09.01.2020
Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, как заполнен авансовый отчет. Рассмотрим возможные варианты.
Вариант 1. Отчитываясь за командировку, работник в авансовом отчете показывает только расходы, которые подтверждены документально. Неиспользованную часть аванса (полученная сумма минус расходы, подтвержденные документально) он возвращает в кассу или на текущий счет предприятия.
Дальше работник обращается с заявлением на имя руководителя с просьбой компенсировать неподтвержденные документально расходы на проезд, указав их сумму и причину отсутствия подтверждающих документов. Согласие понести «бездокументальные» расходы руководитель выражает через соответствующее решение.
Выплата такой компенсации становится для работника дополнительным благом и облагается НДФЛ на основании п.п. 164.2.17 НКУ. В разделе І формы № 1ДФ его сумму отражаем с признаком дохода «126». И, конечно, не забываем о военном сборе. Удерживайте его с доходов в виде допблага по ставке 1,5 %.
Вариант 2. Работник заполняет авансовый отчет так же, как и в предыдущем варианте, но возвращает в кассу или на расчетный счет предприятия денежные средства за минусом средств, потраченных на проезд и не подтвержденных документально.
Неподтвержденная сумма в этом случае будет не чем иным, как излишне израсходованными не возвращенными средствами на командировку.
Отсюда соответствующее обложение НДФЛ с применением натурального коэффициента по п. 164.5 НКУ (для ставки 18 % — 1,219521), ВС — без него, и отражение в форме № 1ДФ с признаком дохода «118».