Доверенность на предприятии (Окончание. Начало см. в «Бухгалтере» № 19’2012 на с. 42–46)

Улица лицо чтобы не прислала,

у лица доверенность попроси сначала

Доверенность на предприятии

(Окончание. Начало см. в «Бухгалтере» № 19’2012 на с. 42–46)

Доверенность на представление
налоговой отчетности

Сразу оговорим, что, по нашему мнению, принести и физически представить декларацию в окошко налоговому инспектору может любое лицо без какого-либо подтверждения своих полномочий. Обоснование этой позиции простое: Налоговый кодекс Украины не предусматривает такого основания отказа в приеме декларации, как ее представление неуполномоченным лицом. Правда, отдельные специалисты всё же склонны видеть в предписаниях НКУ указание на необходимость свои полномочия на представление декларации подтвердить. Речь идет о п. 49.3 НКУ, согласно которому налоговая декларация представляется по выбору налогоплательщика, если иное не предусмотрено Кодексом, одним из следующих способов:

а) лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;

б) направляется по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения;

в) средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.

Уполномоченным лицом, как считают сторонники позиции о необходимости представления декларации только при наличии соответствующей доверенности, может выступать исключительно руководитель предприятия (или же другие лица, прямо уполномоченные учредительными документами на представление налоговой отчетности, представительство интересов юрлица в органах государственной власти и местного самоуправления) или лицо, полномочия которому переданы таким руководителем с помощью доверенности. При таком подходе получается, что с налоговой отчетностью в налоговую службу должен пожаловать либо руководитель предприятия, предварительно вооруженный извлечением из устава или выпиской из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, либо же другое лицо, но обязательно с подписанной руководителем доверенностью.

Следует отметить, что на таком подходе к трактовке налогового законодательства не настаивают даже представители налоговых органов, видимо понимая (либо во всяком случае интуитивно чувствуя), что, во-первых, основания для отказа в принятии налоговой отчетности, как уже говорилось выше, в подобной ситуации отсутствуют; во-вторых, если, к примеру, налогоплательщик воспользовался таким способом представления отчетности, как ее направление по почте, то проверить, кто именно вложил отчетность в конверт, все равно нельзя, а правовой режим, какой бы способ избран ни был, должен быть одинаковым*.

* Правда, почему-то отдельные представители налоговых органов на этом останавливаются и, наверное, в силу привычки продолжают отрицать возможность представления налоговой отчетности через курьерскую службу («Вестник налоговой службы Украины» № 44/2011, с. 11).

Судя по всему, при формулировании п. 49.3 НКУ законодатель не ставил целью указать на необходимость подтвердить полномочия на представление отчетности тем или иным лицом, а лишь очерчивал круг возможных способов представления декларации: принести лично (кем бы ни был человек, сделавший это), направить по почте либо средствами электронной связи.

Оппоненты такого варианта прочтения п. 49.3 НКУ могут на это возразить, что в таком случае добросовестный плательщик не защищен от представления от его имени налоговой отчетности любым третьим лицом. На наш взгляд, способ представления отчетности не призван создавать подобные гарантии. Для этого в налоговой декларации предусмотрены такие реквизиты, как подпись и печать**. Вот их достоверность как раз и должен проверить контролирующий орган в отведенные налоговым законодательством сроки (5 рабочих дней при направлении отчетности по почте или средствами электронной связи, 3 рабочих дня — если декларация представлялась лично или через представителя) и при установлении факта подписания отчетности не уполномоченным на это лицом отказать в ее приеме, изложив основания для такого отказа в письменной форме (см. п. 49.11 НКУ).

** На это прямо указывает абзац второй п/п. 48.5.1 НКУ, согласно которому достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или электронной цифровой подписи в электронном документе.

