью документы, которыми оформлено использование автомобиля: заявление, договор, распоряжение работодателя и т.п. (письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106). Обратите внимание: на сумму компенсации за износ (амортизацию) автомобиля не распространяется ограничение, предусмотренное п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль по включению в валовые расходы только 50 % расходов на оперативную аренду легкового автомобиля.Для НДФЛ выплачиваемую работнику компенсацию, по нашему мнению, следует считать дополнительным благом от работодателя (
п.п. «г» п.п. 4.2.9 Закона о налоге с доходов). В ф. № 1ДФ ее следует отражать с признаком «09».На сумму компенсации
не начисляют и не удерживают взносы в соцфонды, поскольку она не включается в фонд оплаты труда согласно п. 3.22 Инструкции № 5. Аналогичный вывод делает ПФУ в письме от 19.07.2005 г. № 8665/04.Транспортный налог
уплачивает собственник автомобиля — работник.Компенсация работнику текущих расходов, связанных с использованием автомобиля (ГСМ, ремонт, стоянка и т.п.).
Здесь не все так просто. Несмотря на то что представители госорганов допускают возможность проведения компенсации расходов ГСМ по Нормам № 43*, считаем, что законных оснований для выплаты такой компенсации нет. В ст. 125 КЗоТ говорится лишь о компенсировании работнику износа (амортизации) автомобиля, а отдельная выплата компенсации расходов на ГСМ, ремонт и другие расходы на эксплуатацию автомобиля не предусмотрена. Поэтому мы бы поостереглись отражать сумму такой компенсации в составе валовых расходов. К тому же в таком случае непонятно, как уплачивать экосбор**.* Письма ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903.
** Специалисты ГНАУ считают, что даже при отсутствии данных об объемах потребленных ГСМ сбор за загрязнение окружающей среды все же придется уплатить (см. статью «Использование личного автотранспорта в хозяйственной деятельности: как избежать претензий со стороны проверяющих»// «БН», 2006, № 44, с. 39).
Поэтому здесь лучше пойти по такому пути:
1) или завуалировать стоимость потребленных ГСМ (других текущих расходов) в сумме компенсации за износ (амортизацию) автомобиля. Валовые расходы — как для суммы компенсации износа на основании
п.п. 5.6.2 Закона о налоге на прибыль. С этой суммы придется удержать и НДФЛ, Это, пожалуй, главный недостаток использования автомобиля работника за компенсацию. Если такие расходы являются существенными, с целью оптимизации налогообложения целесообразнее избрать другой способ их компенсации (см. ниже п. 2) либо договор аренды, ссуды (см. с. 39 и 42). В таком случае эти расходы не будут доходом работника, так как их несет работодатель для своих нужд;2) или показывать покупку ГСМ для автомобиля работника через подотчет. При этом ГСМ оприходуется на баланс и списывается по
Нормам № 43 на основании путевых листов (возможность их выписки на автомобиль, используемый на условиях компенсации, госорганы также допускают*). Валовые расходы по ГСМ — как для своих автомобилей. При этом НДФЛ из этой суммы не удерживаем.*
Письма ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903.Пример 1
. Начальник отдела сбыта предприятия периодически использует свой автомобиль для поездок на встречи с деловыми партнерами предприятия. Возможность осуществления компенсации его использования и ее размер (80 грн. в день) прописаны в трудовом договоре с работником. В июле 2008 года работник использовал автомобиль в течение 6 дней. Для получения компенсации в сумме 480 грн. (80 грн. х 6 дн.) он написал заявление на имя руководителя, а работодатель издал приказ.В учете работодателя начисление и выплата компенсации за износ (амортизацию) использующегося личного автомобиля работника отразятся так (табл. 1):
Таблица 1
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Начислена компенсация за износ (амортизацию) личного автомобиля работника за июль 2008 года* | 92 | 663 | 480 | 480 |
| 2. Удержан НДФЛ (480 х 15 %) | 663 | 641/НДФЛ | 72 | — |
| 3. Уплачен в бюджет НДФЛ | 641/НДФЛ | 311 | 72 | — |
| 4. Выплачена компенсация работнику (480 - 72) | 663 | 301 | 408 | — |
| * В ф. № 1ДФ компенсацию следует отразить с признаком дохода «09». | ||||
Вывод
: Этот вариант выгоден при использовании автомобиля в деятельности предприятия периодически. Выгоды особо очевидны, если речь идет об использовании легкового автомобиля (не действует 50 % ограничение по валовым расходам). Основной минус: неурегулированность правовых вопросов.
