При возврате товара суммы НО поставщика и суммы НК покупателя, отраженные изначально при поставке товара, подлежат корректировке (уменьшению). Основанием для корректировки служит РК, составленный и зарегистрированный в ЕРНН (п. 191.1 НКУ).
Составляет «уменьшающий» РК поставщик. Далее он направляет этот документ покупателю, чтобы тот зарегистрировал его в ЕРНН не позднее 15 календарных дней с даты составления. Ведь при уменьшении компенсации ответственным за регистрацию РК является именно покупатель.
Провести такой РК (уменьшить НК) в декларации по НДС покупатель должен уже за период, в котором составлен РК (дата регистрации значения не имеет).
А поставщик вправе уменьшить НО только в декларации за период, в котором РК будет зарегистрирован. Хотя налоговики в отношении момента уменьшения НО пока не пришли к единому мнению. С одной стороны, им и хочется разрешить плательщикам уменьшать НО уже в периоде составления РК (см. письмо ГФСУ от 27.10.2015 г. № 22541/6/99-99-19-03-02-15), а с другой — «колется» (см. письмо ГФСУ от 29.10.2015 г. № 23009/6/99-99-19-03-02-15).
Если составленный РК не будет зарегистрирован вовремя, вашего покупателя ждет штраф по п. 1201.1 НКУ, хоть он в этом и не виноват. И это в придачу к потерянному НК. Впрочем, именно из-за отсутствия вины можно попытаться оспорить этот штраф на основании ч. 2 ст. 218 ХКУ.
Проблема будет и у вас — без зарегистрированного РК вы никак не сможете уменьшить свои НО (см. консультацию в подкатегории 101.16 БЗ).