Организационные моменты

Организационные моменты

Прежде чем начать подробно знакомить вас со служебными командировками, определимся с их понятием. Что это такое, вы, само собой разумеется, прекрасно знаете. А как же определяет командировку действующее законодательство? Служебной командировкой в соответствии с п. 1 разд. I Инструкции № 59 считают поездку работника по распоряжению руководителя предприятия* на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом соответствовать этому определению командировка может только при наличии документов, подтверждающих ее связь с основной деятельностью предприятия. Поскольку в других нормативных документах найти определение командировок не удастся, то ориентироваться придется именно на нормы Инструкции № 59.

* В редакции документа указано «органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств (далее — предприятие)». Такое уточнение вам ни к чему, ведь хоть Инструкция № 59 и касается исключительно перечисленных предприятий, определения, указанные в ней, вполне можно применять и к обычным предприятиям.

Итак, в одном определении имеется много разных условий одновременно. Попробуем разложить все по полочкам:

Характерные черты служебных командировок согласно Инструкции № 59	Комментарий
1	2
В командировку направляют работника предприятия	Направить в командировку можно только работника, с которым заключен трудовой договор. При этом не важно, временным, сезонным или постоянным является командируемый работник. То же — в отношении лиц, работающих на условиях неполного рабочего времени; совместителей. Правда, для таких работников все-таки предусмотрены определенные нюансы их направления в командировку. Обратите внимание: в НК речь идет о командировках «физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов». То есть, по идее, налоговое законодательство не против отражения в налоговом учете командировочных расходов лиц, являющихся членами руководящих органов предприятия. По логике, трудовые отношения с ними не являются обязательным условием. Подтверждают такие догадки и налоговики в ЗІР (см. ответы в категориях 103.02 и 301.03). Так, рассматривая вопрос обложения стоимости проживания и проезда НДФЛ и ЕСВ, они четко разделяют действия плательщика налога для таких случаев: — резидент или нерезидент, получающие такие выплаты, не состоящие в трудовых отношениях с таким плательщиком налога и не являющиеся членами его руководящих органов; — резидент или нерезидент, получающие такие выплаты, состоящие в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющиеся членами его руководящих органов. Так вот, в первом случае соответствующие выплаты облагают НДФЛ. А вот направление в другой населенный пункт лица, работающего на условиях гражданско-правового договора, в принципе, возможно. Но внимание: служебной командировкой его нельзя считать! Соответственно, и возмещать расходы такому лицу придется совсем по-другому
Распоряжение руководителя предприятия	Такое распоряжение оформляют приказом (или, простите за тавтологию, распоряжением) руководителя. О важности этих документов свидетельствует хотя бы то, что в сегодняшнем номере им посвящен отдельный раздел (см. с. 7—10)
Продолжительность командировки	При этом общая продолжительность командировки включает как время проезда в другой населенный пункт (и обратно), так и время пребывания там с целью выполнения служебного поручения. Считаем, что ограничение, касающееся срока командировки (30 календарных дней в пределах страны), является обязательным для соблюдения только бюджетниками
Поездку осуществляют в другой населенный пункт вне места постоянной работы работника	Выходит, что поездки для выполнения служебных поручений в другую часть города (пункт поселка городского типа, села) нельзя считать служебными командировками. В то же время не все поездки в другие населенные пункты — это командировки. В частности, служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считают командировками (согласно п. 2 разд. I Инструкции № 59). Только есть одна оговорка — если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем). То есть предприятие в своих внутренних документах имеет право регулировать этот вопрос по своему усмотрению
Цель командировки — выполнение служебного поручения	Командированный работник может получить поручение только в рамках его трудовых обязанностей. То есть, как и находясь на своем рабочем месте, так и отправляясь в другой населенный пункт, он должен выполнять только те указания руководства, которые прямо следуют из трудового договора. Если есть необходимость выполнения каких-либо других (не предусмотренных таким договором) действий — работника об этом следует предупредить заранее. Он же вправе или согласиться с предложенными условиями, или же отказаться от командировки. Подробнее об отказе работника читайте на с. 5—6
Документальное подтверждение связи командировки с основной деятельностью предприятия	Важность этого условия невозможно переоценить. Подробности о том, какие именно документы подтверждают связь командировки с основной деятельностью, вы можете найти в разделе «Командировочные расходы. Документальное подтверждение и порядок возмещения» (с. 22—30)

