22.02.2024
Объединенным отчетом по НДФЛ, ВС и ЕСВ уже привычно называют Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет, Расчет). Его форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4).
Налоговый расчет — это квартальный отчет. Срок подачи отчетности — в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (абзац первый п. 1 разд. ІІ Порядка № 4).
В то же время с целью недопущения нарушения прав застрахованных лиц на своевременное получение пенсионных и социальных выплат был внедрен Расчет и приложения к нему, которые содержат персонифицированные сведения с типом «Звітний» как «Довідковий» (см. письмо Минфина от 27.01.2021 № 11220-02-62/2362).
Справочный Расчет подают в течение отчетного квартала в случае наступления события, которое требует такой подачи
Это отмечали специалисты ПФУ в письме от 22.01.2021 № 2800-050102-1/2832.
Какие же события могут привести к необходимости подачи Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий»? Рассказываем.
Обязанность сформировать и подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» может возникнуть в случае наступления следующих событий в течение отчетного квартала:
— назначение пенсии застрахованным лицам, которые находились или находятся с предприятием в трудовых (гражданско-правовых) отношениях. О необходимости подачи вам сообщит ПФУ или сам работник (физлицо, с которым заключен договор подряда или договор о предоставлении услуг);
— начало страхового случая и получение по нему финансирования от ПФУ для предоставления застрахованным лицам пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, страховых выплат в связи с несчастным случаем или профзаболеванием;
— назначение пособия по безработице от Центра занятости лицу, которое раньше работало на вашем предприятии. Такое лицо может обратиться к вам самостоятельно или вы получите обращение от Центра занятости о необходимости подачи Расчета.
Внимание! Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» формируем, если в Госреестре соцстрахования отсутствуют сведения по месяцам отчетного квартала, которые предшествуют месяцу наступления вышеприведенных событий и которые необходимы для исчисления ПФУ или Центром занятости определенных выплат.
Рассмотрим примеры.
Пример 1. Работник болел с 1 по 5 февраля 2024 года. Расчетный период — февраль 2023 года — январь 2024 года.
Временная нетрудоспособность продолжалась 5 дней и будет оплачена за счет работодателя. Подавать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» не нужно.
Пример 2. Работник болел с 22 по 31 января 2024 года. Расчетный период — январь — декабрь 2023 года.
Подавать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» не нужно. Сведения за месяцы, которые вошли в расчетный период, должны были быть поданы в составе Расчетов с типами «Звітний» (если исправляли ошибки, то в составе Расчетов с типами «Звітний новий» или «Уточнюючий»).
Пример 3. Работник болел с 1 по 8 февраля 2024 года. Расчетный период — февраль 2023 года — январь 2024 года.
Работодателю следует подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» со сведениями за январь 2024 года, которые отсутствуют в Госреестре соцстрахования.
Пример 4. Работник болел с 18 по 25 марта 2024 года. Расчетный период — март 2023 года — февраль 2024 года.
Работодателю нужно успеть подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» со сведениями за январь и февраль 2024 года, которые отсутствуют в Госреестре соцстрахования, не позже 31.03.2024.
А если работодатель по каким-то причинам не успеет подать Справочный Расчет до завершения отчетного квартала? В таком случае подают Расчет с типом «Звітний» за этот квартал. Формировать Справочный Расчет после окончания отчетного квартала не нужно.
Но наша цель — формирование Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий». Дальше говорим именно о нем.
До недавнего времени Справочный Расчет формировался отдельно на каждое застрахованное лицо, по которому подавалась информация, необходимая для назначения соцвыплат или пенсии. Это было очень неудобно. Теперь
ПФУ реализовал возможность подачи Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» на нескольких застрахованных лиц одновременно
Соответствующие изменения были внесены в абзацы двадцатый, двадцать первый п. 1 и абзацы тридцать третий, тридцать четвертый п. 5 разд. IV Порядка № 4.
Кстати, на местах пенсионщики для случая получения «нетрудоспособных» выплат советуют подавать Справочный Расчет до изменения статуса е-больничного на «Готово до сплати» (см. разъяснение ГУ ПФУ в Винницкой области от 21.03.2023). Однако помним, что больничный считается выданным после изменения статуса на «Готово до сплати» и только после этого его можно брать в работу. Кроме того, сведения из справочных отчетов не формируют страховой стаж застрахованного лица. Поэтому полностью избежать расхождений не получится.
Состав отчетности. Из чего же состоит Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий»? Непосредственно из самого Расчета и приложений, которые содержат сведения, необходимые для назначения пенсии или страховых выплат.
Чт касается Расчета, то в его заглавной части проставляем отметку «Х» в строках 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». Также заполняем строки 02 — 06 и 09. Остальные строки оставляем пустыми (в бумажном варианте — прочерчиваем).
Что касается приложений к Налоговому расчету, то это могут быть Д1, Д5 и Д6. А вот 4ДФ в состав справочного Расчета попасть не должно.
Причину подачи справочного Расчета, а именно для назначения пенсии или для назначения материального обеспечения / страховых выплат, — указываем в его приложениях
Для этого в Д1 делаем соответствующую отметку в строке 035, в Д5 — в строке 036, в Д6 — в строке 033.
Когда и какие приложения формируем? Налоговый Расчет с типом «Отчетен» как «Довідковий» для:
— назначения пенсии обязательно будет содержать приложение Д1. Если лицо имеет спецстаж, то также заполняем Д6. Что касается Д5, то это приложение формируете, если информация, которая содержится в нем, может повлиять на расчет пенсионных выплат;
— назначения материального обеспечения, страховых выплат будет содержать приложение Д1. При необходимости (в частности, если вы приняли/уволили работника, предоставили или у него закончились отпуск в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет и от 3 до 6 лет) заполняйте также Д5.
Если ошиблись. Если в поданном справочном Расчете выявили ошибку, просто повторно подайте такой Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» с правильными сведениями на лицо. Каждый следующий отчет с типом «Звітний» как «Довідковий» на одного и того же работника «перекрывает» предыдущий отчет с таким же типом.
Для того, чтобы о заполнении справочного отчета у вас не осталось никаких вопросов, предлагаем рассмотреть практический пример.
Пример 5. Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется), который уволился 24 января 2024 года, обратился в феврале в ПФУ за назначением пенсии, о чем сообщил бывшему работодателю. База начисления ЕСВ за январь — 12000 грн, ЕСВ — 2640 грн. Налоговый расчет с типом «Звітний» за IV квартал 2024 года сдан.
Для исчисления и назначения пенсии надо, чтобы в Госреестре соцстрахования были сведения о базе начисления ЕСВ, суммах ЕСВ и периоде пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем в январе 2024 года.
Работодатель сформирует Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 011, 014, 02 — 05, 061, 065, 091 заглавной части и двух приложений:
— Д1 за январь 2024 года (см. рис. 1);
— Д5 за I квартал 2024 года со сведениями о расторжении трудового договора с работником (см. рис. 2).
И в конце отметим, что если вы проигнорируете подачу справочного Расчета в случаях, предусмотренных законодательством, штрафа не будет. Однако при этом работник может несвоевременно получить пенсионные и социальные выплаты. Кроме того, если подать заявление-расчет на финансирование матобеспечения при отсутствии необходимой информации в Госреестре соцстрахования, то ПФУ может отказать в принятии такого заявления-расчета.
В то же время подача Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» не отменяет обязанность страхователя указать отраженные сведения о застрахованных лицах в «Звітному» Расчете.