В комментируемом письме Минфин разъяснил, какие первичные документы следует составлять при выполнении договора аренды.
Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций и должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения ( ст. 9 Закона о бухучете). Следовательно, для подтверждения хозяйственной операции по предоставлению и получению услуг по аренде имущества одного только договора об аренде недостаточно. Необходимо составить отдельный первичный документ.
Таким первичным документом, по мнению Минфина, обычно выступает Акт выполненных работ (услуг), который подписывается должностными лицами арендодателя и арендатора. Если условиями договора об аренде установлен отдельный первичный документ, являющийся подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то составляют именно его.
В таком первичном документе арендодатель должен указать стоимость соответствующей услуги (предоставление имущества в аренду) и период, в течение которого арендатор пользовался имуществом. При этом датой составления такого первичного документа является дата его подписания.
В то же время Минфин отмечает, что независимо от того, в каком периоде был подписан Акт о предоставлении услуг, в расходы арендатор будет включать расходы на аренду имущества в тот период, за который происходит начисление арендной платы.
То есть, даже если Акт о предоставлении услуг аренды за август составлен и подписан в начале сентября, то в расходы арендную плату нужно включить в августе. Дело в том, что этого требует один из принципов бухучета, а именно: начисления и соответствия доходов и расходов ( ст. 4 Закона о бухучете).