«Ох, рано встает охрана…» (об организации и учете охраны предприятия)

«Ох, рано встает охрана…»
(об организации и учете охраны предприятия)

Охрана — это плата за безопасность. Хотите предотвратить возникновение негативных ситуаций уголовного характера — обеспечьте себе охрану. Как организовать и учитывать охрану предприятия — читайте в этой статье.

Александр Крук, экономист-аналитик

 

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ОХРАНУ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Ваше предприятие, надеемся, уже успело обеспечить охрану. Сделать это оно могло одним из следующих способов:

1) привлечь стороннюю охранную фирму. Также при этом вы могли бы воспользоваться услугами Государственной службы охраны при МВД. Это — структурное подразделение милиции, но, несмотря на это, оно имеет право сотрудничать не только с государственными структурами;

2) принять в собственный штат охранников и/или сторожей и приобрести необходимые технические средства для их успешной работы. Последний вариант достаточно распространен по причине дешевизны и доступности. Некоторые крупные предприятия при этом доходят даже до того, что создают военизированную охрану.

Если же на вашем предприятии охраны до сих пор нет — то перед вами возможны варианты, как ее можно создать. Откладывать этот вопрос «в долгий ящик» ой как не советуем.

Далее сосредоточим ваше внимание на разных вариантах того, как можно обеспечить охрану предприятия.

 

«ДОГОВОРНЫЙ» СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ ОХРАНЫ

 

Он предусматривает привлечение сторонней организации — охранной фирмы, агентства или Государственной службы охраны при МВД. Взаимоотношения с любой из этих сторон регулирует двусторонний договор, заключенный с ней от имени вашего предприятия. Сама же сторона должна быть субъектом охранной деятельности. Это — субъект хозяйствования любой формы собственности, созданный и зарегистрированный на территории Украины, осуществляющий охранную деятельность на основании полученной в установленном порядке лицензии (абз. 4 ч. 1 ст. 1 Закона № 4616).

Определение охранной деятельности находим в абз. 2 ч. 1 ст. 1 Закона № 4616. Он характеризует такую деятельность как предоставление услуг по охране собственности и граждан. Эти услуги включают охрану имущества граждан и/или юрлиц и охрану физических лиц.

Персонал охраны* предоставляет эти услуги, осуществляя следующие действия:

1) использует пункты централизованного наблюдения, технические средства охраны, транспорт реагирования, служебных собак. Мы вспомнили то, с чем непосредственно связана охранная деятельность. Поэтому дадим определение этим понятиям (согласно ч. 1 ст. 1 Закона № 4616):

— пункт централизованного наблюдения — это центр с работающим персоналом, осуществляющим наблюдение за состоянием систем передачи тревожных извещений;

— технические средства охраны — технические средства, используемые при осуществлении охранной деятельности: системы, приборы и оборудование для выявления, оповещения и предупреждения о наличии опасности для жизни людей и/или имущества;

— транспорт реагирования — это транспортное средство, находящееся в собственности субъекта охранной деятельности, предназначенное для обеспечения немедленного реагирования персонала охраны на противоправные действия в отношении объекта охраны или на события и обстоятельства, которые наносят (могут нанести) имущественный вред или создают возможную угрозу личной безопасности граждан или персоналу охраны на объектах охраны.

Кстати, объект охраны определен как физическое лицо и/или имущество.

Но вернемся к действиям, которые выполняет персонал охраны. Продолжаем. Итак, он:

2) контролирует состояние имущественной безопасности объекта охраны;

3) предотвращает угрозы личной безопасности охраняемого физического лица;

4) реагирует в рамках предоставленных законом полномочий на противоправные действия, связанные с посягательством на объект охраны.

Если уже мы назвали способ обеспечения охраны «договорным», понятно, что не обходится он без того, чтобы заключить соответствующий документ. Будьте внимательны: это должен быть договор о предоставлении услуг. Его нужно заключить в письменной форме! На этом настаивает ч. 1 ст. 8 Закона № 4616.

Кроме того, Закон гласит, что в договорах о предоставлении услуг по охране определяют условия возмещения субъектом охранной деятельности вреда, нанесенного из-за ненадлежащего выполнения им своих обязательств. Безусловно, на это следует обратить внимание и наиболее полно детализировать соответствующие пункты договора.

