Мы считаем, что подтвердить расходы командированного работника чужим документом об оплате нельзя. Однако компенсировать эти суммы можно, правда, с обложением НДФЛ и ВС. Но при выполнении определенных условий этих негативных последствий можно избежать.
Прежде чем говорить об этих «определенных условиях», давайте вспомним, чем обусловлена необходимость возмещения расходов на проезд командированному работнику и какими документами они должны быть подтверждены. Ведь иногда документ об оплате вовсе не требуется.
Обязанность предприятия возместить работнику, направленному в командировку, стоимость проезда до места назначения и обратно устанавливает ст. 121 КЗоТ. Перечень документов, которыми работник подтверждает стоимость понесенных им расходов, хозрасчетное предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировках.
В то же время, чтобы предприятие имело право не удерживать НДФЛ и ВС с таких возмещенных сумм, необходим документ об оплате стоимости проезда. Кроме того, обязательными для этих же целей являются транспортный билет (в том числе электронный) и посадочный талон ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Правда, учтите: бумажный транспортный билет сам является расчетным документом ( ст. 2 Закона об РРО). Поэтому к нему прилагать какой-либо дополнительный документ об оплате не нужно. А вот электронный билет (ЭБ) расчетным документом считать нельзя (см. письмо Межрегионального ГУ ГФС от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11, БЗ 102.21).
Единственное исключение — железнодорожный ЭБ. Его распечатка — и расчетный документ (фискальный чек), и договор на перевозку пассажира и/или багажа (см. п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137, БЗ 109.10).
Так что, если авиабилет бумажный, то прилагать какой-либо документ об оплате не требуется. А вот если авиабилет электронный, то без документа об оплате, подтверждающего расходы командированного работника (а не его сына!), не обойтись.
Где взять такой документ? Думаем, из сложившейся ситуации можно выйти следующим образом:
1) между работником и его сыном заключить договор поручения, по которому работник поручает сыну купить билет (считаем, что запрет на «перепоручение» из ст. 30 КЗоТ здесь не работает, по крайней мере в случае, когда работник не получал деньги под отчет, а похоже, что именно эта ситуация приведена в вопросе);
2) после выполнения поручения работник должен компенсировать сыну понесенные расходы.
Именно документ о перечислении израсходованных средств сыну (например, выписка с карточного счета работника) или расписка о передаче наличных и будет документом об оплате, подтверждающим расходы командированного работника на проезд. При наличии такого документа, а также электронного авиабилета, посадочного талона и расчетного документа об оплате билета от имени сына возместить расходы командированному работнику можно.
Облагать их НДФЛ и военным сбором в таком случае оснований нет. Нет также повода не учитывать эти расходы при определении объекта обложения налогом на прибыль.