31.07.2025
Да, можно, ведь эти расходы работник понес бы в любом случае. Причем компенсировать их можно, не облагая налогами как дополнительное благо. Вместе с тем следует учитывать ряд нюансов, о которых расскажем далее.
Прежде всего обратим внимание на то, что в командировку работника направляет руководитель предприятия и оформляет это соответствующим приказом (распоряжением). В нем обязательно указывают данные о пункте назначения, название предприятия (учреждения, организации), в которое командируется работник, срок и цели командировки.
Но жизненных ситуаций может быть множество. Поэтому для более предметного разговора смоделируем ту ситуацию, о которой идет речь в вопросе читателя, а заодно еще несколько. О возвращении из командировки говорить не будем, поскольку читателя интересует только выбытие.
Ситуация 1. Работник направлен в командировку из г. Киева в один из областных центров. Цель командировки — доклад на конференции, тема которой связана с основной деятельностью предприятия. Конференция будет проходить в понедельник в течение дня. При этом между Киевом и этим областным центром курсирует скоростной поезд, на котором можно выехать в командировку и вернуться из нее за одни сутки. Поэтому в приказе срок командировки определен как одни сутки (понедельник).
Однако из-за отсутствия билетов на скоростной поезд работник вынужден был выехать в командировку не в понедельник в 01:30, а в воскресенье в 23:00, то есть на один день раньше срока, определенного приказом.
Ситуация 2 (обратная ситуации 1). При тех же условиях (цель командировки, время проведения конференции и т. п.), но с учетом возможного отсутствия билетов на скоростной поезд срок командировки, установленный приказом, — 3 суток (воскресенье, понедельник, вторник).
Однако работнику удалось отправиться в командировку на скоростном поезде в понедельник в 01:30, то есть на один день позже срока, определенного приказом, сделать доклад и вовремя вернуться назад.
Ситуация 3. Все, как и в ситуации 1.
Однако работник выехал в командировку в пятницу в 23:00, то есть аж на три дня раньше срока, определенного приказом, чтобы на выходных (суббота, воскресенье) уладить свои личные дела в городе, в который его направили в командировку. В принципе, он мог выехать раньше и на 2 недели или даже на месяц. Главное здесь, чтобы все эти дни, от выезда до начала командировки согласно приказу, были для него нерабочими (выходными, праздничными, днями отпуска и т. п.). И чтобы сам приказ о командировке появился до даты фактического выезда работника.
Очевидно, работник в любом случае не имел права самостоятельно принимать решение о переносе срока командировки. Вместе с тем
расходы на проезд к месту командировки должны быть возмещены работнику в полном размере
Ведь из ст. 121 КЗоТ не следует, что возмещение работодателем расходов на проезд зависит от соответствия дат выбытия работника в командировку, указанных в приказе и в транспортном билете. Да и вообще, от того, что работник выбыл в командировку в другой день, чем указан в приказе о командировке, общая сумма расходов на проезд не увеличивается (как, например, это происходит с расходами на проживание). Эти расходы предприятие все равно понесло бы.
Однако мало сказать, что расходы на проезд к месту командировки во всех трех приведенных нами ситуациях компенсировать нужно. Следует еще сказать, как именно: с налогообложением или безналогово.
Аргументы в подтверждение этого мнения находим в п.п. 170.9.1 НКУ, определяющем, какие суммы при командировке не являются доходом работника.
Так вот,
не является доходом работника сумма возмещенных ему командировочных расходов, включая расходы на проезд, при наличии документов, удостоверяющих стоимость таких расходов
Перечень подтверждающих документов для командировочных расходов определен п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В частности, к ним относятся транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции, в том числе электронные билеты (подробности — в статье «Подтверждение расходов на проезд в командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 42).
При этом любые командировочные расходы не включают в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью его работодателя. Для каждой из ситуаций, рассмотренных нами, это могут быть:
— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя;
— документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя, и т. п.
Резюмируем. Из п.п. 170.9.1 НКУ не следует, что порядок налогообложения возмещенных работодателем расходов на проезд зависит от соответствия дат выбытия работника в командировку, указанных в приказе и в транспортном билете. Главное — наличие подтверждающих документов (билета) и связь понесенных расходов с хоздеятельностью предприятия.
Таким образом,
компенсация работнику стоимости проезда, подтвержденной транспортным билетом, не должна включаться в доход работника и облагаться НДФЛ и ВС, даже если дата выбытия на таком билете не совпадает с датой в приказе о командировке
Откуда же тогда сомнения в правильности именно такого подхода?
