В случае смерти работника оформление прекращения трудовых отношений происходит после фактического их прекращения. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия об исключении из личного состава предприятия умершего работника выдают на основании копии свидетельства о смерти, в котором указана дата смерти работника.
Датой прекращения трудовых отношений будет дата смерти работника, которая, как правило, не совпадает с датой приказа (распоряжения).
На основании такого приказа работодатель обязан рассчитать и начислить все причитающиеся умершему работнику суммы, в том числе и компенсацию за неиспользованные дни ежегодных отпусков и дополнительных отпусков на детей.
Учтите: если такому работнику был предоставлен отпуск за неотработанное время, отчисление из его заработной платы за неотработанные дни отпуска не производится. Это прямо указано в ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках.
Сумму компенсации за неиспользованный отпуск, начисленную умершему работнику, облагаете НДФЛ и ВС в общем порядке. Также с нее нужно будет удержать и на нее начислить ЕСВ.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ и в отчете по ЕСВ зарплату и компенсацию за неиспользованные дни отпусков, начисленные умершему работнику, отражайте с его регистрационным номером учетной карточки плательщика налога. Если этот номер на дату подачи отчетности уже будет исключен из Госреестра физлиц — плательщиков налогов (налоговики уведомят предприятие о наличии ошибки), предоставьте налоговикам письменное объяснение. В нем укажите, что доход начислен умершему работнику за период, когда он состоял в трудовых отношениях, а также дату смерти работника и фактического получателя дохода.