05.12.2024
Механизм исчисления больничных определен Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266 (далее — Порядок № 1266).
Обычные работодатели (не резиденты Дія Сіті) сумму больничных работникам, у которых за последние 12 месяцев страховой стаж составил больше 6 месяцев, исчисляют по следующей формуле (см. п. 2 Порядка № 1266):
Б = ДВ х К,
где Б — сумма больничных;
ДВ — дневная выплата;
К — количество календарных дней нетрудоспособности, которые подлежат оплате.
Обратите внимание на интересный момент. Во время болезни работник теряет зарплату за рабочие дни, а больничные начисляют ему за календарные дни, которые приходятся на период нетрудоспособности.
Размер дневной выплаты (ДВ) определяют как процент от среднедневной зарплаты, который установлен в зависимости от общего страхового стажа работника:
ДВ = ЗПср х С : 100,
где ЗПср — сумма среднедневной зарплаты;
С — процент оплаты листка нетрудоспособности.
Заметим, что в общем случае показатель процента оплаты листка нетрудоспособности (С) зависит от общего страхового стажа работника. Однако есть льготные категории работников, которым больничные оплачивают в размере 100 % средней зарплаты независимо от стажа. Подробно о соотношении между страховым стажем и процентом среднего заработка рассказываем в статье «Право на больничные» // «Налоги & бухучет», 2024, № 90.
Что касается среднедневной зарплаты (ЗПср), то ее определяют в расчете на 1 календарный день. В общем случае для этого используют формулу (см. п. 3 Порядка № 1266):
ЗПср = ЗПрп : Крп,
где ЗПрп — сумма зарплаты работника в расчетном периоде, на которую был начислен ЕСВ;
Крп — количество календарных дней в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам.
Как видите, чтобы исчислить среднедневную зарплату, нужно прежде всего определить расчетный период.
Расчетный период — это период, за который исчисляют среднедневную зарплату. При его определении следует отталкиваться от периода пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем по последнему заключенному трудовому договору (контракту), по которому назначены больничные (см. пп. 25 — 27 Порядка № 1266).
Правильно определить расчетный период вам поможет информация, приведенная в таблице ниже.
Расчетный период для исчисления больничных
| Период пребывания в трудовых отношениях по последнему трудовому договору, по которому назначены больничные | Расчетный период |
| Больше 12 календарных месяцев | 12 календарных месяцев (с 1-го* до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая** |
| Менее 12 календарных месяцев | Фактическое количество календарных месяцев пребывания в трудовых отношениях (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая |
| Меньше одного календарного месяца | Фактическое количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях перед наступлением страхового случая |
| * Если работник принят на работу с 1-го рабочего дня месяца, который не является 1-м календарным днем, этот месяц не входит в расчетный период. То есть учитываем полные календарные месяцы в трудовых отношениях, а именно с 1-го до 1-го числа, которые предшествуют месяцу наступления страхового случая. ** Месяц наступления страхового случая — месяц, на который согласно первичному больничному листу приходится начало временной нетрудоспособности. | |
Хорошо, а как быть, когда страховой случай наступил в первый день работы работника? В такой ситуации расчетный период не определяем, а исчисление средней зарплаты проводим путем деления тарифной ставки/оклада работника или их части (в случае, когда лицо работает в режиме неполного рабочего времени) на среднемесячное количество календарных дней (30,44). Это прямо указано в пп. 4 и 28 Порядка № 1266. При этом тарифную ставку/оклад берем на день наступления страхового случая.
Расчетный период определили? Подсчитываем количество календарных дней в нем.
Количество календарных дней, которые будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты (показатель Крп в формуле выше), находим так: из общего количества дней в расчетном периоде вычитаем календарные дни, не отработанные по уважительным причинам. Исчерпывающий перечень таких причин приведен в п. 3 Порядка № 1266, это:
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению;
4) отпуск без сохранения заработной платы;
5) приостановка действия трудового договора в связи с военной агрессией рф против Украины;
6) с 07.06.2023 период, в течение которого работник проходил военную службу во время действия особого периода и за ним не сохранялся работодателем средний заработок.
Интересный момент в отношении военной службы. По мнению ПФУ, по страховым случаям, которые наступили с 07.06.2023, период военной службы считается уважительной причиной и исключается из расчета даже в случае, если за это время работодателем добровольно выплачивался средний заработок или другие выплаты (см. письмо от 15.01.2024 № 1544-1895/К-03/8-2800/24).
Еще один нюанс, который следует учесть в работе. Если вышеперечисленные уважительные причины прерывались, например, выходными днями, то такие дни, не покрытые уважительными причинами, оставляем в общем количестве дней расчетного периода, которые будут участвовать в расчете средней. Даже в случае, когда месяц не был полностью отработан.