Еще одна важная деталь. Ваше предприятие, как заказчик услуг по охране имущества, обязано предоставить субъекту охранной деятельности для ознакомления оригиналы документов*, подтверждающих:

— право владения или пользования на законных основаниях имуществом, охрана которого является предметом договора,

— правомерность нахождения такого имущества, транспортного средства или лица в определенном месте охраны.

* Это работники, непосредственно выполняющие функции по охране имущества или физических лиц в соответствии со своим квалификационным уровнем (согласно абз. 7 ч. 1 ст. 1 Закона № 4616).

В остальном же договор в сфере охранной деятельности удовлетворяет общим нормам, которые регулируют договоры о предоставлении услуг.

Поэтому далее знакомьтесь с особенностями учета.

 

Налоговый учет

Сразу обрадуем вас: расходы на охрану практически всегда разрешено включать в состав налоговых. При этом нужно соблюдать общие правила их формирования. Это, напомним:

— связь расходов с вашей хозяйственной деятельностью. В данном случае с ней должен быть связан объект охраны, т. е. непосредственно то, что охраняют;

— документальное подтверждение. Факт предоставления услуг вы должны подтвердить актом предоставленных услуг. Его обязаны подписать обе стороны договора — ваше предприятие и охранная фирма или агентство.

При выполнении этих требований вы имеете право включать расходы на охрану в состав:

№ п/п	Вид расходов	Основание для их включения в налоговые	Момент отражения в учете
1	Общепроизводственные	П.п. 138.8.5 НК	Тот отчетный период, в котором признаны доходы от реализации товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (согласно п. 138.4 НК)
2	Административные	П.п. «в» п.п. 138.10.2 НК	Тот отчетный период, в котором были осуществлены расходы, согласно правилам ведения бухучета (в соответствии с п. 138.5 НК)
3	Сбытовые	П.п. «д» п.п. 138.10.3 НК
4	Другие операционные	П.п. «в» п.п. 138.10.4 НК

 

Есть еще один повод поаплодировать: в налоговые попадут даже расходы на охрану законсервированного объекта. На это указывает п. 144.2 НК. Там идет речь о расходах на содержание основных средств, находящихся на консервации. Теперь даже Миндоходов не спорит с тем, что в эти расходы следует включать и охранные.

Но это еще не все приятные сюрпризы! Вы можете смело отнести часть НДС, уплаченного в составе вознаграждения за услуги охранной фирмы, в свой налоговый кредит. Все, что для этого нужно, — надлежащим образом оформленная налоговая накладная и связь понесенных охранных расходов с вашей хозяйственной деятельностью.

С налоговым учетом разобрались — скорее переходим к следующему вопросу!

 

Бухгалтерский учет

Здесь все достаточно-таки похоже, вот только связь с хозяйственной деятельностью доказывать не нужно. Впрочем, документальное оформление никто не отменял!

Расходы на охрану в бухучете относите к следующим видам.

№ п/п	Вид расходов	Регулирующая норма	Счет для ведения учета
1	Общепроизводственные	П.п. 15.4 П(С)БУ 16	91
2	Административные	Абз. 4 п. 18 П(С)БУ 16	92
3	Сбытовые	Абз. 8 п. 19 П(С)БУ 16	93
4	Другие операционные	Абз. 10 п. 20 П(С)БУ 16	94
5	Прочие	Абз. 9 п. 29 П(С)БУ 16	97

 

Вспомним отдельно о последней позиции из списка. Этот счет используют, если речь идет об охране объекта, находящегося на консервации. При этом расходы учитывают на субсчете 977 «Прочие расходы деятельности».

Важно! Расходы на охрану невозможно прямо связать с доходом определенного периода. Следовательно, их следует отражать в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены (согласно п. 7 П(С)БУ 16).

 

Пример. ООО «Деметра» заключило с ЧАО «Персефона» договор о предоставлении услуг по охране его главного офиса. Срок действия договора — год. Стоимость услуг стороны оценили в 90000 грн. (в том числе НДС — 15000 грн.). Оплату при этом предусмотрели ежемесячную. С такой же периодичностью они составляют и подписывают акт предоставленных услуг.

Один из таких актов составили по итогам февраля 2014 года. Сумма к уплате составила 7500 грн. (в том числе НДС — 1250 грн.). ООО «Деметра» провело оплату 03.03.2014 г.

