09.03.2009
Как оформить выдачу наличных кассиру из кассы для погашения задолженности
перед физлицами при перечислении ее через «Укрпошту»
Как оформить выдачу наличных кассиру из кассы предприятия для погашения задолженности перед физлицами за выкупленные у них акции, если погашение задолженности осуществляет кассир (единственный кассир) через предприятие «Укрпошта»? Можно ли такие операции оформлять с помощью Книги учета принятых и выданных кассиром денег, не составляя при этом Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет?
(г. Киев)
Ответ на заданный вопрос начнем с того, что определимся с назначением
Книги учета принятых и выданных кассиром денег (далее — Книга)*. Согласно п. 4.6 Положения № 637** ее используют при наличии на предприятии нескольких кассиров. При этом старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под подпись в Книге. На эту передачу средств расходный кассовый ордер не оформляют, передачу денег фиксируют в Книге. Кассиры в течение рабочего дня осуществляют прием и выдачу наличных, оформляя при этом приходные и расходные кассовые документы. В конце дня эти кассиры отчитываются о получении аванса от старшего кассира, принятых и выданных наличных по соответствующим кассовым документам, а остаток средств сдают старшему кассиру под подпись в этой же Книге (приходный кассовый ордер на возврат средств также не составляют).* Напомним: приказом от 09.06.2008 г. № 186 Госкомстат с 09.06.2008 г. отменил утвержденные им формы кассовых документов, в том числе форму Книги учета принятых и выданных кассиром денег (КО-5). Однако это не запрещает предприятию ее применять и после отмены (письмо НБУ от 09.07.2008 г. № 11-111/2779-9370).
** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Таким образом, можно сделать вывод, что
Книгу применяют для отражения движения наличных средств в одной кассе предприятия между старшим кассиром и подчиненными ему кассирами. Кассовую книгу в таком случае ведет старший кассир. Если на предприятии несколько касс (кассовых книг), то перемещение наличных между этими кассами предприятия необходимо оформлять кассовыми ордерами. Книгу в таком случае не применяют.Что касается выдачи наличных иным работникам, кроме кассиров, под роспись в
Книге, то это допускается в п. 4.9 Положения. Но это возможно:1) на предприятиях, которые имеют обособленные подразделения или обслуживаются централизованными бухгалтериями;
2) для выплаты зарплаты, пособия по временной нетрудоспособности, стипендий и премий.
Другие случаи применения
Книги для учета движения наличных в Положении № 637 не предусмотрены. Поэтому в ситуации, описанной в вопросе, считаем невозможным отражать в Книге выдачу наличных кассиру предприятия для последующего перечисления им этих средств физлицам за акции через «Укрпошту».В данной ситуации считаем, что кассир (другое лицо, уполномоченное совершать такие платежи)
выполняет гражданско-правовое поручение предприятия за его счет — перечисляет физлицам средства за выкупленные у них акции. Для совершения гражданско-правового поручения работнику (кассиру) выдают денежные средства под отчет*** по расходному кассовому ордеру. После выполнения гражданско-правового поручения такой работник (кассир) отчитывается за израсходованные средства, составив Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, к которому прилагает документы на перечисление (перевод) физлицам денег через «Укрпошту». Остаток неизрасходованных средств он сдает в кассу до или в момент предоставления Отчета.*** О том, что средства для совершения гражданско-правового поручения работнику выдают под отчет, сказано в Законе Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV. Поэтому при осуществлении таких операций следует учитывать нормы этого Закона.
Виктория ЗМИЕНКО