24.12.2007
РРО с кассовой книгой, лимит обособленного подразделения, хранение наличности
Кассовая дисциплина всегда находилась под бдительным оком контролирующих органов, поэтому любая невнимательность субъектов хозяйствования может им грозить штрафоопасными неприятностями. Однако если знать, выполнять и не нарушать, то от оборота налички останутся только приятные впечатления. Сегодня мы рассмотрим ряд «наличных» вопросов, которые поднял Нацбанк в своих письмах.
Наталия ЯНОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.КоАП —
Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных средств» от 12.06.95 г. № 436/95.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Целью данного материала является анализ ряда писем НБУ (тексты соответствующих документов вы найдете на страницах этого номера). Примечательно, что позицию Нацбанка в отношении некоторых спорных ситуаций взял на вооружение в работе главный налоговый орган, который уполномочен проверять и штрафовать за нарушение кассовой дисциплины.
Итак, тема обсуждения понятна, теперь перейдем к деталям.
В письмах поднято множество вопросов. Мы уделим внимание наиболее важным: затронем тему установления лимита на обособленное подразделение, оценим возможность хранения наличности около ящика РРО. При этом выделим самый главный вопрос: нужно ли структурному либо обособленному подразделению, таким как магазины, киоски, палатки, вести кассовую книгу, если они выручку сдают:
— в кассу головного предприятия;
— сразу в банк через инкассатора или без.
Чтобы разобраться с этой проблемой, прежде всего надо определиться, что такое обособленное, а что такое структурное подразделение.
Обособленное или структурное в терминологии «кассового» Положения
Для начала необходимо понять, насколько статус магазина, киоска, палатки соответствует понятию «обособленное подразделение» в терминологии
Положения № 637.Как вы помните,
ХКУ (ст. 64) разделяет понятия «обособленное подразделение» и «структурное подразделение», несмотря на то что оба действуют по положениям, утвержденным головным предприятием, и наделены им же соответствующим имуществом. Подробный анализ отличий мы приводить не будем, это не цель данной статьи, а только напомним основные из них.К
обособленным относятся филиалы, представительства, сведения о которых внесены в Единый государственный реестр (далее — ЕГР) и руководитель которых действует на основании выданной ему доверенности (ст. 95 ГКУ). К структурным относятся производственные или аппаратно-управленческие структурные подразделения — производства, цеха, отделения, участки, бюро, лаборатории, управления, отделы, службы и т. п., которые не внесены в ЕГР и руководитель которых действует без доверенности, т. е. в обычном порядке назначен на должность согласно штатному расписанию. Как справедливо заметил Госкомпредпринимательства в своем письме от 19.07.2007 г. № 5292, структурное подразделение — это звено в производственном процессе, функции которого отличаются от функций других звеньев и в силу этого входит в целое как организационно обособленная от других подразделений часть предприятия.О том, «кем быть» магазину, киоску, палатке — обособленным или структурным — решает головное предприятие самостоятельно. Вместе с тем, вне зависимости от такого решения
Положение № 637 и обособленное, и структурное подразделения объединяет под одним названием — «обособленное подразделение» (см. п. 1.2).Другими словами, понятия обособленного подразделеня из
ХКУ и Положения № 637 не такие уж и тождественные, как это утверждает НБУ в своем письме от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445 (см. с. 14 этого номера). То есть киоск без банковского счета и «незасветившийся» в ЕГР — структурное подразделение по ХКУ и обособленное по «кассовому» Положению.Почему нам важно знать статус точки расчетов именно с позиции
Положения № 637? А дело все в том, что наличие этого статуса дает возможность, а в определенных случаях обязывает киоск, вести кассовую книгу. Далее об этом подробнее.