Вывод из всего изложенного выше: для представления налоговой отчетности третьим лицом с точки зрения налогового законодательства доверенность не нужна. А вот если субъект хозяйствования хочет себя обезопасить от халатного исполнения поручения по представлению налоговой отчетности тем конкретным лицом, которое взялось доставить ее в налоговую службу, то в первую очередь необходимо определиться, в каких отношениях — трудовых или гражданско-правовых — состоит субъект хозяйствования с таким поверенным.

Ведь его забывчивость может обернуться для предприятия штрафом в 170 грн (а если в течение последнего года это уже не первый факт — в 1020 грн). Так, если речь идет о работнике предприятия, трудовыми обязанностями которого охватывается исполнение подобного поручения, то несвоевременное представление им налоговой отчетности может стать основанием для применения дисциплинарной и материальной ответственности. Если доверенность выдана на основании договора поручения, санкции могут быть предусмотрены договором.

Не менее спорный вопрос — могут ли налоговая отчетность или другие документы, которые представляются налоговому органу, быть подписаны лицом, уполномоченным на это доверенностью ? Сами налоговые органы готовы признать такую возможность. Правда, налоговики при этом хотят, чтобы документы, подтверждающие полномочия на подписание отчетности или других представляемых в налоговую форм, были приложены к последним и представлены налоговому органу одновременно с ними. Желание понятно и основано на предписаниях п. 48.5 НКУ, согласно которому налоговая декларация должна быть подписана :

«48.5.1. руководителем плательщика налогов или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации в орган государственной налоговой службы. В случае ведения бухгалтерского учета и представления налоговой декларации непосредственно руководителем плательщика налога такая налоговая декларация подписывается таким руководителем и лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета.

Достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие в электронном документе электронной цифровой подписи плательщика налога;

48.5.2 . физическим лицом — плательщиком налогов или его законным представителем;

48.5.3 . лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации согласно договору о совместной деятельности или соглашению о распределении продукции».

Таким образом, налоговый орган должен иметь возможность установить надлежащие полномочия лица на подписание налоговой отчетности. По общему правилу, ему достаточно для этого сверить данные о лицах, подписавших декларацию, с данными, указанными о руководителе и главном бухгалтере в форме № 1-ОПП. Если они не совпадают, налоговый орган исходит из того, что налоговая отчетность подписана не уполномоченными лицами, а значит, есть основание отказать в приеме налоговой отчетности. Чтобы избежать такой ситуации, следует представить документы, подтверждающие полномочия представителя на подписание налоговой отчетности.

Если отчетность представляется в электронной форме, то представителю придется получить электронную цифровую подпись на себя, а налоговый орган отдельно уведомить об изменении состава лиц, имеющих право подписания налоговой отчетности.

Обратим внимание: когда речь идет о лицах, представляющих интересы физических лиц (в том числе физлиц-предпринимателей), налоговые органы указывают на необходимость наличия нотариально удостоверенной доверенности, не соглашаясь с возможностью использования простой письменной доверенности. Свои требования они обосновывают ссылкой на п. 19.2 НКУ, согласно которому доверенность, выданная плательщиком налогов — физлицом на представительство его интересов и ведение дел, связанных с уплатой налогов, должна быть удостоверена согласно действующему законодательству. Однако ни один действующий нормативно-правовой акт не требует нотариального удостоверения данного вида доверенностей, а потому, казалось бы, вполне достаточно письменной формы доверенности. Но, повторимся, убедить в этом налоговиков вряд ли удастся.

　

Доверенность руководителя филиала (представительства)

Согласно ч. 4 ст. 95 ГКУ (см. «Бухгалтер» № 19’2012, с. 4т–5т) руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной этим юрлицом доверенности.

Чтобы определить, имел ли право руководитель филиала на совершение того или иного действия, в частности на заключение договора, суды проверяют содержание устава предприятия, положения о филиале (представительстве) и выданной такому руководителю доверенности (см. постановление Киевского апелляционного хозяйственного суда от 15.11.2006 г. № 8/215, постановления ВХСУ от 21.04.2008 г. № 4/2771-27/370 , от 06.04.2010 г. № 07/194-09, от 15.05.2008 г. № 2-26/3726-2007).

