13.06.2024
Предписанием п. 2 разд. ІІ «Заключительные положения» Закона № 1217* предусмотрено следующее: включение ПФУ в РЗЛ отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу данного Закона на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.
Закон № 1217 вступил в силу 10.06.2021. Поэтому включение ПФУ данных в РЗЛ проводят до 10.06.2026.
Также согласно редакции ст. 48 КЗоТ, действующей с 10.06.2021, трудовую деятельность учитывают в электронной форме. При этом работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. Из этой нормы следует:
бумажные ТК работников, принятых на работу до 10.06.2021, хранятся у работодателя. А для тех, кого принимаем уже после этой даты, вообще отсутствует обязанность брать бумажные ТК на хранение
Если принимаем на работу работника, который еще нигде не работал и он требует оформить ему бумажную ТК, то нужно это сделать. Но хранить ее у себя работодатель не должен.
Возвращаемся к норме о выдаче отсканированных ТК. В Законе № 1217 указано, что это нужно сделать «после завершения этих работ». Поэтому как действовать с бумажными ТК работников, принятых на работу до 10.06.2021? Среди кадровиков, бухгалтеров и экспертов в этой области существует два мнения:
— отсканированные (оцифрованные) бумажные ТК можно выдавать работникам под их личную подпись после получения подтверждения от ПФУ через Портал электронных услуг, что все данные из ТК перенесены в РЗЛ (не дожидаясь до 10.06.2026);
— отсканированные (оцифрованные) бумажные ТК можно будет выдать работникам исключительно после завершения пятилетнего переходного периода — после 10.06.2026. А до этого дня они должны храниться у работодателя.
Какой вариант правильный? Об этом мы спросили у специалистов Гоструда. И вот что они ответили.
В письме от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а (его текст вы найдете в конце статьи) специалисты Гоструда отметили: если отсутствующие сведения о трудовой деятельности внесены в РЗЛ, то ТК можно выдать работнику до завершения пятилетнего срока.
Мы полностью согласны с такой позицией и неоднократно приходили к такому же выводу в наших статьях. Такой вариант выигрышный для работодателя. Если принять во внимание напряженную ситуацию во всех регионах Украины из-за военной агрессии РФ, то как можно быстрее выдать работникам их бумажные ТК после переноса данных в РЗЛ — идеальный вариант.
Более того, работодатели в районах активных боевых действий имеют законодательное разрешение во время военного положения самостоятельно определять порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения ТК и архивного хранения соответствующих документов. Главное, чтобы велся достоверный учет выполняемой работником работы и расходов на оплату труда. Это предусмотрено предписанием ч. 1 ст. 7 Закона № 2136*. Поэтому работодателям из зоны активных боевых действий законодательно разрешено самостоятельно решать судьбу бумажных ТК.
А принимая во внимание позицию Гоструда, считаем, что работодатели со всей территории Украины в состоянии уже сейчас выдавать оцифрованные ТК работникам.
Выдавая оцифрованную бумажную ТК работнику, есть два технических момента.
Во-первых, как понять, что данные из бумажной ТК перенесены в РЗЛ? Для этого в кабинете страхователя на Портале ПФУ нужно зайти в подраздел «Відомості про трудові відносини» верхнего раздела (не путайте с подразделом «Відомості про трудову діяльність робітника» раздела «Комунікації з ПФУ»). Здесь можно отфильтровать данные по времени, конкретному работнику, статусу. А можно просто нажать на «Пошук» и увидеть все переданные документы с присвоенными им статусами. Именно статус «Виконано» свидетельствует о том, что переданные в ПФУ данные успешно загружены в РЗЛ (см. рисунок ниже).
Статус «Виконано» для проверки загрузки данных из отсканированной бумажной ТК
Еще одно подтверждение — Извлечение из ЭТК. Страхователь может его заказать через Портал ПФУ: заходим в подраздел «Запит на отримання електронних документів» раздела «Комунікації з ПФУ» → выбираем из перечня документов «Витяг з ЕТК», заполняем данные застрахованного лица → нажимаем «Відправити до ПФУ». Готовый документ поступит в подраздел «Звернення» в формате таблицы «Відомості про трудову діяльність з РЗО».
И второй технический момент: какие документы заполнить при выдаче ТК? В описанной ситуации работодатель выдает ТК без увольнения. Поэтому считаем, что понадобится соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, учреждения, организации.
В то же время, инициатором выдачи ТК может быть и сам работник. Ведь в наши неспокойные времена лучше, чтобы все документы были в тревожном чемоданчике. В этом случае работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче ТК. Конечно, сделать это можно только после полной оцифровки данных и их загрузки в РЗЛ. И приказ о выдаче тоже нужен.
И, конечно, в любом случае должна быть запись и подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). В графе 12 этой Книги ответственное лицо работодателя укажет дату и основание выдачи ТК, например «03.06.2024, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX». А в графе 13 — работник поставит свою подпись о получении ТК.
При этом каких-то записей в самой ТК делать не нужно.
В письме от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а специалисты Гоструда отметили, что выдавать оцифрованные ТК можно независимо от даты приема работника на работу. То есть так можно делать с ТК тех, кто принят и до 10.06.2021, и после этой даты. Хотя еще раз отметим: ТК работников, принятых после 10.06.2021, работодатель у себя не хранит и сканировать не обязан. Конечно, по требованию работника следует внести записи в нее. Также можно помочь работнику: отсканировать и загрузить его бумажную ТК на Портал ПФУ. Но потом сразу вернуть ТК и не заносить ее в какие-либо журналы (реестры).