Заболел в отпуске → Перенос и продление в ЕСВ-отчетах

Получил отпускные и заболел. Или заболел, уже находясь в отпуске. Или не выходя из отпуска, застрял на больничном. Варианты событий схожи. Документальное оформление переноса и продления отпуска в таких ситуациях тоже мало чем отличается друг от друга*. А как обстоят дела с отпускными и больничными? Нужно сторнировать, начислить, пересчитать, показать в отчетах… Аналогичны ли данные действия для всех таких ситуаций? Предлагаем «прощупать» и учесть все обстоятельства на примерах. Акцент сделаем на самых распространенных ситуациях-совпадениях обычного ежегодного отпуска и больничного «на себя».

* О документальном оформлении продления и переноса отпуска из-за болезни работника читайте консультацию специалиста Минсоцполитики «Болезнь перед отпуском — НЕ повод для отмены приказа «на отпуск» этого номера — Примеч. ред.

Начало первоначального и продленного отпуска — один месяц

Отпуск оформлен. Работнику в обычном режиме насчитаны и выданы отпускные. Причем выданы, как положено: с соблюдением правила «не позднее трех календарных дней».

То есть требования ч. 4 ст. 115 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ) и ст. 21 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) выполнены.

Напомним: речь идет о трех календарных днях до начала отпуска (см. письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09).

Итак, если работник заболел до ухода в отпуск и он настаивает на предоставлении ему отпуска в ранее оговоренный срок, то отпуск ему нужно оплатить в общем порядке. То же касается оплаты больничного. Причем всего больничного. Дни временной нетрудоспособности, «перечеркнувшие» дни отпуска, тоже оплачиваются, как обычно.

На «совпавшие дни» отпуск в нашем случае продлевается. Оплата за них в виде отпускных не возвращается (не сторнируется). В этом случае ранее выплаченные отпускные считаются оплатой за дни продления отпуска. Кроме того, полученные за эти дни отпускные не пересчитываются (по новой «средней»): день начала продленного из-за болезни отпуска совпал с месяцем его первоначального предоставления.

ЕСВ-отчет. Суммы отпускных за дни отпуска, на которые пришлась болезнь, отражаются в таблицах 1 и 6 ЕСВ-отчета за месяц, в котором они начислены.

В примере больничные, отпускные, «перенесенные» отпускные за июль начислены в июле и попадут в ЕСВ-отчет за июль (рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за июль 2018 года. Продление отпуска из-за болезни в рамках одного месяца

Налоговый расчет по форме 1ДФ. «Перенесенные» отпускные за дни отпуска, совпавшие с болезнью, в разделы I и II формы № 1ДФ попадут в свернутом виде в одну строку с зарплатой за три месяца квартала, отпускными и больничными за июль.

Начало первоначального и перенесенного отпуска — разные месяцы

В данном случае сумму отпускных, приходящихся на дни пребывания работника на больничном, нужно сторнировать. Предположим, что работодатель успевает это сделать до «закрытия» месяца — «сторно» проводится в этом же месяце (июле). Учитывая условия примера, его сумма составит 400 грн. (200 грн. х 2 дня отпуска).

Кроме этого, в июле будут начислены:

1) сумма зарплаты за июль (3000 грн.);

2) сумма больничных за июль (1890 грн.);

3) первоначальная сумма отпускных за июль (2800 грн.).

ЕСВ-отчет за июль будет выглядеть следующим образом (рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за июль 2018 года. «Сторно» отпускных из-за болезни в рамках одного месяца

Для оплаты периода перенесенного на август отпуска необходимо рассчитать новую среднюю зарплату согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100. Для ее расчета берется новый расчетный период с учетом июльской зарплаты, июльских отпускных, сторнированных июльских отпускных и больничных. Выплатить работнику «пересчитанные» отпускные нужно, соблюдая обычные условия для выплаты всех отпускных: не позднее чем за три календарных дня до начала перенесенного отпуска.

ЕСВ-отчет за август будет составлен тогда с учетом «новой» суммы отпускных.

Предположим, что зарплата работника за август составила 6000 грн., а «новая» сумма за 2 дня отпуска — 380 грн.

Заполним ЕСВ-отчет за август (рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за август 2018 года. Перенесенный отпуск с июля на август

Начало первоначального и продленного отпуска — разные месяцы

В данном случае сумму отпускных за 26 — 31 июля 2018 года (дни «наложения» отпуска и больничного) нужно сторнировать. Работодатель о болезни работника узнал уже в августе. Из-за этого «сторно» отпускных до «закрытия» июля провести не получилось. Оно осуществлено в августе после предоставления работником больничного листа и согласования о продлении отпуска. Его сумма составит 1200 грн. (200 грн. х 6 к. дн.).

Поэтому в июле «остаются» только:

1) сумма зарплаты за июль (3000 грн.);

2) первоначальная сумма отпускных за июль (вся! — 3200 грн.).

ЕСВ-отчет за июль будет выглядеть следующим образом (рис. 4).

Рис. 4. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за июль 2018 года

Для оплаты периода отпуска, перенесенного на август, необходимо рассчитать новую среднюю зарплату. ЕСВ-отчет за август будет составлен тогда с учетом «новой» суммы отпускных.

Таким образом, в августовскую ведомость по зарплате и ЕСВ-отчет одновременно попадут:

1) зарплата за август (4500 грн.);

2) сумма больничных за июль (1140 грн.);

3) сумма больничных за август (570 грн.);

4) «сторно» отпускных за июль (1200 грн.);

5) отпускные за 6 дней в августе (рассчитанные исходя из «новой» средней зарплаты — 1110 грн.).

Напомним, что в соответствии с п. 9 разд. IV Порядка № 435 внесение отрицательных значений сумм в таблицу 6 допускается в случае отражения сторнированных сумм отпускных. Поэтому в таблице 6 ЕСВ-отчета сторнированная сумма отпускных отражается в отдельной строке с указанием:

— в графе 10 — кода типа начислений «10»;

— в графе 11 — месяца, за который осуществляется «сторно» (июль);

— в графах 17 и 18 — сторнированной суммы отпускных со знаком «-»;

— в графе 21 — ЕСВ со знаком «-».

С учетом изложенного составим ЕСВ-отчет за август (рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за авгус 2018 года. Отражение сторнированных отпускных за июль и «новых» отпускных за август