Доверенность на ведение дел в суде
и представительство интересов в других госорганах

Выдавая доверенность на ведение дел в суде, лицо должно помнить, что представитель по такой доверенности имеет право совершать от имени доверителя любые процессуальные действия, вплоть до заключения мирового соглашения либо признания иска и т. п. Ограничения полномочий представителя, если лицо, выдающее доверенность, хочет их установить, должны быть оговорены прямо в тексте доверенности.

Если иск подает представитель, то он же может его и подписать, приложив к иску доверенность на ведение дел в суде. Впрочем, даже если доверенность приложена не будет, это не основание для отказа в рассмотрении иска. Если суд усомнится в полномочиях лица, подавшего иск, на представление интересов истца, он должен обратиться к последнему с запросом, дабы тот предоставил документы, подтверждающие, что представитель наделен необходимыми полномочиями*.

* См., например, постановление Киевского апелляционного хозяйственного суда от 07.11.2011 г. № 05527/11065 — режим доступа: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/19181228.

Представитель может выступать от имени доверителя не только в суде, но и в любом другом госоргане, в том числе в налоговой службе, например, в случае обжалования налогового уведомления — решения в административном порядке. Если жалоба составляется представителем, то он ее подписывает, прилагая к ней доверенность (см., в частности, п. 4 Положения о порядке подачи и рассмотрения жалоб плательщиков налогов органами государственной налоговой службы, утвержденного приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 1001).

　

Доверенность на получение ТМЦ

Документом, регламентирующим порядок выдачи и использования доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, выступает давно всем знакомая Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99 (см. ее, с изменениями, в «Бухгалтере» № 44’2009 на с. 5т–8т)**.

** За нарушение ее требований к должностных лицам предприятия может применяться предусмотренный КоАП штраф в размере от 136 до 255 грн (см. ст. 164²в «Бухгалтере» № 15’2012 на с. 30т). Однако угроза привлечения к ответственности по данной статье крайне низка, поскольку полномочиями по наложению указанного штрафа наделены органы контрольно-ревизионной службы, а потому неподконтрольные им субъекты хозяйствования могут чувствовать себя спокойно.

Основная причина относиться внимательно к доверенности на получение ТМЦ не связана с угрозой привлечения к ответственности, а обусловлена необходимостью подтверждения необходимого объема полномочий на получение ТМЦ работником предприятия. Наличие такой доверенности в документах поставщика в случае возникновения в дальнейшем спора на предмет того, имела ли место поставка, судами рассматривается как одно из основных доказательств того, что поставка осуществлялась и ТМЦ были переданы.

Доверенность на получение ТМЦ по общему правилу используется для того, чтобы подтвердить полномочия работника на получение от имени предприятия, на котором он работает , ТМЦ, нематактивов, денежных документов или ценных бумаг от контрагента такого предприятия. Иначе говоря, доверенность дает возможность контрагенту удостовериться, что он передает товар надлежащему субъекту. В рамках какого договора осуществляется передача ТМЦ, значения не имеет. Это может быть купля-продажа, хранение, ремонт, дарение, аренда и прочее.

Напомним, что с 01.06.2008 г. доверенность перестала быть бланком строгой отчетности. Для оформления доверенности используется типовая форма № М-2 (приложение 1 к Инструкции № 99).

Когда можно обойтись без доверенности по форме № М-2 ?

Во-первых , такая доверенность, по нашему убеждению, является лишней, если за товаром отправляется лично директор или другое лицо, имеющее полномочия действовать от имени предприятия без доверенности. Другое дело, что такая ситуация для лиц, выдающих товар, будет несколько непривычной и, скорее всего, потребуются как минимум некоторые временные затраты, дабы убедить их в наличии надлежащих полномочий на прием ТМЦ. Кроме того, формально отсутствие доверенности означает необходимость подтвердить занимаемую должность и право действовать от имени предприятия без доверенности (то ли выпиской из Единого госреестра, то ли извлечением из устава), а значит, совсем без документов все равно не обойтись.