 

Законодательное регулирование командировок

Вы уже успели заметить, что, рассказывая о командировке, мы опираемся в первую очередь на нормы Инструкции № 59? Естественно, это могло вызвать у вас удивление. Мол, ведь ее нормы в обязательном порядке должны распространяться только на бюджетников. Здесь вы правы. Но что делать, если ни один другой нормативный документ так подробно не описывает основные моменты, связанные со служебными командировками? Близнеца или хотя бы двойника Инструкции для обычных (небюджетных) предприятий просто не существует! А норм КЗоТ и НК на самом деле маловато для того, чтобы говорить о надлежащем законодательном урегулировании вопроса.

Какой же выход из ситуации? Поскольку положения Инструкции № 59 ранее были обязательны для всех предприятий, решение использовать ее в качестве ориентира напрашивается само собой. Как именно использовать? Считаем, что она должна стать прототипом для внутреннего документа, разработанного на предприятии и предназначенного для урегулирования вопросов о командировке. В нем мы бы рекомендовали отдельно указать также размеры суточных и (если есть такое желание) предельные размеры расходов на наем жилых помещений в месте командировки. Такие величины желательно определять не в абсолютных показателях (гривнях), а, скажем, в МЗП (как это делает НК в отношении предельного размера суточных). Это даст возможность не утверждать подобный документ заново, периодически изменяя в нем только размеры упомянутых показателей. Если же документ уже существует — очень хорошо. Но, когда срок его действия окончится, еще раз внимательно с ним ознакомьтесь и, по возможности, инициируйте внесение нужных изменений.

Теперь наступило время поговорить о «долготе» служебных командировок.

Продолжительность командировок

Вы знаете, что одним из характерных признаков командировки является ее продолжительность. То есть в командировку направляют на определенный срок. Не пожизненно и не до окончания срока действия трудового договора — иначе это будет уже перевод на работу в другую местность.

Командировка начинается со дня выбытия работника, а заканчивается днем его прибытия из командировки. При этом днем выбытия в командировку считают день отправления поезда, самолета, автобуса или другого ТС с места постоянной работы командированного работника. В свою очередь, день прибытия из командировки — это день прибытия ТС к месту постоянной работы командированного работника.

Здесь придется учесть некоторые важные нюансы, которые устанавливает п. 8 разд. I Инструкции № 59. При отправлении ТС до 24-го часа включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки. С 0 часа и позднее — это уже следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Так же определяют день прибытия к месту постоянной работы.

Количество дней командировки определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы. Их засчитывают как 2 дня. Учитывают в общей продолжительности командировки также выходные, праздничные и нерабочие дни.

Есть ли какие-либо ограничения относительно сроков командировки? Предельная продолжительность командировок установлена исключительно для бюджетников. Обычные же предприятия могут использовать такие сроки как рекомендуемые. Поэтому далее вы можете взглянуть на них «под микроскопом»:

Работники	Предельный срок командировки
Все работники, кроме приведенных ниже в этой таблице	Не более 30 календарных дней
Работники, направляемые для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ	Не более срока строительства объектов
Военнослужащие, направленные на учебу в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений	Не более 90 календарных дней
— в том числе при условии возмещения расходов принимающей стороной	Не более 18 месяцев
Работники Государственной финансовой инспекции, ее территориальных органов, направляемые для проведения контрольных мероприятий	Не более периода проведения таких мероприятий

 

Такие ограничения устанавливает постановление № 98*. Оно, как и Инструкция № 59, для обычных предприятий не является обязательным. Поэтому последние вправе включить в свой внутренний документ положения, которые будут регулировать соответствующие сроки командировок по-своему. Но желательно, чтобы такие сроки все-таки были предусмотрены. Иначе предприятие могут ожидать неприятности. Превышение приведенных сроков (а в случае, когда они вообще не установлены, ориентиром будут именно нормы постановления № 98) может означать, что командировки начнут расценивать как перевод на работу в другую местность. Со всеми вытекающими последствиями и гарантиями для работника.