Аренда (наем) автомобиля
Оформление взаимоотношений.
Аренда (наем) автомобиля является самым урегулированным и распространенным способом оформления отношений работодателя и работника по использованию личного автотранспорта последнего в хоздеятельности. Правовые основы арендных отношений установлены гл. 58 ГКУ.Напомним основные моменты заключения договора аренды автомобиля у работника, который является обычным физлицом:
1. Договор найма (аренды) транспортного средства заключается в
письменной форме и нотариально заверяется** (ст. 799 ГКУ).** Госпошлина за нотариальное удостоверение договора составляет 1 % от суммы договора, но не менее одного не облагаемого налогом минимума доходов граждан (17 грн.).
2. Договором обязательно должна быть установлена
плата за наем (аренду) автомобиля (ст. 762 ГКУ). Законодательство не ограничивает ее размера. А потому она может быть как минимальной (например, 1 грн.), так и достаточно высокой. Срок выплаты арендной платы устанавливается по договоренности сторон, а если он не установлен — арендная плата уплачивается ежемесячно.3. Арендатор
полностью берет на себя расходы, связанные с использованием транспортного средства. При этом он обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии (ст. 801 ГКУ). Страхует автомобиль арендодатель (ст. 802 ГКУ).4. На арендуемый автомобиль в ГАИ необходимо оформить
временный регистрационный талон на срок действия договора аренды (абзац третий п. 15 Правил № 1388). Если работник-наймодатель будет водителем арендованного автомобиля, то временный талон оформлять не обязательно (п. 2.1 Правил дорожного движения).5. Автомобиль находится во временном пользовании работодателя в течение срока, определенного в договоре. Поэтому работодатель сам решает, как его использовать. При этом арендатор должен использовать авто в соответствии с его назначением и условиями договора (например, если договором предусмотрено, что легковой автомобиль используется исключительно для перевозки пассажиров, то перевозить в нем грузы нельзя). Для досрочного расторжения другую сторону необходимо уведомить заблаговременно.
Документирование.
Передачу автомобиля в наем (аренду) от работника арендатору-работодателю оформляют актом приема-передачи автомобиля в найм (аренду), составленном в произвольной форме. За основу можно взять акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1). Им же оформляют и возврат авто работнику по окончании срока аренды или в других случаях. На основании этого акта предприятие отражает взятый в аренду автомобиль на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы».При использовании автомобиля составляют
путевые листы, на основании которых списывают также ГСМ на работу автомобиля. При перевозке на арендуемом автомобиле грузов составляют товарно-транспортные накладные. Обратите внимание: наличие у водителя путевых листов и документов на груз требует п. 2.1 Правил дорожного движения.Факт предоставления автомобиля в наем (аренду) подтвердит
акт выполнения договора найма (аренды), составленный в произвольной форме (если в договоре предусмотрено составление такого акта*).* Формально, поскольку аренда не является услугой, акт составлять не обязательно. Но сотрудники налогового ведомства указывают, что без акта валовых расходов нет (например, в письме ГНА в г. Киеве от 28.12.2005 г. № 1177/10/31-106).
Налоговый учет.
При использовании арендуемого легкового автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия все расходы включают в валовые с учетом ограничений, предусмотренных п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль:— арендная плата и ГСМ включаются в валовые расходы в размере
50 % (доказывать связь этих расходов с хоздеятельностью не нужно);— расходы на стоянку и парковку
не включаются в валовые расходы вообще.Ограничения, установленные
п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль, не работают для предприятий, основной деятельностью которых является предоставление платных услуг по транспортному или туристическому обслуживанию.В отношении других арендуемых транспортных средств валовые расходы отражают при условии использования их в хозяйственной деятельности.