Кассовая книга и РРО в структурном подразделении
Согласно
п. 4.2 Положения № 637 все поступления и выдача гривневой наличности отражается в кассовой книге предприятия, которая ведется в единственном экземпляре при условии отсутствия у предприятия структурных подразделений, осуществляющих наличные расчеты. Если же таковые на предприятии имеются, то они:—
ведут (в обязательном порядке) свою кассовую книгу (помимо кассовой, которая ведется головным предприятием), если у них есть как приход наличности, так и расход, например, на оплату труда, хознужды, другие операции с оформлением кассовых ордеров и ведомостей;—
не ведут отдельную кассовую книгу, если осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операции по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.Такие же выводы содержатся в
п. 3 письма НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119 (см. с. 15 этого номера).Вот здесь и возникает тот самый резонный вопрос: а может ли структурное (оно же по «кассовому»
Положению — обособленное) подразделение, работающее с РРО и сдающее выручку сразу в банк, минуя головную кассу, не вести свою кассовую книгу? Или все-таки сдача выручки в банк является той самой другой операцией, которая, как и всякая расходная операция, должна сопровождаться выпиской РКО, а значит, и отражаться в кассовой книге?По нашему мнению, нормам
Положения № 637 большее соответствует второй сценарий развития событий, т. е. если обособленное (оно же структурное) подразделение сдает выручку сразу в банк, то оно обязано вести кассовую книгу. Прежде чем аргументировать свою позицию, напомним, что п. 2.8 Положения № 637 разрешает обособленным подразделениям сдавать выручку сразу в банк.Итак, почему же без кассовой книги не обойтись? Обратимся к
п. 3.7 Положения № 637, где сказано, что выдача наличности из кассы* для сдачи ее в банк оформляется РКО с отражением такой кассовой операции в кассовой книге. При этом документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является соответствующая квитанция к приходному документу банка на взнос наличности или копия сопроводительной ведомости, если выручку сдают через инкассатора. Вот и получается: при любом виде транспортировки выручки из РРО в банк (будь то сам кассир предприятия или инкассатор банка) она не может уйти с предприятия или его подразделения без выписки РКО, а это, естественно, предполагает ее предварительное оприходование с помощью ПКО и отражение в кассовой книге. И если это не кассовая книга головного предприятия, то это должна быть кассовая книга обособленного (структурного) подразделения.* Здесь важно помнить, что РРО соответствует определению «касса», изложенному в п. 1.2 Положения № 637.
Наше повествование будет не полным, если мы не расскажем о позиции компетентных органов по этому поводу. Так, в
письме НБУ от 25.05.2007 г. № 11-110/2058-5398 (см. с. 16 этого номера) сказано, что оприходованием наличности в кассе предприятия, которое производит наличные расчеты с применением РРО (использованием РК), является осуществление учета такой наличности в КУРО (на основании фискальных отчетных чеков РРО и данных РК) и отражение поступления этой наличности в кассовой книге предприятия.Другими словами, НБУ требует отражать выручку не только в КУРО, но и в кассовой книге. Примечательно, что налоговики, которые уполномочены штрафовать за нарушение кассовой дисциплины, взяли на вооружение такую позицию НБУ, о чем свидетельствует
письмо ГНАУ от 08.08.2007 г. № 15658/7/23-7017. Кстати, в период действия «кассового» положения — предшественника Положения № 637 представители налоговых органов аргументировали обязательность ведения кассовой книги обособленными подразделениями, работающими с РРО и сдающими выручку сразу в банк аналогично вышеизложенному (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2004, № 13). В старом Положении была аналогичная норма — п. 3.6, которая корреспондируется с п. 3.7 Положения № 637.Заметим, что сегодняшняя аргументация НБУ отличается от нашей, тем не менее, вывод относительно необходимости оформления кассовой книги совпадает. Правда, у нас есть несколько замечаний относительно понятия «оприходование».