* Кроме «базовой» продолжительности (30 календарных дней), упоминание о которой есть непосредственно в Инструкции № 59 (п. 1 разд. ІІ).

Руководитель предприятия, принимая решение о направлении работника в командировку, определяет конкретную продолжительность командировки. При этом он должен помнить и о таких предельных сроках.

Далее предлагаем вам рассмотреть вопрос, каких работников направляют в командировку в специфическом порядке.

 

Особенности направления в командировку некоторых работников

О ком вы прежде всего вспомнили в этом контексте? Здесь поведем речь о тех, кого направлять в служебные командировки нельзя в принципе, а также о работниках, у которых придется спрашивать согласия, прежде чем их командировать. И если вы считаете, что это — одиночные категории граждан, то не ошибаетесь. А вот вам и доказательства:

№ п/п	Работники	Норма, предоставляющая поблажки	Условия направления в командировку
1	Беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет	Ст. 176 КЗоТ	Нельзя направлять в любом случае. Если, несмотря на законодательные запреты, такую женщину все же направляют в командировку, то на должностных лиц могут наложить штраф в соответствии со ст. 41 КоАП. Размер штрафа — от 30 до 100 ннмдг (510 — 1700 грн.)
2	Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей-инвалидов	Ст. 177 КЗоТ	Таких женщин возможно отправить в командировку только после получения их согласия. Желательно, чтобы оно было закреплено в письменной форме. Перед этим работницу необходимо ознакомить с ее правом отказа от командировки
3	Родители, воспитывающие детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении); опекуны (попечители); приемные родители	Ст. 1861 КЗоТ	Если дети в возрасте до 3 лет — отправлять таких лиц в командировку нельзя вообще. Если же дети от 3 до 14 лет или дети-инвалиды — у перечисленных лиц нужно получить письменное согласие и ознакомить их с правом отказа от командировки
4	Лица в период временной нетрудоспособности	—	Их нельзя привлекать к исполнению трудовых обязанностей. А следовательно, и к направлению в командировку. Подтверждает такие выводы и письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 (предпоследний вопрос)

 

Для остальных работников и членов руководящих органов предприятия направление в командировку является обычным делом.

Если уж вспомнили, что в некоторых случаях от лиц, которых планируют командировать, необходимо получить согласие, то нужно рассмотреть, что же будет, если такого согласия они не дадут.

 

Отказ работников от командировок

Сразу обратите внимание: не дать согласие может не только тот, у кого нужно его испрашивать, но и другое лицо. Именно может (а не имеет право!).

Что же ожидает таких несговорчивых работников? Ответ зависит от того, есть ли у работников уважительные причины для того, чтобы отказать руководству. Причем причины бывают самыми разными, а решать, какие из них уважительные, а какие — не очень, тем, кто уполномочен направлять работников в командировку. Все мы люди, потому посоветуем вам в подобных ситуациях приходить к консенсусу, учитывая интересы обеих сторон.

Если все-таки этого сделать не удастся — переходим к «плану Б». Сразу предупреждаем: он не из приятных. Понятно, что в отношении тех лиц, о которых шла речь в последней таблице, «насильно мил не будешь». Если уже законодательство предусматривает, что их нельзя командировать или же нужно спрашивать согласия, то это для того, чтобы эти лица могли своими правами воспользоваться. То есть, если у работника согласно нормам КЗоТ нужно получить согласие на командировку, то он может его как дать, так и не сделать этого. При этом механизмов для того, чтобы его наказать, нет и не может быть! По крайней мере законных.