Расходы на ремонт арендованного автомобиля отражают в налоговом учете на основании общих норм
пп. 8.7.1 и 8.8.1 Закона о налоге на прибыль.Расходы на страхование
арендованных транспортных средств не включаются в состав валовых расходов предприятия-арендатора, так как не являются его имуществом. В то же время считаем возможным включать в состав валовых расходы на страхование гражданско-правовой ответственности арендуемого транспортного средства. Это объяснимо: арендуемое транспортное средство используется в хоздеятельности арендатора, и именно арендатор несет ответственность за нанесение ущерба жизни, здоровью или имуществу потерпевших вследствие эксплуатации этого транспортного средства. Однако ГНАУ с этим не согласна (письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316**).** См. ком. «Страхование арендованного автомобиля, расходы на распространение обязательной информации и некоторые другие вопросы — в одном письме ГНАУ» // «БН», 2006, № 6, с. 7.
НДС
, уплаченный в составе «лимитируемых» расходов для легковых автомобилей, а также для всех «нелимитируемых» расходов, включают в налоговый кредит в полном объеме при условии использовании авто в хозяйственной деятельности и в налогооблагаемых операциях (п.п. 7.4.1 Закона об НДС).НДФЛ
(15 %) удерживают только с сумм арендной платы. Все расходы, связанные с использованием транспортного средства, несет арендатор. Поэтому они не являются доходом работника и не облагаются налогом. В ф. № 1ДФ сумму арендной платы следует отражать с признаком «08» («14»*). В то же время представители налоговых органов при выплате арендной платы работнику отдают предпочтение признаку «01» (консультация в «Вестнике налоговой службы Украины», 2008, № 5, с. 4). Мы с этим не согласны, так как арендная плата не является доходом в виде зарплаты.* В Порядке заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденном приказом ГНАУ от 29.09.2003 г. № 451, при описании признака дохода «08» сделана ссылка на п. 9.1 Закона о налоге с доходов, который регулирует налогообложение доходов от операций с недвижимым имуществом. Поэтому возможно отражать такой доход с признаком «14».
Арендная плата
не является объектом для начисления и удержания соцвзносов, поскольку суммы такого дохода не являются заработной платой. Это распространяется и на взносы в ПФУ, так как такие операции не связаны с выполнением работ (услуг) (письмо ПФУ от 27.02.2004 г. № 1852/04).Арендатор, который списывает ГСМ на работу арендуемого автомобиля, является плательщиком
сбора за загрязнение окружающей среды. Транспортный налог должен уплачивать собственник авто.Пример 2
. За арендуемый у работника легковой автомобиль (по условиям договора стоимость автомобиля — 50000 грн.) начислена арендная плата в сумме 480 грн. Кроме того, работник за свои средства закупил ГСМ на заправку легкового автомобиля на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.). Он предоставил чеки и составил Отчет об использовании средств, выданных на командировку и под отчет (Отчет).Отражение в учете работодателя начисления и выплаты платы за наем (аренду) автомобиля работника проиллюстрируем таблицей (табл. 2):
Таблица 2
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Получен в аренду легковой автомобиль | 01 | — | 50000 | — |
| 2. Оприходованы закупленные работником ГСМ для арендованного автомобиля на основании Отчета
| 203 | 372 | 200 | 100* |
| 3. Отражен налоговый кредит по НДС в составе стоимости закупленных ГСМ | 641/НДС | 372 | 40 | — |
| 4. Списаны ГСМ для работы арендованного автомобиля (на основании путевых листов) | 92 | 203 | 200 | —** |
| 5. Начислена плата за (наем) аренду личного автомобиля работника за июль 2008 года*** | 92 | 663 (685) | 480 | 240 |
| 6. Удержан НДФЛ (480 х 15 %) | 663 (685) | 641/НДФЛ | 72 | — |
| 7. Уплачен в бюджет НДФЛ | 641/НДФЛ | 311 | 72 | — |
| 8. Выплачена работнику: | ||||
| — плата за (наем) аренду личного автомобиля (480 — 72) | 663 (685) | 301 | 408 | — |
| — задолженность по подотчетным средствам | 372 | 301 | 240 | — |
| * 50% стоимости ГСМ пересчитывают по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. ** Выбытие привело к реальному увеличению ВР по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль на 50% стоимости использованного ГСМ. *** В ф. № 1ДФ плату за (наем) аренду личного автомобиля следует отразить с признаком дохода «08» (14). | ||||
Вывод
. Этот вариант более выгоден при постоянном долгосрочном использовании автомобиля в деятельности предприятия. Главный недостаток: необходимость нотариального заверения договора аренды.
