01.07.2013
Ведение бухгалтерского учета директором предприятия
На предприятии увольняется бухгалтер, работавший в единственном лице. В связи с этим руководитель предприятия принял решение самостоятельно выполнять обязанности бухгалтера. Нужно ли уведомлять об этом налоговый орган? Кто и как подписывает отчетность в таком случае?
В первую очередь отметим, что возможность собственника или руководителя предприятия самостоятельно вести бухгалтерский учет и составлять отчетность прямо предусмотрена абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете. При этом важно помнить, что при такой форме организации бухгалтерского учета должности бухгалтера в штате предприятия быть не должно. На это обращалось внимание в письме Минфина от 28.03.2013 г. № 31-08410-07/23-1343/1310.
По сути, отказ от ведения бухгалтерского учета введенным в штат предприятия бухгалтером означает смену формы организации бухгалтерского учета. Поэтому руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ (распоряжение) о возложении функций бухгалтера на директора. Соответствующие изменения также следует внести в штатное расписание предприятия.
Важно помнить при этом, что данная форма организации бухгалтерского учета — самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия — не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях.
О смене лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, нужно уведомить:
1. Налоговый орган. Согласно п. 66.4 НК налогоплательщики — юридические лица обязаны подавать налоговому органу сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета. Уведомление налогового органа осуществляется путем подачи регистрационного заявления ф. № 1-ОПП с отметкой «Изменения» (п. 9.3 Порядка № 1588). В нем при рассматриваемых обстоятельствах должны содержаться данные только о руководителе предприятия. Подать такое заявление нужно в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных плательщика налогов. В случае нарушения этого срока предприятию грозит штраф на основании п. 117.1 НК — в размере 510 гривень. Также предприятие в этом случае подпадает под угрозу непризнания налоговой отчетности. Ведь среди обязательных реквизитов налоговой декларации ст. 48 НК названы подписи должностных лиц плательщика налогов (руководителя или уполномоченного лица, а также лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в орган ГНС). Поскольку в ф. № 1-ОПП, которая имеется в наличии у налоговиков, указаны как данные руководителя, так и данные бухгалтера, то при подаче налоговой декларации без подписи бухгалтера у налоговиков есть основания для непризнания такой налоговой декларации (на это также указывают налоговики в консультации, размещенной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 5, с. 27).
Несколько слов также скажем о необходимости перезаключать с налоговой договор «О признании электронных документов». Налоговики в ЕБНЗ (раздел 135.03) отмечают, что в том случае, если договор был заключен в письменной форме, то перезаключать договор при изменении лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, не нужно. Если же договор заключался в электронной форме, то такой договор с органом ГНС нужно будет перезаключить.
Попутно отметим, что предприятию, заключившему договор в письменной форме, также нужно будет обратиться в Центр сертификации ключей для отзыва сертификата ключа бухгалтера.
2. Банк, в котором открыты текущие счета предприятия. После увольнения бухгалтера нужно переоформить Карточку с образцами подписей (п. 18.13 Инструкции № 492).
Уведомлять органы Пенсионного фонда и государственной службы статистики в этом случае не нужно.
Подпись за бухгалтера документов и отчетов:
1. Налоговые декларации. В п.п. 48.5.1 НК прямо указано, что «в случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем плательщика налога такая налоговая декларация подписывается таким руководителем». Как заполнять при этом графу «главный бухгалтер», налоговики пояснили в разделе 135.02 ЕБНЗ:
| Вопрос. Каким образом заполняется в отчетности графа «главный бухгалтер», если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера? Ответ . Если штатным расписанием не пре-дусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета и подача налоговой декларации осуществляются непосредственно руководителем, то такая налоговая декларация подписывается только в графе «руководитель», а в графе «главный бухгалтер» проставляются прочерки. <...> |
2. ЭЦП на налоговых накладных. Как указано в п. 5 Порядка ведения Единого реестра налоговых накладных, при отсутствии у продавца должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц плательщика налога налагаются в следующем порядке: первой — электронная цифровая подпись руководителя; второй — электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом оттиска печати продавца.
3. Финансовая отчетность . Как сказано в ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете, «финансовую отчетность подписывают руководитель и бухгалтер предприятия». Поскольку на предприятии отсутствует должность бухгалтера, то, руководствуясь абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете, директор вправе подписывать финотчетность одновременно и за руководителя, и за бухгалтера. В этом случае, по нашему мнению, в поле «главный бухгалтер» ему нужно поставить свою подпись.
4. Отчетность по ЕСВ. Согласно требованиям п. 2.7 Порядка № 22-2 форма № Д4 должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером (при наличии такой должности у страхователя).
5. Кассовые документы. По поводу подписания кассовых документов НБУ в письме от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645 отметил следующее. Руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы. В то же время в случае отсутствия на предприятии других работников руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично, как руководитель предприятия.
6. Первичные документы. На первичном документе должна стоять подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому директор должен подписываться в месте, где обозначена подпись главбуха.
Марина Казанова