Если же лицо, которое ну никак не хочет в командировку, из числа «простых смертных», то управу на него найти можно. И нужно! Подавать же плохой пример другим некрасиво... Порядок действий в этой ситуации разъясняло Минсоцполитики (в письме от 14.12.2011 г. № 350/06/186-11).

В частности, представители министерства обращали внимание, что, учитывая требования ст. 21, 31 КЗоТ, собственник или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. В том числе и поездки в командировку для выполнения задач, не связанных с исполнением его обязанностей. А вот направление в командировку по распоряжению руководителя за счет предприятия для выполнения задания, обусловленного трудовым договором, является обязательным для работника.

Таким образом, командировка относится к трудовым обязанностям работников, — резюмировали в Минсоцполитики. Отказ без уважительных причин от исполнения таких обязанностей можно считать нарушением трудовой дисциплины. Как следствие — за него могут применить дисциплинарное взыскание, предусмотренное ст. 147 КЗоТ.

Напомним, согласно этой статье к работнику может быть применена только одна из следующих мер взыскания:

1) выговор;

2) увольнение.

Законодательство, уставы и положения о дисциплине могут предусматривать и другие дисциплинарные взыскания для отдельных категорий работников.

Важная деталь! Правило ч. 2 ст. 149 КЗоТ о том, что за каждое нарушение трудовой дисциплины могут применить лишь одно дисциплинарное взыскание, не распространяется на продолжающиеся нарушения, несмотря на применение взыскания. По крайней мере, так считает Минсоцполитики. Поэтому, если работник после применения к нему взыскания за необоснованный отказ выехать в командировку продолжает отказываться от выездов, на него можно наложить взыскание во второй раз. Причем в этот раз это может быть даже увольнение. Основание — п. 3 ст. 40 КЗоТ.

А вот сразу уволить лицо, которое «боится» командировок, не выйдет! Объясним. Формальным основанием для увольнения является систематическое невыполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания (п. 3 ст. 40 КЗоТ). То есть за первое (которое, таким образом, автоматически является разовым и никоим образом не систематическим) нарушение уволить работника законно нельзя!

Но достаточно во второй раз в течение года попробовать командировать его — и тогда можно смело и без всяких сомнений прощаться. Конечно, если он до той поры не сделает надлежащие выводы из своих предыдущих поступков.

Почему во второй раз в течение года? Напомним, в соответствии со ст. 151 КЗоТ, если в течение года со дня наложения дисциплинарного взыскания работник не подвергался новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имевшим дисциплинарного взыскания.

Если же работник не допустил нового нарушения трудовой дисциплины и к тому же проявил себя как добросовестный работник, то взыскание может быть снято до истечения одного года.

То есть позволять себе отказаться выполнять приказ о направлении в командировку можно не чаще чем один раз в год. При этом следует помнить, что в течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяют. Так стоит ли оно того? Считаем, никак нет.

Поэтому, как вы успели понять (а возможно, имели возможность наблюдать на практике), есть люди, которых в командировку «на аркане не затащишь». В отличие от них есть и такие, которые, наоборот, не хотят оттуда возвращаться. О продлении служебных командировок читайте далее.

 

Продление и отмена командировок

Вот только если работник хочет продолжать пребывание в командировке без уважительных на то причин — ничем хорошим это не закончится. За время задержки в месте пребывания в командировке без уважительных причин работнику не выплачивают заработную плату, не возмещают суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы. Такие требования содержит п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59. Считаем, обычным предприятиям не помешало бы внести подобный пункт во внутренний документ, регулирующий направление в командировку.

