Отпускные в Д1 показали одной суммой с зарплатой: как исправить?

Отпускные работнику за дни отпуска, приходящийся на несколько месяцев, могут начислять месяц в месяц. А могут — один раз за все время отпуска в месяце начисления/выплаты отпускных. Такие отпускные принято называть переходящими.

В Д1 отпускные отражают отдельной строкой от зарплаты с кодом «10» в графе 09 и с указанием месяца, на дни отпуска которого приходится сумма отпускных в графе 10.

Эти правила закреплены в Порядке № 4*.

* Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Отражение отпускных с соблюдением таких правил особенно важно для переходящих отпускных, потому что это влияет на равномерность формирования страхового стажа работника.

Так, на основании поданного Налогового расчета и Д1, в котором отпускные относятся к месяцам, за которые они начислены, реализовано формирование персонифицированной информации в реестре застрахованных лиц ПФУ и, соответственно, страхового стажа.

Иногда бухгалтеры допускают ошибки при отражении отпускных в Д1 и показывают их в одной с зарплатой строке, соответственно и без распределения по месяцам.

Как исправить такую ​​ошибку, рассмотрим на примере.

Ошибка относится к суммовой (по строкам будет изменяться сумма, хотя в результате и даст ноль) и срок подачи отчетности за I квартал уже истек, поэтому через применение «1» и «0» исправиться невозможно.

Не следует спешить исправлять такую ​​ошибку путем применения штрафоопасных КТН «2» и «3». В этом случае можно пойти по пути отрицательных значений в Д1.

В соответствии с п. 1 разд. IV Порядка № 4 в Д1 допускается внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) в случае отражения сумм перерасчетов заработка (дохода), которые связаны с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих отчетных (налоговых) периодах.

Фактически это правило позволяет нам в Д1 снять зарплату за март, а вместо нее внести отпускные с разбивкой по месяцам в соответствии с днями отпуска. Результат такой рокировки суммарно даст нам ноль по налоговым обязательствам по ЕСВ.

Исправляться будем в Д1 с типом «Звітний» за II квартал 2024 года. Это можно сделать в любом месяце квартала, например в Д1 за апрель.

Всего за апрель сформируем на работника 4 строки:

— одну — с апрельской зарплатой;

— вторую — на корректировку зарплаты за март. В ней укажем в графе 10 «березень 2024 року», в графах с суммовыми значениями внесем со знаком «минус» сумму отпускных, которую ошибочно показали в марте (-9172,80 грн);

— третью и четвертую — для отражения отпускных соответственно за дни отпуска марта и апреля по обычным правилам (см. рисунок).

Исправление отраженных одной суммой с зарплатой переходящих отпускных в Д1

Учтите, приведенная корректировка данных в Д1, как в приведенном примере, не влияет на суммовые показатели табличной части Налогового расчета (то есть сколько сняли, столько и добавили, а в сумме ноль).

Иногда бывают ошибки, когда отпускные за текущий месяц (не переходящие) показали в одной строке с зарплатой. Исправляться ли в таком случае? Ведь в персонифицированный учет сумма отпускных попадет в правильный месяц. И эта ошибка не приведет к завышению или занижению базы начисления взноса такого месяца. Более того, это никак не повлияет на расчет в дальнейшем больничных в случае временной нетрудоспособности работника.

Вместе с тем исправление такой ошибки не приведет к штрафу работодателя. Следовательно, исправляться или нет в такой ситуации — решать вам.