Во-вторых, выдать ТМЦ, не требуя предъявления доверенности, должны физлицу-предпринимателю, явившемуся за ним лично. В целом физлицо-предприниматель может получить ТМЦ либо лично (предъявив паспорт или другой удостоверяющий личность документ), либо оформив доверенность. Причем воспользоваться он может как формой № М-2 (не заверяя ее печатью, если предприниматель работает без нее), так и произвольной формой доверенности, соответствующей требованиям ГКУ (см. письма Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151, от 06.11.2000 г. № 053-4154 в «Бухгалтере» № 44’2009 на с. 11т–12т). Нотариального удостоверения такая доверенность не потребует.

В-третьих, не нужна доверенность, если речь идет о внутреннем перемещении ТМЦ, когда они передаются между лицами, работающими на одном и том же предприятии. Подобные перемещения имеют иное документальное оформление. К примеру, передача автомобиля водителю предприятия фиксируется в путевом листе.

В-четвертых, доверенность может не понадобиться, если отношения между двумя предприятиями оформлены как централизованно-кольцевые перевозки (абз. третий п. 13 Инструкции № 99), то есть перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) в адрес одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов) (см. письмо Минфина от 05.03.2002 г. № 053-2930 в «Бухгалтере» № 44’2009 на с. 13т, консультацию в «Вестнике налоговой службы Украины» № 40/2008 на с. 10).

В этой ситуации предприятие — получатель ТМЦ может упростить себе жизнь, уведомив поставщика об образце печати (штампа), которой лицо, ответственное за приемку ТМЦ, будет заверять свою подпись на товарно-сопроводительных бумагах.

Подобное уведомление должно содержать подпись руководителя и главбуха (при наличии его должности на предприятии) или других уполномоченных лиц. При таком варианте оформления поставщику будет достаточно сверить оттиск проставляемой лицом-получателем печати (штампа) с образцом, содержащимся в уведомлении.

В-пятых, по нашему убеждению, получить ТМЦ может лицо, чьи полномочия подтверждаются обычной общегражданской доверенностью, оформленной с соблюдением требований ГКУ, в том числе не работник предприятия. Иначе говоря, если для получения ТМЦ к контрагенту приедет лицо, чьи полномочия подтверждаются доверенностью не по форме № М-2, а доверенностью, составленной в произвольной форме, из текста которой следует, что такое лицо может действовать от имени предприятия-заказчика, в том числе получать от его имени ТМЦ, такая доверенность будет надлежащим подтверждением его полномочий.

Причем предусмотренные Инструкцией № 99 ограничения, к примеру касающиеся сроков действия (не более 10 дней), на такую доверенность распространяться не будут.

Правда, наличие такой общегражданской доверенности потребует заключения договора поручения с лицом, действующим по такой доверенности.

Доверенность на получение зарплаты

ГКУ допускает оформление доверенности на получение зарплаты, пенсии, стипендии, алиментов, других платежей, почтовой корреспонденции, посылок упрощенным способом: такая доверенность может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, либо по месту жительства (см. ч. 4 ст. 245 ГКУ в «Бухгалтере» № 44’2009 на с. 4т).

В свою очередь, согласно п. 3.6 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, если выдача наличных осуществляется по доверенности, то в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных средств бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, которому доверено получить их. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному ордеру или к расходной ведомости.

С учетом приведенных формулировок на практике может быть несколько проблематично решить вопрос о получении нескольких выплат по одной и той же доверенности, поскольку кассир захочет при каждой такой выплате получить оригинал доверенности, а никак не ее копию. Таково требование кассовой дисциплины.

В этой ситуации выходом может стать либо выписывание отдельной доверенности на каждый факт выплаты, либо открытие банковского счета с обращением с заявлением о перечислении таких выплат на счет, с которого снимать деньги можно по одной нотариально удостоверенной доверенности сколь угодно много раз.

Константин Шелест