Мы же расскажем о порядке действий в случаях, когда продлить срок командировки — не прихоть, а необходимость. Обращаемся все к тому же пункту Инструкции № 59. Так вот, согласно его нормам с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Какими же могут быть эти причины? Первое, что приходит на ум, — это отсутствие транспортных документов на нужную дату. Во избежание подобной ситуации рекомендуем запасаться ими предварительно или по крайней мере периодически узнавать информацию об их наличии. В то же время иногда их приобретение (от места командировки к месту постоянной работы) нецелесообразно, ведь заранее нельзя стопроцентно спрогнозировать срок выполнения служебного задания. Возникновение форс-мажорных обстоятельств, препятствующих его выполнению, также рассматривают как уважительные причины для продления командировки.

Отдельного внимания заслуживает такая причина, как временная нетрудоспособность командированного лица. В этом случае расходы на наем жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном лечении) возмещают такому лицу на общих основаниях. Суточные выплачивают в течение всего времени, пока работник не может по состоянию здоровья приступить к выполнению положенного служебного поручения или вернуться к своему постоянному месту проживания. При этом предельный срок не должен быть больше 2 месяцев. Такие указания дает п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59.

При этом не забывайте: временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к постоянному местожительству должны быть удостоверены в установленном порядке. При таком условии командированному работнику на общих основаниях выплачивают пособие по временной нетрудоспособности за период болезни.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы. Основанием для этого является его докладная записка. Само же продление оформляют приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Последний является документом, удостоверяющим возможность отнесения суточных расходов за время продления командировки к налоговым и возмещение их командированному работнику. Кроме того, такой приказ указывает на возможность аналогичных действий в отношении прочих расходов работника за это время (на проезд, проживание и т. п.).

Радостная весть: НК не содержит каких-либо запретов для продления командировки по уважительным причинам. Соответственно, не должны попасть в «зону риска» и упомянутые расходы.

Когда срок командировки продлевают, важно, чтобы общая его продолжительность не «перевалила» за рамки разрешенного. О предельных сроках вы могли прочитать на с. 4.

Заметьте: дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки. То есть беспокоиться о нарушении ее предельных сроков в таком случае не стоит. Конечно, если срок, который был указан в приказе о командировке, вписывается в такие ограничения.

В некоторых случаях служебные командировки отменяют. Как и в случае продления, причины тому могут быть разные. Уже упомянутая временная нетрудоспособность лица, которого планировали командировать; разрыв взаимоотношений со стороной, которая должна была бы принять работника; банальная отмена мероприятий, которые планировалось провести.

Важное значение при отмене командировки имеет документальное оформление такой операции. Не удивляйтесь, но для этого опять-таки послужит приказ (или распоряжение) руководителя предприятия. В нем должны найти свое отражение причина отмены и порядок действий лица, которого планировали командировать. В частности, если ему уже успели выдать аванс на командировку, в приказе следует указать, что аванс следует возвратить.

Какой для этого отведен срок? Ориентиром может служить 3-дневный срок, предусмотренный для бюджетников Инструкцией № 59.

Нередко случается, что возвращают меньшую сумму, чем получили. И это не удивительно, выше мы сами советовали вам «вооружиться» транспортными документами заранее. Так вот, если командированное лицо уже успело приобрести билет, вернуть его за ту же цену не получится. Придется уплатить комиссионный сбор. Поэтому и вернет такое лицо меньшую сумму средств. Куда же деть возникшую разницу?

Ответ находим в п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59. Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое ТС, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия. И будьте внимательны: только тогда, когда на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). Как видите, с первого раза «в яблочко»! И не забудьте о документе, удостоверяющем стоимость этих расходов. Его наличие является обязательным. Иначе разрешить возмещение таких расходов недопустимо.

На этом позвольте завершить вступительный раздел нашего тематического выпуска. Надеемся, кое-что новое из него вы для себя почерпнули. А главное, надеемся, что у вас возникло желание увидеть документ, регулирующий порядок направления в служебные командировки на вашем предприятии. Конечно, если он есть. Если нет — быстрее «по горячим следам» составляйте его черновой вариант, внося туда все важные, а также спорные положения.