Для начала напомним: лимит кассы (лимит остатка наличных денег в кассе) — это предельный размер суммы наличности, который может оставаться в кассе в нерабочее время (согласно абз. 20 п. 1.2 Положения № 637*).
Осталось выяснить, что такое собственно касса — и почти все вопросы будут сняты
Отсюда вывод: РРО соответствует этому определению. Обращал внимание на это и НБУ в письме от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119, указывая, что для РРО предприятием может быть установлен лимит остатка наличности.
То есть поскольку РРО — какая-никакая
Как именно — это уже другой вопрос, и ответ на него зависит от того, установлен РРО в обособленном или необособленном подразделении предприятия. И здесь следует учесть, что Положение № 637 (а именно абз. 3 п. 1.2) содержит собственное толкование обособленных подразделений.
Под ними имеют в виду филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или иное вещное право, предусмотренное законодательством Украины.
Обособленный статус подразделений следует должным образом оформить!
Для обособленных подразделений устанавливают отдельный лимит, в то время как остаток наличных в необособленном подразделении должен покрываться общим (вместе с головным предприятием) лимитом. Такой порядок следует из п. 5.2 Положения № 637.
В письме от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119 НБУ говорил, что лимит устанавливают даже для тех обособленных подразделений, где нет отдельных касс (только РРО).
В итоге имеем, что там, где есть и отдельная касса, и РРО, остаток денежных средств на конец дня в них не должен превышать лимита, установленного на предприятие (вместе с необособленными подразделениями) или на обособленное подразделение.
Ответ на этот вопрос мы уже частично дали выше. Лимит кассы предприятия (или обособленного подразделения) должен включать и остаток денежных средств на конец дня в РРО. Поэтому сам ящик РРО не может быть бездонным
Другой вопрос: как распределить общий по предприятию (или обособленному подразделению) лимит между основной кассой и РРО? Или несколькими РРО?
Раз уж исходим из утверждения, что РРО соответствует определению кассы, то имеет смысл распределять общий по предприятию лимит на все РРО. Как — это уже вопрос вашего собственного суждения. Конкретных требований по этому поводу Положение № 637 не содержит, но лучше все же задокументировать это должным образом.
Главное в таком случае, по нашему мнению, — не нарушить общего по предприятию (обособленному подразделению) лимита кассы.
Как мы уже выяснили, лимит по предприятию (обособленному подразделению) должен включать и остаток наличных в ящике РРО. Поэтому от превышения общего лимита указанное «перемещение» не спасет. Впору задуматься о других нуждах, на которые можно выдать наличные из кассы.
Напомним, что п. 5.9 Положения № 637 не относит к сверхлимитным наличные средства в день их поступления, если они:
а) сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка;
б) выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством** на следующий день на нужды, связанные с его деятельностью;
** Без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из банка на указанные нужды.
в) поступили в кассы предприятий в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на следующий рабочий день банка и предприятия или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством* на следующий рабочий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.
Последствия первой из указанных оплошностей печальные
Подтверждают это и налоговики (вопрос 2 письма ГФСУ от 14.06.2016 г. № 13295/6/99-99-10-02-15).
Что касается отсутствия подписей бухгалтера, то здесь укажем вот что. В том же письме налоговики обратили внимание на п. 7.24 постановления № 637, которым предусмотрено, что во время проверок выясняется наличие у предприятия кассовой книги, а также соответствие ее оформления требованиям законодательства.
Кроме того, проверяется правильность ведения кассовой книги, оформление в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных средств (в том числе по срокам), соответствие указанных в ней сумм принятой в кассу или выданной из нее наличности данным приходных и расходных кассовых ордеров, качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам, наличие подписи бухгалтера, проверившего записи в кассовой книге по количеству полученных им кассовых ордеров, правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличности в кассе на конец дня и т. п.
Радует тот факт, что об увеличении лимита кассы на суммы, значащиеся в расходных кассовых ордерах, на которых нет подписи бухгалтера, ГФСУ в данном случае не говорит. Хотя именно последствиям такого отсутствия и посвящен вопрос 2 письма.
В принципе, практически все в этом вопросе прямо расписано в Положении № 637, а именно в последнем абзаце п. 5.2.
Он устанавливает, что предприятия-новички на первые 3 месяца их работы лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. Установленный с учетом прогнозных расчетов лимит кассы в двухнедельный срок по истечении первых трех месяцев их работы пересматривают по фактическим показателям деятельности в соответствии с требованиями Положения № 637.
Полезное уточнение в этом аспекте внес НБУ в письме от 09.02.2007 г. № 11-113/543-1414, указав, что вести отсчет первых трех месяцев своей работы новички должны со дня проведения ими первого расчета наличными.
Заодно регулятор напомнил, что если предприятие-новичок проводило операции с наличными, но лимит кассы не установило (независимо от причин оного), то лимит такой кассы считается нулевым. Соответственно вся наличность, находящаяся в его кассе на конец рабочего дня, считается сверхлимитной (согласно п. 5.9 Положения № 637). Так что времени «на раскачку» в этом случае не предусмотрено
Действительно, согласно п. 5.11 Положения № 637 наличие соответствующих факторов объективного характера (в том числе изменения в поступлениях/расходах наличности) является сигналом для пересмотра лимита кассы.
Обращал внимание на это также НБУ в письме от 01.12.2009 г. № 11-113/5438-22292 (ср. ). В то же время регулятор сделал важнейшее уточнение: требования по обязательному просмотру установленного лимита кассы в связи с сокращением объемов поступления наличной выручки в кассу предприятия Положение № 637 не содержит.
То есть вопрос отдается на откуп предприятия. В том числе ему решать, с какого момента в таком случае пересматривать лимит (в случае принятия такого решения).