В учете ООО «Деметра» при этом должно было показать следующие проводки:

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
		дебет	кредит	Сумма, грн.	доходы	расходы
1	Стороны подписали акт предоставленных услуг	92	631	6250,00	—	6250,00
2	Отразили НК по НДС (при наличии налоговой накладной)	641	631	1250,00	—	—
3	Перечислили средства на счет ЧАО «Персефона»	631	311	7500,00	—	—
4	Списали расходы на финансовый результат	791	92	6250,00	—	—

 

Как видите, все достаточно просто. Надеемся, вы разобрались! Ведь пора переходить к другому способу того, как можно обеспечить охрану вашего предприятия.

 

«ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ» СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ ОХРАНЫ

 

Он предусматривает принятие в штат предприятия охранников и/или сторожей. С этого момента они являются работниками вашего предприятия.

Если внимательно взглянуть на определение охранной деятельности (с. 37), становится понятно, что использование труда собственных охранников такой деятельностью не является. Дело в том, что услуги при этом никто никому не предоставляет (для этого нужно было бы заключить гражданско-правовой договор). Зато работники исполняют возложенные на них трудовые обязанности (на основании трудового договора (контракта)).

Что это означает? То, что эти люди не являются субъектами охранной деятельности. Доказательством этому является хотя бы то, что последним может быть исключительно юрлицо. Вы же имеете дело с «физиками». Значит, и лицензия ни вам, ни таким вашим сотрудникам не нужна.

Какие же отличия при организации охраны такого вида в сравнении с предыдущим? То, что вы принимаете в свой штат новых исполнителей, автоматически возлагает на ваше предприятие определенные обязанности. Так, придется разработать должностную инструкцию охранника и/или сторожа. Кроме того, понадобится положение и приказ об охранной службе.

Другие особенности перечислим далее:

1. Работники этих профессий вынуждены работать и днем, и ночью. Выходные и праздничные дни являются для них рабочими. В связи с этим вам нужно предусмотреть в соответствующих документах по предприятию правила оплаты такого времени. Закономерно, что и начислять и выплачивать заработную плату придется, придерживаясь таких правил.

2. Расходы на приобретение технических средств, необходимых для работы охранников, целиком и полностью ложатся на плечи вашего предприятия. Однако не беспокойтесь: таким расходам открыт путь к налоговым. Если, конечно, объект охраны связан с вашей хозяйственной деятельностью.

3. Одежду работникам также придется покупать за счет предприятия. Не всю, конечно, но кое-что все же приобрести будет нужно. В частности, (приводим также срок ношения):

— костюм — 12 мес.;

— берет — 12 мес.;

— полуботинки — 12 мес.

Если охранники задействованы дополнительно на наружных работах зимой, то их нужно обеспечить следующим:

— куртка утепленная — 36 мес.;

— брюки утепленные — 36 мес.;

— сапоги — 24 мес.;

— шапка — 36 мес.;

— рукавицы — 24 мес.

4. «Раскошелиться» придется и на некоторые предметы быта: холодильник, чайник и т. п. Это еще зачем? — парируете вы. Все достаточно банально: охранник — тоже человек и, как и все, должен питаться. Но, в отличие от работников других профессий, он не имеет перерывов на обед и отдых. Поэтому питаться придется «на бегу». А здесь уже не обойтись без указанных предметов.

5. Охранники должны соответствовать квалификационным требованиям к ним. Последние приведены в п. 115 Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.2004 г. № 336. Они отличаются в зависимости от разрядов (установлено 4). В данном же документе находим задачи и обязанности охранников, а также то, что должен знать каждый из них.

6. В связи со спецификой работы и особыми квалификационными требованиями охранники всегда должны держать себя в прекрасной физической форме. Иначе как можно охранять? Для обеспечения этого предприятие может (но не всегда это делает) оплачивать своим охранникам спортзал, бассейн или другое подобное заведение.

Далее — о том, как все это учитывать.

 

Налоговый учет

К какому виду расходов могут относиться охранные? Этот вопрос мы уже рассмотрели (с. 38). В том случае это были услуги сторонних организаций (их оплата). Сейчас же речь идет о следующих расходах:

— расходы на оплату труда;

— начисления на зарплату;

— амортизация основных средств, малоценных необоротных материальных активов, других не-оборотных материальных активов;

— расходы материалов и МБП;

— прочие расходы (в частности, оплата услуг сторонних организаций —предоставляющих в аренду спортзалы, бассейны или другие подобные объекты).

На что нужно акцентировать внимание? Остановимся на том, как правильно классифицировать те или иные объекты, используемые при работе охранников.