Мы убеждены, что выручка, пробитая через РРО, будет считаться оприходованной уже после соответствующего оформления в КУРО. Это следует из
пп. 2.6 и 7.15 Положения № 637. Другими словами, если выручку, полученную через РРО, не отразили в кассовой книге, но оформили в КУРО, то на предприятие не могут наложить штраф в пятикратном размере по Указу № 436 за неоприходование. Максимум, чем может грозить за такое нарушение, — это админштраф по ст. 1642 КоАП в размере от 8 до 15 ннмдг за нарушение кассовой дисциплины.В завершение этого подраздела отметим, что обособленное (структурное) подразделение, сдающее выручку, пробитую через РРО, не в банк, а в кассу головного предприятия, вести свою кассовую книгу не обязано. В результате касса головного предприятия оформляет ПКО, квитанция которого будет подтверждающим документом для подразделения.
Лимит для обособленного (структурного) подразделения
Один из вопросов, поднятых в рассматриваемых письмах НБУ, касается установления лимита для структурного (обособленного) подразделения.
Нацбанк справедливо отмечает, что место
проведения наличных расчетов с применением РРО подпадает под определение кассы, и соответственно для такого РРО может быть установлен лимит остатка наличности. Для этого на каждое обособленное подразделение (магазин, киоск, палатку) может составляться отдельный расчет установления лимита (письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119).Получается, что по каждому структурному подразделению для расчета лимита учитывается только его выручка, и контрольные периоды, участвующие в расчете лимита, могут быть различны для разных структурных подразделений. Об этом, кстати, говорилось в другом
письме НБУ от 23.11.2006 г. № 11-115/434-12531 (см. с. 17 этого номера).Наличность, поступившую в течение дня в кассу обособленного подразделения, которая превысила установленный лимит, предприятие вправе сдать либо в банк, либо в кассу головного предприятия не позднее следующего дня. При этом, если обособленное подразделение сдало сверхлимитную наличность в кассу головного предприятия, мы считаем, что эта головная касса должна переправить деньги в банк в этот же день (либо выдать на хознужды).
Хранение наличности рядом с ящиком РРО
Не менее интересна еще одна ситуация, затронутая НБУ в своем
письме от 08.08.2007 г. № 15658/7/23-7017 и связанная с проблемой хранения наличности, пробитой через РРО, не в его ящике, а рядом, например в сейфе.Из контекста
письма следует, что перемещение наличности с кассового ящика в другое место хранения (без ее использования на хознужды) следует проводить с помощью операции «служебная выдача» и оформлять через кассовую книгу.У данного вопроса есть своя противоречивая история. Так, в далеком 2002 году ГНАУ (см.
письмо от 08.07.2002 г. № 5354/5/23-2116// «Налоги и бухгалтерский учет», 2002, № 60) запрещала хранить наличность в пределах торговой площади вне ящика РРО без осуществления операции «служебная выдача» и оприходования в кассовой книге. Позже в «Вестнике налоговой службы Украины», 2006, № 11 было высказано противоположное мнение, согласно которому допускается хранение наличности, не вмещающейся в ящик РРО, неподалеку от него — в сейфе, причем без осуществления операции «служебная выдача» и оформления ПКО. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, в консультации налоговики советовали оговаривать такую ситуацию в приказе по предприятию, в котором следует указать, что в сейфе, размещенном на месте проведения расчетов, должна храниться только выручка от реализации с использованием РРО.Что мы имеем на сегодняшний день: возврат к первоначальным позициям, ведь ГНАУ данное письмо НБУ будет использовать в работе (см. преамбулу к
письму от 08.08.2007 г. № 15658/7/23-7017). Так что будьте аккуратны с хранением наличности не в ящике РРО.На этом фоне не вызывает споров требование НБУ оформлять движение наличности с помощью операции «служебная выдача» и соответствующим оформлением кассовых ордеров, если деньги, поступившие в РРО, хотят выдать на хознужды.
Вот, пожалуй, и все моменты, которые мы хотели проанализировать, изучив письма компетентных органов. Возьмите на вооружение наши рекомендации, и мы надеемся, что вашу кассу проверяющим «не взять».