Никакие другие причины неработы, которые не указаны в п. 3 Порядка № 1266, не считаются уважительными. Поэтому дни, не отработанные по этим причинам, не исключаем из расчета
Следовательно, если работник имеет периоды, не отработанные, например, из-за простоя, прогулов, неявок, как по невыясненным причинам, так и по другим причинам (в табеле — «НЗ» и «І» соответственно), оплачиваемый отпуск, донорство крови и т. п., то все эти дни учитываем в общем количестве дней в расчетном периоде.
При этом при подсчете количества дней ни график работы работника (пятидневка, шестидневка, сменная работа, неполное рабочее время на условиях неполной рабочей недели), ни форма организации труда (обычная, дистанционная, надомная) не имеют значения.
Идем дальше. Выплаты в расчете.
В расчет средней зарплаты включаем выплаты, которые начислены работнику по тому трудовому договору, по которому назначены больничные.
При определении выплат, которые будут участвовать в расчете больничных, руководствуемся сведениями, отраженными в Д1 Налогового расчета (см. п. 32 Порядка № 1266). Поэтому если вы корректировали Д1 с помощью кодов типа начислений «2» или «3» или отражали в Д1 за текущий месяц отдельными строками выплаты за прошлые/будущие месяцы, обязательно принимаем этот факт к сведению. Рассчитываем сумму выплат с учетом того, как информация из Д1 «сядет» в реестре застрахованных лиц.
Из приведенного получаем первое правило, которое следует применять при определении выплат, которые будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты (показатель ЗПрп в формуле выше).
Правило месяца включения. Выплаты включаем в расчет в том месяце, по которому они указаны в графе «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 Налогового расчета. Об этом свидетельствуют разъяснения, приведенные ПФУ в письмах от 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 и от 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (ср. ).
Если отчетность за месяцы, которые входят в расчетный период, еще не подана, выплаты относим к месяцам с учетом их будущего отражения в Д1 (см. письмо ПФУ от 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106).
Переходим к следующему правилу.
Правило базы начисления. В расчете средней зарплаты для определения суммы оплаты больничных участвует зарплата в сумме, которая вошла в базу начисления ЕСВ. Эту сумму работодатели указывают в графе «17. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» Д1 Налогового расчета.
Напомним, что к заработной плате относятся основная, дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты (см. разд. 2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5). В частности, основная зарплата, рассчитанная из оклада, премии, надбавки, доплаты, оплата труда за время командировки и т. п.
А вот
больничные, пособие по беременности и родам в расчет больничных не попадают
То есть исключаем из расчета и дни временной нетрудоспособности, и сумму их оплаты (см. письмо ПФУ от 08.11.2024 № 2800-030401-8/68922).
Правило пустого месяца. Речь идет о ситуации, когда у работника есть полностью неотработанный месяц.
Если все календарные дни месяца действовали уважительные причины (см. выше), то исключаем из расчета как все календарные дни такого месяца, так и все зарплатные выплаты, которые были начислены в нем.
Если же уважительные причины прерывались, например, выходными днями, то выплаты, которые были начислены в таком месяце (и календарные дни, которые не покрыты уважительными причинами), участвуют в расчете средней.
По работникам, которые имеют страховой стаж за последние 12 месяцев больше 6 месяцев, ограничение по сумме больничных может сработать в случае, когда их зарплата в расчетном периоде достигала или превышала максимальную величину базы начисления ЕСВ. Заметим, что теперь она составляет 15 размеров минимальной заработной платы (МЗП). В то же время проектом Закона о Госбюджете на 2025 год от 14.09.2024 № 12000 планируется на будущий год установить максимальную базу начисления ЕСВ в размере 20 МЗП.
Поэтому если у вас есть работники с такими высокими зарплатами, учитываем следующее.
1. Среднедневная зарплата, которая участвует в расчете больничных, не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на 1 календарный день (п. 4 Порядка № 1266).
Тому после того, как исчислили фактическую среднедневную зарплату, определяем сумму максимальной среднедневной зарплаты и сравниваем их.
Максимальную среднедневную зарплату находим делением максимальной величины базы начисления ЕСВ, установленной в последнем месяце расчетного периода, на 30,44.
Если фактическая среднедневная зарплата выше максимальной, в расчете — максимальная среднедневная зарплата. В обратной ситуации — фактическая среднедневная.
2. Если работник был на больничном весь календарный месяц, то сумму больничных, которые начислены ему за такой месяц, следует сравнить с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, которая действовала в последнем месяце расчетного периода (см. ч. 3 ст. 24 и ч. 3 ст. 26 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV и абзац второй п. 2 Порядка № 1266).
Если сумма больничных выше максимальной величины, начисляем их в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ.
Еще больше о расчете больничных на конкретных примерах из практики читайте в статье «Больничные: ситуации из практики» // «Налоги & бухучет», 2024, № 98.