Договор ссуды — способ без оплаты заполучить автомобиль для нужд работодателя
Оформление взаимоотношений.
Если автомобиль работника желают использовать безвозмездно (без оплаты), то заключают договор ссуды транспортного средства. Взаимоотношения по такому договору регулируют статьи 827 — 836 ГКУ.Договоры найма (аренды) и ссуды очень схожи. Главным отличием является бесплатность договора ссуды. Кроме того, по договору ссуды работник может без проблем досрочно вернуть себе автомобиль — главное согласно
ст. 834 ГКУ обосновать непредвиденные обстоятельства. В свою очередь пользователь-работодатель тоже может вернуть автомобиль работнику до истечения срока договора. Это нарушает стабильность отношений, присущую, например, найму (аренде).Договор ссуды транспортного средства, в котором одной стороной является физлицо, как и договор найма (аренды) транспортного средства, заключают в
письменной форме и нотариально удостоверяют.Как и при аренде, необходимо оформить временный регистрационный талон в ГАИ. Передачу автомобиля от работника и обратно оформляют
актом приема-передачи автомобиля в безвозмездное пользование, составленном в произвольной форме. Автомобиль отражают на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» . И при использовании автомобиля составляют путевые листы, товарно-транспортные накладные.Работодатель, получивший в бесплатное пользование автомобиль, несет обычные расходы по поддержанию надлежащего состояния автомобиля, преданного ему в пользование (
ст. 833 ГКУ). На этом основании текущие расходы по эксплуатации автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, предприятие вправе относить в валовые расходы, естественно с учетом ограничений для легковых автомобилей.В то же время бесплатное пользование автомобилем работника по договору ссуды для целей
Закона о налоге на прибыль является безвозмездно полученной услугой (работой, товаром), которую придется включить в валовые доходы (п.п. 4.1.6 Закона о налоге на прибыль). Учитывая, что в Законе о налоге на прибыль порядок определения дохода в таком случае нет, по всей видимости необходимо исходить из обычных цен. А в качестве обычной цены можно взять стоимость аренды на подобный автомобиль. Обратите внимание, что такой подход разделяет ГНА в г. Киеве (письма ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903).НДФЛ
в данном случае не взимают, так как нет дохода.Работодатель — пользователь автомобиля при списании ГСМ на работу автомобиля является плательщиком
сбора за загрязнение окружающей среды. Транспортный налог уплачивает собственник авто — работник.Вывод
. Этот вариант выгоден при постоянном долгосрочном использовании автомобиля в деятельности предприятия, если сторонам выгодна бесплатность пользования и не пугает, что в любой момент работник может потребовать вернуть ему автомобиль.В заключение обобщим условия договоров, по которым возможно использовать автомобиль, в табличной форме (табл. 3 на с. 43). Как видим, есть несколько вариантов использования автомобиля работника в деятельности работодателя, и у каждого из них свои положительные и отрицательные стороны. Теперь решение за вами — выбирайте!
