Направляя работника в загранкомандировку, работодатель обязан обеспечить его денежными средствами на текущие расходы (авансом). Аванс может быть выдан работнику наличными денежными средствами либо перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Для обеспечения работника наличным авансом в инвалюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в банке (если средств на валютном счете достаточно), либо специально приобрести валюту на межбанковском валютном рынке (если средств на валютном счете не хватает).
Обратите внимание! Покупать валюту для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически запрещено.
Порядок использования юрлицами и физлицами-предпринимателями наличной инвалюты с собственных текущих счетов регулируется Правилами № 200*.
После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о суммах понесенных им расходов путем предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). В общем случае подать Отчет нужно до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы (п.п. 170.9.2 НКУ).
Специальные сроки подачи Отчета в случае использования в командировке платежной карточки установлены п.п. 170.9.3 НКУ и составляют:
• 3 банковских дня — если в командировке работник снимал наличность с карточки;
• 10 банковских дней (с возможностью продления до 20 дней) — если платежная карточка использовалась для безналичных расчетов.
Сумму излишне израсходованных средств (остаток средств из аванса) работник должен вернуть в кассу или зачислить на банковский счет работодателя до или одновременно с подачей Отчета. Причем возвращать деньги нужно в той валюте, в которой был выдан аванс.
Вместе с Отчетом работник предоставляет оригиналы документов, подтверждающих оплаченные расходы, с указанием формы их оплаты (наличными, платежной карточкой, безналичным переводом).
Если документов, подтверждающих пребывание работника в командировке, нет, то к Отчету прилагают:
• заверенные отделом кадров или главбухом копии страниц загранпаспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии);
• или справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы о пересечении командированным работником государственной границы Украины. В ней указываются пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа.
При подаче Отчета и возмещении расходов на загранкомандировку возможны несколько ситуаций. Приведем их в таблице.
| Ситуация | Курс, по которому возмещаются загранкомандировочные расходы |
| Расходы работника в инвалюте в пределах суммы полученного аванса | Курс НБУ на дату получения аванса на загранкомандировку |
| Работник возвращает часть неиспользованного аванса в инвалюте | Курс НБУ на дату погашения задолженности работником (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса) |
| Аванса не хватило. Работник израсходовал собственные средства и предприятие возмещает ему расходы, понесенные сверх выданного аванса | Расходы собственных средств, понесенные работником в загранкомандировке в инвалюте, возмещаются в гривне по курсу НБУ на дату выплаты денег работнику (п. 2.5 Правил № 200) |
По материалам категории 109.19 ЗІР ГФСУ