Технические средства (сигнализации, видеокамеры, рации, громкоговорители и т. п.). Чтобы определить, как правильно их учитывать, дайте ответ на вопрос: можно ли такие средства эксплуатировать отдельно от здания? Если да — рекомендуем учитывать их как отдельный объект. Если же такое использование не выглядит целесообразным или не в состоянии обеспечить выполнение функций таких объектов в полной мере — есть смысл говорить об улучшении помещения.

Отдельные объекты в зависимости от их стоимости можете относить к следующим группам основных средств и прочих необоротных активов (согласно п. 145.1 НК):

Группа		Минимально допустимые сроки полезного использования, лет
№	Название
4	Машины и оборудование	5
6	Инструменты, приборы, инвентарь (мебель)	4
11	Малоценные необоротные материальные активы	—

　

Одежда. Ее в зависимости от стоимости и срока ношения относят к:

— МБП (если срок полезного использования не более 1 года);

— другим основным средствам (группа 9) (если стоимость превышает 2500 грн., а срок полезного использования — 1 год);

— малоценным необоротным материальным активам (группа 11) (если стоимость не превышает 2500 грн., а срок полезного использования составляет более 1 года).

Предметы быта, обеспечивающие охранникам возможность питаться. Их относят к группе 6 основных средств «инструменты, приборы, инвентарь (мебель)». Если же стоимость таких приборов не более 2500 грн. (если это, скажем, электрический чайник), то их учитывают как малоценные необоротные материальные активы (группа 11).

К налоговым расходам стоимость перечисленных предметов попадает в виде амортизации.

Имеет свои нюансы и налоговый учет НДС. Заключаются они в том, что суммы «входного» НДС при приобретении какого-либо из перечисленных предметов вы вправе относить к налоговому кредиту. Требования при этом стандартные: связь с хозяйственной деятельностью + надлежащим образом оформленная налоговая накладная.

Теперь — о другом виде учета.

Бухгалтерский учет

Его в ваших целях нужно гармонизировать с налоговым. Что для этого нужно? Установить стоимостный критерий для отнесения активов в состав основных средств на уровне 2500 грн. Надеемся, вы это сделали еще в 2012 г. Кроме того, для максимальной сопоставимости данных 2 видов учета советуем «подогнать» сроки полезного использования необоротных активов под налоговые «минимумы». Они, напомним, приведены в п. 145.1 НК.

Далее приведем таблицу соответствия групп основных средств и других необоротных материальных активов в бухгалтерском и налоговом учете. При этом вспомним только то, что вас может заинтересовать в контексте темы сегодняшней статьи.

Группа в налоговом учете		Субсчет в бухгалтерском учете
№	Название		№
4	Машины и оборудование		104
6	Инструменты, приборы, инвентарь*		106
9	Другие основные средства		109
11	Малоценные необоротные материальные активы		112

* В налоговом учете в названии этой группы также приведено уточнение «(мебель)».

 

К каким видам расходов относить охранные? Это вы уже знаете из с. 40. В рассматриваемом нами случае никаких отличий нет.

Далее подведем итоги.

 

ИТОГО

 

Охрану предприятия можно организовать, привлекая стороннюю организацию или наняв соответствующих работников в свой штат. В зависимости от этого будут отличаться правила налогового и бухгалтерского учета расходов на охрану. Однако между ними больше общего, чем отличного.

В налоговом учете вы сможете отнести к своим расходам все то, что связано с охраной. Главное — просто соблюдать хозяйственное направление расходов и надлежащим образом все это документально оформлять. Если вы это сделаете — открытым будет и путь уплаченных вами сумм НДС в налоговый кредит.

Бухгалтерский учет лучше «подогнать» под требования налогового. Если для последнего жесткие правила устанавливает НК, то в бухучете ваше предприятие само вправе устанавливать некоторые параметры. Удачно это сделать — залог успеха и избежания расхождений в указанных видах учета.

Поэтому ответственно относитесь к вопросу охраны! Мы сделали все возможное, чтобы помочь вам в этом. А береженого, как помните, и Бог бережет.

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 4616 — Закон Украины «Об охранной деятельности» от 22.03.2012 г. № 4616-VI.

П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 г. № 318.

МВД — Министерство внутренних дел.

МБП — малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

НДС — налог на добавленную стоимость.

ЧАО — частное акционерное общество.

ООО — общество с ограниченной ответственностью.