Таблица 3
Варианты использования автомобиля работника в деятельности работодателя
| Условие /критерий | ТРУДОВОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО | ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО | |
| компенсация по ст. 125 КЗоТ
| договор аренды | договор ссуды | |
| Оформление договорных отношений | Возможность использования может быть предусмотрена в колдоговоре, трудовом договоре. В этом случае отдельный договор заключать не надо | Заключают договор в письменной форме (ст. 799 ГКУ) | Заключают договор в письменной форме (ст. 828 ГКУ) |
| Нотариальное заверение договорных отношений | Нет | Необходимо (ст. 799 ГКУ) | Необходимо (ст. 828 ГКУ) |
| Необходимость оценки автомобиля | Лучше провести экспертную оценку (письмо ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106; письмо Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903) | Не обязательно | |
| Оформление результатов использования автомобиля | Заявление работника с обоснованием размера компенсации, приказ (распоряжение) работодателя о выплате | Акт выполнения договора найма (аренды) | Не надо |
| Обязательность оформления в ГАИ, если авто используется не собственником автомобиля | Возможность оформления временного регистрационного талона под вопросом | Необходимо оформить временный регистрационный талон | |
| Плата за пользование: | Размер по договоренности между работником и работодателем (налоговики настаивают на определении размера исходя из норм амортизации) | Размер по договоренности сторон | Нет, автомобиль передается безвозмездно |
| — НДФЛ | Допблаго для работника — 15 % НДФЛ (признак дохода «09») | Доход с признаком «08» («14») - 15 % НДФЛ из суммы платы за наем (аренду) | Нет, так как нет дохода работника |
| — налог на прибыль | ВР на сумму компенсации в полном объеме согласно п.п. 5.6.2 Закона о налоге на прибыль при условии использования авто в хоздеятельности
| ВР на 50% суммы оперативной аренды легковых авто*. Для других транспортных средств при условии использования авто в хоздеятельности — ВР 100 % | — |
| Расходы на эксплуатацию авто: | Компенсации по ст. 125 КЗоТ подлежит только износ (амортизация) автомобиля. Как вариант можно завуалировать сумму компенсации таких расходов в составе компенсации износа автомобиля.
| Арендатор обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии. Расходы, связанные с использованием автомобиля, несет наниматель-работодатель (ст. 801 ГКУ) | Расходы по поддержанию надлежащего состояния автомобиля, переданного в безвозмездное пользование, — обязанность пользователя-работодателя (ст. 833 ГКУ) |
| НДС — 100% в налоговый кредит при условии, что автомобиль полностью используется предприятием в хозяйственной деятельности для осуществления налогооблагаемых операций (п.п. 7.4.1 Закона об НДС) | |||
| — ГСМ | По легковым автомобилям — ВР 50%*; для других авто — при условии использования авто в хоздеятельности — ВР 100% | ||
| — стоянка, парковка | По легковым автомобилям — нет ВР*; для других авто — при условии использования авто в хоздеятельности — ВР 100% | ||
| — расходы на ремонт | Налоговый учет согласно пп. 8.7.1 и 8.8.1 Закона о налоге на прибыль
| ВР по п.п. 8.7.1 Закона о налоге на прибыль нет
| |
| — проведение технического обслуживания | ВР на всю сумму при условии использования авто в хоздеятельности | ||
| — страхование автомобиля | Нет ВР | ||
| — страхование гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств | Нет ВР по мнению ГНАУ, т. к. арендованный авто не находится в составе основных фондов плательщика налога — не соответствует требованиям п.п. 5.4.6 Закона о налоге на прибыль (письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316). Мы с этим не согласны
| ||
| — уплата сбора за загрязнение окружающей природной среды | Плательщик тот, кто заправляет автомобиль ГСМ | ||
| — уплата налога с владельцев транспортных средств | Плательщик — владелец авто | ||
| * Доказывать связь таких расходов с хоздеятельностью предприятию не надо. Ограничение не распространяется на предприятия, основной деятельностью которых является предоставление платных услуг по транспортному или туристическому обслуживанию | |||