Дело в том, что он применим лишь в случае, если руководствоваться исключительно НКУ. Однако обычно предприятие разрабатывает собственное Положение о командировках, в котором так или иначе ограничивает себя в командировочных вопросах. Причем иногда такое Положение разрабатывают на основе Инструкции № 59*. Несмотря на то что она обязательна только для бюджетников, обычные предприятия могут использовать ее как вспомогательный (справочный) документ (см. БЗ 103.17).
В контексте темы нашего разговора интерес представляет абзац второй п. 7 разд. I Инструкции № 59, согласно которому:
«Дата на транспортном билете (выбытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке»
Изменяет ли абзац второй п. 7 разд. I Инструкции № 59 сформулированный выше вывод о необложении компенсации работнику стоимости проезда, если указанные даты не совпадают? Сам по себе нет, потому что Инструкция № 59 обычным предприятиям не указ. Однако если в свое Положение о командировках вы включили аналогичное ограничение добровольно, вам следует внести в него также нормы, которые нормировали бы возможность выезда в командировку досрочно или с определенным опозданием. Как это сделать, см. в следующем разделе статьи.
Вместе с тем следует иметь в виду, что командировочные расходы не ограничиваются только стоимостью проезда. Еще одной составляющей таких расходов являются суточные, выплата и налогообложение которых имеет свою специфику. Остановимся далее на этом.
Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке (ст. 121 КЗоТ). Это одна из социальных гарантий трудового законодательства. В свою очередь, налоговое законодательство определяет суточные командировочные расходы как командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физлица, понесенные в связи с такой командировкой, и разрешает не включать их в налогооблагаемый доход такого физлица (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Но означает ли это, что для безналоговой выплаты суточных никакие документы не нужны? Конечно, нет!
Решающими здесь являются предписания абзаца третьего п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, согласно которому
«фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке»
В итоге получаем, что суточные можно не облагать налогами только за те дни, которые определены как дни командировки согласно приказу, и при условии документальных доказательств пребывания работника в командировке.
Теперь применим это к ситуациям, смоделированным выше.
Ситуации 1 и 3 похожи. Но в первой досрочный выезд был связан с отсутствием билетов на проезд в день начала командировки, а в последней — с желанием отдохнуть (необходимостью решить другие личные дела и т. п.) до начала командировки.
Нужно ли выплачивать суточные за день в пути до начала официальной командировки? Чтобы не гадать и иметь однозначную позицию по данному вопросу, лучше всего прописать соответствующие нормы в Положении о командировках, действующем на предприятии. А чтобы не изобретать велосипед, можно отразить в нем те нормы, которые фиксируют порядок действий в случае задержки работника в командировке (см. абзацы третий и четвертый п. 7 разд. І, п. 10 разд. ІІ, п. 4 разд. ІІІ Инструкции № 59).
Например, чтобы урегулировать ситуацию 3, можно прописать во внутреннем Положении о командировках вот такую норму:
«С разрешения руководителя предприятия работник может выехать в командировку раньше на выходные, праздничные или нерабочие дни или дни отпуска. В этом случае дата на транспортном билете может не совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. За эти дни работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд к месту командировки с места постоянной работы)»
При таком подходе в ситуации 1 в случае принятия руководителем решения об увеличении периода командировки соответствующие изменения будут внесены в приказ о командировке работника и последний получит суточные за день отъезда, который станет днем командировки.
В ситуации 3 изменения в приказ о командировке вноситься не будут и количество дней, за которые должны быть выплачены суточные, не увеличится.
В ситуации 2 логично работнику, который согласно транспортному билету выбыл в командировку на день позже, чем указано в приказе, суточные за такой день не выплачивать. Но одной логикой здесь не обойтись. Нужно вносить изменения в приказ о командировке. Если этого не сделать, то при чисто формальном подходе проверяющие из Гоструда могут настаивать на выплате суточных за все дни, указанные в приказе. В то же время налоговики заставят выплаченные лишние суточные обложить налогами как расходы, не связанные с командировкой. Поэтому чтобы не раздражать ни тех, ни других, не забудьте и в этой ситуации внести соответствующие изменения в приказ о командировке.
Кстати, внесение изменений в приказ в ситуациях 1 и 2 позволит снять вопрос о том, как табелировать эти дни, а также как их оплачивать. Ведь размер оплаты труда за дни командировки не может быть ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ).