Документальное оформление направления работника в командировку

Документальное оформление направления работника в командировку

Направление работника в командировку должно быть надлежащим образом документально оформлено. Как такового перечня документов, которые должны оформляться при направлении работника в командировку, в нормативных документах не найти.

Некий ориентир в этом вопросе дает НК. Так, п.п. 140.1.7 НК предусматривает обязательное наличие приказа на командировку. Согласно этому подпункту именно приказ на командировку является основанием для отнесения расходов на служебные поездки в налоговые расходы и выплаты суточных командированному работнику. В случае отсутствия приказа суточные не выплачиваются (письмо ГНАУ от 12.05.2011 г. № 5675/5/15-0316, письмо Минсоцполитики от 05.08.2013 г. № 844/13/84-13).

В приказе указываются: пункт назначения, наименование предприятия, куда командируется работник, срок и цель командировки. Кроме того, в приказе могут оговариваться другие условия в зависимости от ситуации. Например, маршрут движения работника в командировке, ограничение его расходов и т. п.

Если работник специально направлен в командировку для работы в праздничные дни, об этом также должно быть указано в приказе (письмо Минфина от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08).

Приведем пример составления приказа о направлении работника в командировку:

 

 

 

Важно! Отдельный экземпляр приказа о направлении работника в командировку необходимо выдать работнику для того, чтобы он смог предъявить его в гостинице для невзимания туристического сбора.

При необходимости продлить командировку работника руководитель предприятия издает приказ о продлении срока командировки. Приведем пример такого приказа.

 

 

 

Прочие документы, такие как смета расходов на командировку, задание на командировку, Журнал учета командировок, не являются обязательными. На это обращал внимание и Минфин в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582. Составлять их или нет — добровольное дело каждого конкретного предприятия. Однако в любом случае при направлении работника в командировку необходимо рассчитать сумму командировочных. Это удобно делать при помощи сметы расходов на командировку (справки-расчета). При составлении сметы учитываются суточные, расходы на проживание, проезд к месту командирования и обратно, другие расходы.

Приведем пример составления такой сметы.

 

 

 

Для осуществления контроля за командировками также можно вести Журнал учета командировок. Приведем пример такого Журнала.

 

 

 

Руководитель предприятия может принять решение о составлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием средств предприятия (письмо Минфина от 26.03.2008 г. № 31-18030-07-7/10434).

Командировочное удостоверение. Несколько слов скажем о таком документе как командировочное удостоверение. Действующим законодательством не предусмотрено оформление командировочного удостоверения. Предприятиям, безусловно, никто не запрещает по-прежнему использовать командировочные удостоверения и проставлять в них отметки о прибытии и выбытии. Их ведение целесообразно для «внутреннего» контроля пребывания работника в командировке.

Табель учета использования рабочего времени. Отдельного внимания заслуживает вопрос отражения времени командировки в табеле учета использования рабочего времени.

Дни командировки работника в табеле учета использования рабочего времени (типовая форма которого утверждена приказом Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489) отмечаются буквенным обозначением «ВД» или цифровым кодом «07». Основанием для табелирования работника, находящегося в командировке, является приказ о направлении в командировку.

В Табеле учета использования рабочего времени отметки проставляют исходя из графика работы предприятия, которое отправило работника в командировку, несмотря на то, что на командированного работника распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в Табеле обозначаются таким образом:

— в верхней строке указывается количество отработанных часов согласно графику работы по основному месту работы (например, 8) независимо от того, сколько в этот день часов работник отработал по месту командировки;

— в нижней строке указывается условное обозначение командировки «ВД».

День командировки, приходящийся на выходной день, отражается следующим образом: в верхней строке — «х» или прочерк, в нижней — «ВД» (07).

В итоге рабочие дни, на которые приходилась командировка, учитываются как обычные рабочие дни, а выходные дни — как нерабочие.

Аналогичные разъяснения даны Госстатом в письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9.

Если работник направляется в командировку специально для работы в выходной (праздничный, нерабочий) день, то он имеет право либо на оплату этого рабочего времени в двойном размере, либо на другой день отдыха (отгул) — в Табеле работу в командировке в нерабочий день отмечают кодом «ВД» (07). Если в последующем предоставляют отгул, то такой день отмечают кодом «ІН» (22).

Если работник выезжает в командировку в выходной (праздничный, нерабочий) день, то ему в обязательном порядке предоставляется другой выходной день — в Табеле день отъезда в командировку отмечают кодом «ВД» (07), а предоставленный в последующем отгул — кодом «ІН» (22).

Если работник возвращается из командировки в выходной день (такой день возврата указан в приказе), то работнику может быть предоставлен другой день отдыха, если это предусмотрено правилами внутреннего распорядка, — в Табеле день приезда из командировки отмечают кодом «ВД» (07). Если в последующем предусмотрено предоставление отгула, то этот день отмечают кодом «ІН» (22).

Пример. Работник направлен в командировку с 19 по 23 мая 2014 года. Выезжает он в командировку 18 мая 2014 года в выходной день (воскресенье). Прибывает из командировки также в выходной день — 24 мая (суббота). Табель рабочего времени в этом случае заполняется следующим образом.

 

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

№ з/п	Табельний номер	Стать (ч/ж)	П. І. Б., посада	Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)																Відпрацьовано за місяць
				01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	днів	годин
																					всього	з них:
				16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31			надурочно	нічних	вечірніх	вихідних, святкових
<…>
5	0005	Ж	Дмитрук І. В., інженер					8	8	8	8				8	8	8	8	Х	19	152
								Р	Р	Р	Р				Р	Р	Р	Р	Х
				8			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8
				Р		ВД	ВД	ВД	ВД	ВД	ВД	ВД		Р	Р	Р	Р	Р
<…>

<…>

 

Вот, пожалуй, и все правила документального оформления направления работника в командировку.