12.10.2009
ПОДОТЧЕТ ЗА СВОЙ СЧЕТ:
в какие сроки следует возместить
работнику потраченные средства,
если аванса оказалось недостаточно
Письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09
«О порядке использования денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет»
В комментируемом
письме Минтруда высказало свое мнение о том, в какие сроки следует компенсировать подотчетному лицу расходы, понесенные сверх выданной ему под отчет наличности.На практике возможны ситуации, когда подотчетное лицо приобретает (оплачивает) что-либо для предприятия за собственные денежные средства, и у предприятия возникает кредиторская задолженность перед подотчетным лицом, которую в дальнейшем необходимо будет погасить. Как указывает Минтруда, такая операция не противоречит действующему законодательству.
Минтруда также отмечает, что отчитывается такое подотчетное лицо за потраченные средства, в том числе по своим потраченным средствам, в обычном порядке, предоставив
Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет)*. Утвержденный при этом руководителем перерасход средств работника является задолженностью предприятия перед таким подотчетным лицом, которую в бухучете, по мнению Минтруда, отражают на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами»**.* Форма Отчета утверждена приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.
** Минфин также предлагает задолженность перед подотчетным лицом отражать на субсчете 372 (письмо МФУ от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266; см. статью «Подотчет за свой счет — может ли работник оплатить расходы предприятия за свой счет»// «БН», 2009, № 16, с. 34).
Как указало Минтруда, действующим законодательством
не установлен срок компенсации предприятием подотчетному работнику расходов, понесенных сверх выданных ему под отчет наличных. При этом для определения момента начала течения срока обращения в суд работник должен обратиться к работодателю с требованием компенсировать ему понесенные расходы. На наш взгляд, предоставление работником Отчета можно считать «обращением с требованием». Течение срока исковой давности при таком подходе начинается с 8 дня после утверждения Отчета (когда стороны согласовали сумму предъявленного требования)***.*** Подробнее см. консультацию «Подотчет за свой счет — может ли работник оплатить расходы предприятия за свой счет» // «БН», 2009, № 16, с. 34.
Что касается срока обращения в суд, то,
по мнению Минтруда, установленный трудовым законодательством срок обращения в суд (3 месяца — ст. 233 КЗоТ****) в данном случае не должен применяться, поскольку задолженность на субсчете 372 (кредитовое сальдо) хоть и подлежит погашению, но не относится к выплатам, которые предприятие обязано выплачивать работнику в соответствии с условиями трудового договора.**** Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71.
Из этого можно сделать вывод, что, по мнению Минтруда,
взаимоотношения по излишне потраченным работником собственным средствам даже в случае частичного обеспечения работника авансом регламентирует не трудовое законодательство (в частности, КЗоТ), а гражданское законодательство (Гражданский кодекс Украины, далее — ГКУ). С таким подходом мы вполне согласны, поскольку нормами трудового законодательства (КЗоТ) регламентируются только отношения по поводу части понесенных работником расходов, которые были обеспечены выданным авансом. Что касается не обеспеченных авансом израсходованных работником средств, то здесь взаимоотношения при возмещении потраченных средств регламентирует ГКУ. На это неоднократно указывал Нацбанк (письма от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 и от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746) и Минфин (письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266). И поэтому к такой задолженности должен применяться общий срок исковой давности, установленный ст. 257 ГКУ — 3 года, а не 3 месяца, как это предусмотрено КЗоТ для задолженностей по выплатам, предусмотренным трудовым законодательством.Напомним: принципиальное значение продолжительность срока исковой давности по подотчетным суммам имеет для налога на прибыль — по окончании срока исковой давности такая задолженность приобретает статус безвозвратной финансовой помощи и включается в состав валовых доходов (пп. 1.22.1, 4.1.6 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР). Комментируемое письмо поможет избежать неприятных налоговых последствий, увеличив запас времени предприятия для возмещения расходов работника.